Met de lancering van Microsoft Lync 2013 is een volgende stap gezet in nieuwe generatie bedrijfscommunicatie. Lync mag dan voor veel bedrijven nieuw zijn, verschillende onderdelen zijn al veel langer beschikbaar. Bedrijfschat bijvoorbeeld bestaat al jaren. Instant messaging ook en uiteraard telefonie. Het verschil met vroeger is dat je nu een volledig geïntegreerd systeem gebruikt dat niet alleen op een traditionele pc of laptop beschikbaar is. Lync gebruik je nu net zo gemakkelijk op een tablet of een smartphone. Als je dat combineert met alle functies die Lync biedt, van spraak tot videovergaderen en van aanwezigheidsmelding tot bedrijfschat, ontstaan er allerlei interessante scenario’s voor bedrijven waar medewerkers vaak en veel moeten samenwerken.
Een goed voorbeeld is het regelmatige voortgangsoverleg over een project. Op de traditionele manier ga je net zo lang in agenda’s zoeken totdat iedereen voldoende tijd heeft om zich op een bepaald moment in een vergaderkamer te melden. Hoe groter de groep, hoe moeilijker dat is. Het probleem hier is dat we iedereen fysiek in een ruimte willen hebben zodat iedereen door een presentatie heen te leiden is.
Met Lync is beschikbaarheid voldoende. Waar een deelnemer fysiek is, maakt niet uit. Via de Lync-client kan hij of zij er bij zijn en alles volgen. Dat is inclusief de presentatie op het scherm en de discussie. Op deze manier kan het zijn dat vijf of zes deelnemers fysiek in een zaaltje zitten en vier of vijf andere deelnemers via Lync volledig meedoen. Het spreekt voor zich dat dit het plannen van een belangrijke voortgangsmeeting aanzienlijk vereenvoudigt.
En ander voorbeeld: een gemeente- of provincieambtenaar treft in het buitengebied bepaald afval aan en wil meteen met een collega op het gemeente- of provinciehuis overleggen over de te nemen stappen. Hij of zij kan dan niet alleen via Lync en een smartphone bellen maar ook meteen via de videofunctie aan de collega’s laten zien wat is aangetroffen. Daardoor heeft iedereen meteen een goed en compleet beeld en is effectieve actie te ondernemen.
Beide voorbeelden – die gemakkelijk zijn uit te breiden naar iedere sector waar overleg belangrijk is en beelden woorden uitstekend aanvullen – onderstrepen de zakelijke kansen die Lync te bieden heeft. Daarbij maakt de omvang van de organisatie niet veel uit. Ook kleine bedrijven kunnen veel efficiencyvoordelen halen uit Lync.
Een belangrijke nieuwe mogelijkheid van Lync is dat je ook van alle functies kunt profiteren in de communicatie met mensen buiten de eigen organisatie. Dat zijn technisch gezien alle mensen buiten de Active Directory van je eigen bedrijf. Hiervoor is soms een extra licentie nodig. Dat geldt uiteraard niet als de externe partij ook Lync inzet en dat zijn er vandaag de dag steeds meer.
