Microsoft kondigde woensdag 20 oktober de nieuwe online softwaredienst Office 365 aan, waarop bedrijven online kunnen samenwerken, communiceren, kennis delen, processen uitvoeren en projecten managen. Eigenlijk biedt het net zoals Google Business Apps een virtueel kantoor. Office 365 is de opvolger van BPOS, gebaseerd op de nieuwe Microsoft producten als SharePoint 2010, Exchange 2010, Office 2010, Link, OCS en – later in 2011 – CRM. De nadruk ligt op ‘samen’, ‘online’ en integratie van Social Collaboration met formele activiteten. Wij (Rapid Circle) organiseren i.s.m. Microsoft een sneak preview van Office 365.
Wat zijn de sterke en zwakke punten van Office 365? Hoe verhoudt het zich tot Google Apps en andere webbased tools? Gaan we allemaal onze software uiteindelijk ‘uit de cloud’ halen? Ik sprak erover met Hans van der Meer, Marketingmanager bij Microsoft Nederland. ‘Office 365 heeft is vele malen breder en heeft vele malen meer functionaliteit’.
Met Microsoft producten zoals SharePoint 2010 kun je een sociaal intranet opzetten waarop kennis en ideeën kunt delen en je samen kunt werken aan documenten en innovatie. Op manieren die we kennen van Google Docs, Facebook, LinkedIn en Dropbox. Interne Social Media, maar dan geïntegreerd met offline producten zoals Office en Outlook. Het sterke daarvan is dat online en offline sterk samen gaan, dat mensen kunnen werken in de omgevingen die zij gewend zijn en dat het Microsoft platform over de gehele breedte van de organisatie ingezet kan worden, inclusief processen, workflow, enterprise search en CRM. En in een online omgeving (SaaS) heb je geen omkijken naar IT beheersaspecten. Maar de vraag is in hoeverre Microsoft het tempo van de innovatie kan bijhouden van de pure online diensten, zolang Office 365 gebaseerd is op server producten die eens in de 3 jaar een grote release hebben. Ik vroeg het aan Hans:
Is Office 365 een antwoord van Microsoft op Slimmer Samenwerken en op de sterk stijgende behoefte aan interne communicatie via Interne Sociale Media, in navolging van SharePoint 2010?
Hans: ‘Office 365 is de opvolger van BPOS (het huidige virtuele kantoor dat Microsoft biedt op basis van Exchange, SharePoint 2007 en Live Meeting. red.) en voorzien van de nieuwste server producten zoals SharePoint 2010. Daar zit dan automatisch de ondersteuning in voor Interne Social Media. Op deze manier denken wij een beter alternatief te bieden in vergelijk met andere cloud diensten dan bijvoorbeeld Google Apps. Completer, duidelijker, socialer en bovendien volledig geïntegreerd met de bestaande Office applicaties. Microsoft neemt hiermee een voorsprong binnen de markt voor het virtuele kantoor.’
Zie ook artikel in ZDNet, waar wordt gezegd dat SharePoint 2010 (en dus ook Office 365) niet Social genoeg is, hoe gaat Microsoft daarmee om? Hoeveel dreiging is er vanuit de hoek van Enterprise Social Media bedrijven zoals bijvoorbeeld Yammer?
Hans: ‘Microsoft is leverancier van een basis platform en de Partners van Microsoft kunnen hier op door ontwikkelen. Er zullen dus partners komen die extra social functionaliteit zullen gaan toevoegen aan Office 365, zoals ze dat nu ook al doen op de on-premise SharePoint 2010 versie. SharePoint is een compleet platform waar we niet kijken naar een single point solution maar een naar een omgeving waar organisaties een platform hebben voor social, BI, collaboration,document management en zoekfunctionaliteit.’
Office 365 kun je aanpassen aan de eigen behoeften. Je kunt zelfs externe producten erop installeren, zoals geavanceerdere Interne Social Media tools. Zal dat een soort ecosysteem kunnen worden zoals binnen de Apple Appstore?
Hans: ‘Klopt. We zijn daar druk mee bezig. Onze partners zorgen voor de innovatie en ons platform is bij uitstek geschikt om aanpassingen en uitbreidingen uit te voeren en gehele producten op te baseren. Het aanbod van innovatie door derden zal groot zijn. Deze uitbreidingen zullen ook deploybaar zijn op Office 365 platform. Microsoft gaat een soort app store hiervoor lanceren, maar het is nog niet bekend wanneer dat plaats zal vinden.’
Er zit zoveel functionaliteit in Office 365. Hebben klanten wel het overzicht? Wat zit er allemaal in?
