Het is zeven uur ’s ochtends en je bent de eerste die op kantoor arriveert. Als je het gebouw binnenloopt, word je herkend als werknemer door een snelle vingerafdrukscan. Het alarmsysteem schakelt uit, de deur gaat open en de lichten gaan aan. Als je plaatsneemt achter een van de bureaus word je automatisch ingelogd op je desktoptelefoon en computerscherm. Tijd om de mouwen op te rollen en aan het werk te gaan!
Net als smarthomes, wordt het smartoffice-concept steeds meer een realiteit. Nieuwe technologieën en diensten vinden hun weg naar de werkvloer om werknemers te ondersteunen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Maar wat is een smartoffice nu precies? Wat zijn de voordelen? En hoe zet je de eerste stappen richting je eigen smartoffice?
De term smartoffice klinkt misschien een beetje als een sciencefiction-achtig kantoor dat in staat is om je gedachten te lezen. Het doet echter niet meer het combineren van inzichten over behoeften van werknemers met nieuwe technologieën, zoals het Internet of Things (IoT) en machine learning. Belangrijkste aspect is dat de kantooromgeving in staat is om bepaalde dingen automatisch en autonoom te doen, zonder dat de eindgebruiker te veel hoeft in te grijpen. Op die manier is het mogelijk het leven van werknemers makkelijker en comfortabeler te maken. Neem bijvoorbeeld de desktoptelefoon en computer die zich automatisch aanpassen aan jouw specifieke behoeften. Of de mogelijkheid om je devices te besturen middels spraak, in plaats van een toetsenbord of andere hardware. En wat dacht je van een tablet aan de muur, dat je laat zien wie er voor de deur staat voordat je opendoet. Alles is ingericht op gemak, en het vergroten van werknemerstevredenheid is dan ook een belangrijk voordeel van het implementeren van smartoffice-oplossingen. Maar dat is nog niet alles. Het is ook mogelijk om de productiviteit van werknemers te vergroten. Als technologie bepaalde dagelijkse, standaard taken – zoals het regelen van verlichting, energie of binnenklimaat, of het monitoren van deursystemen en beveiliging – immers overneemt, hebben werknemers meer tijd om zich te richten op de bedrijfskritische taken en activiteiten die technologie niet kan overnemen.
Met alle nieuwe en opkomende technologieën zie je soms door de bomen het bos niet meer. Waar begin je als je aan de slag wilt met het idee van een smartoffice? Een van de belangrijkste voordelen van een smartoffice, is het feit dat je het op modulaire wijze kunt implementeren. Een smartoffice bestaat uit verschillende componenten, die je kunt zien als bouwstenen om je eigen op maat gemaakte kantoor te creëren. De belangrijkste basics? Om te beginnen is daar beveiliging, in de brede zin van het woord. Investeer in een correct systeem voor toegangsbeveiliging, zoals een deuropeningssysteem, user account-beveiliging, zoals vingerprint- of irisscanners, en andere veiligheidsmaatregelen, zoals brandalarmsystemen. Daarnaast zijn slimme communicatieoplossingen belangrijk om flexibiliteit en productiviteit te vergroten. Denk daarbij aan geïntegreerde oplossingen, inclusief tools voor telefonie, video en (online) samenwerking. Zo’n oplossing moet zich uiteraard richten op zowel desktop- als mobiele devices, omdat het belangrijk is dat werknemers ook vanuit huis of andere locaties kunnen werken. Ook op andere manieren moeten dit soort oplossingen aan de behoeften van eindgebruikers voldoen: door het aanbieden van de juiste telefoonfeatures maar ook door schaalbaarheid, om mee te groeien met een bedrijf.
Na het uitrusten van je smartoffice met beveiligings- en communicatieoplossingen, kun je je focussen op de smartoffice-aspecten van een hoger niveau, zoals spraakbediening of virtual reality-camera’s.
Maak je geen zorgen als je niet in staat bent om binnen een week een smartoffice te creëren. Het vraagt namelijk om een integratie met je bedrijfsstrategie en -doelstellingen. En een smartoffice verandert zelfs mee met de lifecycle van je bedrijf. Verdrink dus ook niet in de eindeloze technische mogelijkheden. Neem je specifieke bedrijfsbehoeften als uitgangspunt en kies een telecom- of technische partner die toegankelijke, schaalbare en transparante oplossingen levert. En onthoud: automatisering is erop gericht om ons leven makkelijker te maken. Het zal menselijke werkzaamheden nooit vervangen, maar helpt ons om ons werk nog beter uit te voeren.
Deze blogpost is geschreven door Ron Cottaar, Marketing Director bij Gigaset pro.
[Afbeelding © goodluz – Adobe Stock]
