Stop efficiënt werken, start effectief werken
Social tools faciliteren een andere manier van samenwerken. Interne social netwerken maken het mogelijk om kennis te delen en met elkaar in verbinding te staan. Wil een organisatie meer innovatie, dan ontkomt men niet aan social. Kennis delen volgens het hiërarchische model is veel minder efficiënt dan de connected organization, waar iedereen met iedereen in verbinding staat en informatie tig keer zo snel kan worden uitgewisseld.
Het volgende voorbeeld illustreert dit goed. Als ik een vraag heb en ik moet volgens het traditionele model (links) mijn vraag beantwoord zien te krijgen, dan gaat dit via via. In sommige gevallen mail ik een hele groep mensen, maar, dan is het nog steeds niet echt effectief, want ik weet niet zeker of diegene die het antwoord heeft hiertussen zit. Kortom, tijdrovend, niet efficiënt en vooral niet effectief. Met behulp van social networking (rechts) sta ik met iedereen in contact en kan ik een vraag door iemand beantwoord krijgen waar ik hem niet rechtstreeks aan stel en die ik wellicht helemaal niet ken. Dat is de kracht van social networks.
We moeten dus slimmer werken om onze capaciteiten effectiever te kunnen inzetten. Oude gewoonten en patronen voldoen niet meer in deze snel veranderende tijd. Om als organisatie te evolueren dient de collectieve intelligentie veel meer benut te worden.
Vanuit het verleden hebben we diverse informatiesilo’s opgebouwd. Een daarvan is bijvoorbeeld de traditionele organisatieopbouw, de verdeling van werknemers onder een manager, kortom het organogram. Samenwerken gebeurt echter steeds vaker cross-teams. Voor internationale organisaties kan de taal een silo zijn. Vaak ook heeft de organisatie te maken met verschillende locaties, dat kan zowel nationaal- als internationaal zijn. En een hele serieuze silo kan ook het opslaan van informatie in verschillende systemen zijn, SAP, CRM, Fileshares, noem maar op.
Juist met social networks kunnen we iets aan bovenstaande silo’s doen, door social als een ‘laag’ tussen deze silo’s te ‘embedden’.
By 2016, 50 percent of large organizations will have internal Facebook-like social networks. 30 percent of these will be considered as essential as email and telephones are today (Gartner Portals, Content & Collaboration Summit 2013)
Drie voorbeelden waar Enterprise Social werkt
Employee Engagement
De organisatie die erin slaagt social onderdeel te laten worden van het dagelijks proces door medewerkers uit de hele organisatie een stem te geven, mee te laten denken en te laten discussiëren over ontwikkelingen, ziet een groei van 18-25 % in productiviteit, volgens onderzoek McKinsey. Het traditionele intranet met top down communicatie heeft dan plaats gemaakt voor het sociale intranet, waar ook bottom-up communicatie plaatsvindt en informatie sneller gevonden wordt. Volgens McKinsey (McKinsey, The Social Economy, July 2012) kan de tijd die medewerkers kwijt zijn met het zoeken naar informatie met een derde worden verkleind met behulp van social.
Team collaboration
Multidisciplinaire teams samen laten werken met behulp van social maakt dat iedereen veel eenvoudiger op de hoogte is van vorderingen en zaken terug kan vinden. Het vermindert eindeloze e-mail correspondentie en maakt zaken ook inzichtelijker voor teamleden die later aansluiten.
Business Agility
In deze snel veranderende wereld is het noodzakelijk voorop te Blijven en je als organisatie snel aan te kunnen passen aan veranderende omstandigheden. Ook daarin biedt social networking kansen voor de organisatie. Juist met enterprise social networking kan er bijvoorbeeld snel een extern netwerk worden opgezet om samen te werken met partners, ketenpartners en consumenten.
Adam Pisoni, co-founder en CTO Yammer over The Responsive Organization
Adam Pisoni was afgelopen week in Nederland voor de Working Social Tour van Yammer. Hij sprak daar over The Responisive Organization en de noodzaak van organisaties om te innoveren op een andere manier dan de traditionele organisatie. Hij raakte daarbij vier punten waarin organisaties de shift moeten maken om niet meer alleen harder te hoeven werken om voorop te blijven, maar vooral slimmer te werken. Informatie reist steeds sneller en bedrijven moeten moeite doen om aan de verwachtingen te blijven voldoen in een tijdperk waarin ontwikkelingen elkaar in razend tempo opvolgen. De kern van zijn boodschap was dan ook: de organisatie die weet te antwoorden op steeds wisselende omstandigheden, kan voorop blijven lopen en meedoen. Vier voorbeelden.
Hierarchies vs. Networks
Hierbij noemt Pisoni het voorbeeld van het bellen naar een customer service. Hoe vaak komt het niet voor dat je niet de persoon aan de lijn krijgt die het juiste antwoord heeft. En hoe waarschijnlijk is het niet dat iemand anders in de organisatie wél het juiste antwoord weet? In dit informatietijdperk is het onmogelijk om alles te weten en alles te kennen. Het potentieel van de collectieve intelligentie is echter enorm.
Control vs. Empower
Waar organisaties gericht zijn op standaardisatie van processen en deze processen steng bewaken, is er weinig ruimte voor experimenten en dus vooruitgang. Door mensen minder te controleren maar ze juist aan te moedigen te experimenteren, kunnen patronen doorbroken worden en krijgen mensen de ruimte om mee te denken.
Extrinsic Rewards vs. Intrinsic motivation
Ook hierin ziet Pisoni een belangrijke verschuiving. Het oude model straffen en belonen stamt uit de tijd van de industriële revolutie, maar, wil de organisatie innoveren, dan dienen medewerkers de ruimte te krijgen om te experimenteren en hun doelen na te jagen in plaats van beloond en gestraft te worden voor wat ze zouden moeten doen. Daarmee motiveer je medewerkers eigenaar te worden van hun eigen succes, bij te dragen aan het corporate succes en een stem te krijgen in de organisatie.
Customers & Partners vs. Community
Het beheren van je relaties gebeurt meestal door een selecte groep binnen de organisatie. Daarmee is het ook een feit dat feedback langzaam en beperkt de organisatie binnendruppelt. De verschuiving naar Externe Social Networks maken hierin een groot verschil, als organisatie echt samenwerken met je partners en klanten geeft direct feedback en zorgt dat je direct iets kunt veranderen.
Next steps?
Met social kan iedereen een leider zijn. Er is ruimte voor elk individu om te delen, om samen te werken, om ideeën te uiten en feedback te geven en/of te vragen. Waar wacht je nog op? Angst of je wel goed genoeg bent? Angst voor wat er gebeurt als medewerkers een eigen mening gaan vormen? Angst dat er kritiek komt op het beleid? Ik denk dat je dit moet omarmen. Juist dát laatste is een kadootje. Onuitgesproken frustraties betekent ontevreden en minder gemotiveerde medewerkers. Je kunt het maar beter inzichtelijk hebben.
Social Networking binnen je organisatie opent een wereld aan ideeën, aan kracht, aan kennis. Collectieve intelligentie, ik heb het al vaker genoemd, maakt de organisatie bijzonder. Samen weten we zoveel meer, sharing is caring en delen betekent vermenigvuldigen. I’m a true believer. What about you?
Jeroen is al meer dan 15 jaar betrokken bij Dutchcowboys. Voornamelijk als digital content creator. En dan voor alle titels van The Blogidea Factory. Liefhebber van advertising, entertainment, tech, gadgets, en eigenlijk alles online.