Erasmus Universiteit stelt richtlijnen op voor Het Nieuwe Werken

Kies voor coachend leiderschap, richt een stuurgroep op onder leiding van de directeur, betrek werknemers in het veranderingsproces, meet de effecten van Het Nieuwe Werken en ontdek mogelijkheden samen met klanten en partners.

Dat zijn de vijf aanbevelingen voor het succesvol invoeren van Het Nieuwe Werken die de Rotterdam School of Management, Erasmus University (RSM) vanmiddag presenteerde. RSM, onderdeel van de Erasmus Universiteit, baseert de aanbevelingen op vijf jaar onderzoek bij Microsoft Nederland, dat sinds 2005 Het Nieuwe Werken toepast en sindsdien de productiviteit en tevredenheid van werknemers zag stijgen en tegelijkertijd wist te besparen op kosten en CO2-uitstoot.

Eric van Heck, hoogleraar Informatiemanagement en Markten aan RSM, maakte de resultaten vanmiddag bekend tijdens de webcast ‘Ontdek de impact van een andere kijk op werken’, dat in het kader van de Week van Het Nieuwe Werken plaatsvond. De vijf aanbevelingen zijn:

1. Kies voor coachend leiderschap

Het veranderingsproces kan het best vanuit coachend leiderschap worden doorgevoerd, waarbij zowel het topmanagement, het middelmanagement als de medewerkers betrokken worden. Bij dit coachend leiderschap zijn vertrouwen, stimuleren en faciliteren belangrijke factoren. Daarom is het belangrijk het invoeren van Het Nieuwe Werken niet té strak te plannen. Bij Microsoft Nederland is Het Nieuwe Werken een organisch proces waarbij men nog dagelijks leert wat wel en niet werkt.

2. Richt een stuurgroep op onder leiding van de directeur

Om de werkomgeving, de werkwijze en het gedrag van de medewerkers te beïnvloeden, is het essentieel dat de stuurgroep bestaat uit managers met een verschillende achtergrond, zoals HR, IT en huisvesting. Omdat rolmodellen in de top van de organisatie een grote bijdrage leveren aan het succes, is het cruciaal dat de directeur de stuurgroep leidt. Bij Microsoft Nederland stond algemeen directeur Theo Rinsema aan het hoofd van de stuurgroep.

3. Betrek werknemers in het veranderingsproces

Betrokkenheid van alle medewerkers is een belangrijke succesfactor. Een bottom-up benadering leidt tot een grotere bereidheid om te veranderen. Geef de werknemers de ruimte en laat ze zelf meedenken over hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van Het Nieuwe Werken. Maak ze duidelijk welke middelen ze tot hun beschikking hebben, zoals software om online te vergaderen of om op afstand samen te werken aan documenten. Bij Microsoft Nederland werkt meer dan de helft van de werknemers meer dan twee dagen per week op een andere plek dan op kantoor. Als bijkomend voordeel heeft Het Nieuwe Werken een CO2-reductie van 30 procent per medewerker opgeleverd ten opzichte van 2007.

4. Meet de invloed van Het Nieuwe Werken

Organisaties moeten de effecten van HNW voor hun eigen medewerkers en de organisatie meetbaar maken. Om te kunnen sturen op de output van de medewerkers, is het cruciaal dat er heldere en meetbare doelstellingen geformuleerd worden. Zowel op organisatieniveau, als op teamniveau, als op individueel niveau.

5. Ontdek mogelijkheden samen met klanten en partners

Door de opkomst van social media en het gebruik van mobiele communicatietechnologie staan organisaties meer in contact met klanten en partners en is het makkelijker de ervaringen op het gebied van Het Nieuwe Werken te delen.

Eric van Heck, hoogleraar Informatiemanagement en Markten van RSM: ‘Uit ons onderzoek blijkt dat het mogelijk is om door toepassing van Het Nieuwe Werken zowel verbeteringen in de productiviteit, de tevredenheid van medewerkers alsook een lagere CO2-uitstoot te realiseren.’

Frank Verlaan, binnen Microsoft Nederland verantwoordelijk voor Het Nieuwe Werken: ‘Vaak wordt gedacht dat het verhogen van de productiviteit ten koste gaat van de medewerkertevredenheid of het besparen van energie. Wij ervaren juist dat het niet ‘of-of’ maar ‘en-en’ is. Wij zijn continu aan het leren en experimenteren om te ervaren wat wel of niet werkt. Persoonlijk leiderschap en keuzevrijheid van het individu zijn belangrijke factoren om HNW tot een succes te maken. Ieder individu is in staat om zijn eigen ritme te bepalen en Microsoft faciliteert de werknemers het maximale uit zichzelf te halen. HNW is zeker geen one-size fits all oplossing. Organisaties moeten daarom niet proberen om andere organisaties te kopiëren, maar moeten juist op zoek naar een invulling van Het Nieuwe Werken die bij de organisatie en de werknemers past.’