Hans: ‘Office 365 is eigenlijk je eigen virtuele kantoor en communicatie- en kennisplatform. Denk daarbij aan kennis uitwisselen en delen van- en samenwerken aan documenten. Denk aan inzicht in elkaars bereikbaarheid, chat en via één klik communiceren. Email, gedeelde agenda en contacten. Het bedrijfsintranet. Interne Social Media. Samenwerken op projecten. Virtueel presenteren, vergaderen en delen van documenten, applicaties en audio en video. Bedrijfsbreed zoeken en vinden van expertise en kennis. Maar ook plannen, taken, workflow en administratie. En later in 2011 ook het beheren van klanten en prospects.’
Wat is er bijzonder aan Office 365? Welke voordelen biedt het ten opzichten van bijvoorbeeld Google Apps?
Hans: ‘Office 365 heeft vele malen meer functionaliteit. Volledige integratie met bestaande applicaties als office en CRM en ondersteuning voor offline situaties. Tevens maakt Office 365 het gemakkelijk om de desktop en office applicaties te beheren op de eigen PC.’
En wat zijn de voordelen ten opzichte van het zelf opzetten van SharePoint 2010 i.c.m. Office 2010 en andere applicaties zoals Live Meeting en OCS?
Hans: ‘De voordelen van het afnemen van deze dienst in plaats van zelf installeren zijn de lage investering en snelle implementatie. Je kunt binnen een dag een omgeving hebben die normaal gesproken veel meer tijd vergt om op te zetten. Vooral MKB bedrijven kunnen die investering niet doen en kunnen nu voor 8.52 euro p.p. per maand een volledige professionele omgeving krijgen.’
Hoe ziet Microsoft het toekomstige ICT landschap? Gaat alles inderdaad virtueel worden?
Hans: ‘Wij zien combinaties tussen public en private cloud en hybride vormen tussen cloud en on-premise. Ook zullen steeds meer applicaties gevirtualiseerd in de cloud aangeboden gaan worden. Daarnaast zullen mensen ook nog steeds op hun laptop willen werken wanneer zij niet online zijn. Vergeet niet dat in Europa 43% van de bevolking geen toegang heeft tot internet.’
Het virtuele kantoor Office 365 is een interne aangelegenheid. Terwijl de maatschappij via sociale netwerken steeds meer connected zal raken. Is dat de reden om ook Microsoft CRM binnen het platform te integreren?
Hans: ‘Office 365 is niet alleen intern maar vooral ook extern omdat je er ook internet websites mee kunt bouwen en extranet sites mee kunt opzetten. Daarnaast biedt Lync de mogelijkheid om met mensen buiten je organisatie te video vergaderen. Het connecteren van Social Media doen wij onder andere via applicaties als Outlook en Microsoft CRM. Voor andere Social CRM processen kan dan inderdaad de CRM functionaliteit ingeschakeld worden.’
Wat doet die connector precies?
Hans: ‘De Outlook Social Connector zorgt ervoor dat externe sociale media verbonden kan worden aan outlook. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het koppelen van Linkedin contacten aan je outlook. Wanneer je een mail krijgt van iemand die ook op linkedIn bekend is, zal er automatisch een foto van de persoon getoond worden en zijn/haar laatste activiteiten binnen LinkedIn. Ook zullen al jouw contacten binnen LinkedIn als contact in outlook worden geplaatst. Dit geldt allemaal ook voor Facebook.’
Het lijkt een zekerheid dat er twee grote veranderingen aanstaande zijn: 1) Er zal meer vraag zijn naar manieren van Social Collaboration en 2) IT applicaties zullen steeds meer ingezet worden als een online dienst. Daar past Office 365 prima in. Office 365 heeft goede mogelijkheden om aan te passen en op te ontwikkelen. Dat is belangrijk, want tussentijdse innovatie zal vanuit derde partijen moeten komen. Het zal moeten blijken of dat genoeg is om te winnen van bedrijven die voorsprong hebben doordat zij 100% als een online service werken, en applicaties aanbieden die 100% 1 doel dienen. Daar staat tegenover dat je met Office 365 wel integratie hebt met andere bedrijfsapplicaties en het switchen tussen online en offline Office is erg krachtig. Het wordt een interessante tijd, want ook bedrijven zelf moeten nog uitvinden hoe social collaboration het meest effectief uitgevoerd kan worden. Veel organisaties zoals KPN, Philips, Microsoft zelf en Shell zijn alvast begonnen.
De sneak preview van Office 365 is op uitnodiging, maar jezelf uitnodigen is ook altijd een optie.
