Integreer sociale communicatie in uw bedrijfsstrategie in zes stappen

Nog maar enkele jaren geleden was een bedrijf voor zijn communicatie aangewezen op de telefoon en fysieke vergaderingen. Maar de manier waarop bedrijven zaken doen, verandert snel en hun actieterrein wordt steeds meer de hele wereld. Om concurrerend te blijven in de huidige markt, moeten bedrijven ook hun communicatiemiddelen aanpassen.

De interactie met collega’s, klanten en partners is veel complexer en sneller geworden. Door de combinatie van een grotere concurrentiedruk en gemakkelijke toegang tot online informatie, vooral via mobiele toestellen zoals smartphones, ontstaat de verwachting dat samenwerken altijd en overal mogelijk is. Nu mensen over de hele wereld even gemakkelijk met elkaar contact maken als collega’s in hetzelfde kantoor, duurt het nog maar seconden in plaats van minuten of dagen vóór een probleem wordt opgelost.

De interactie tussen medewerkers ondergaat een fundamentele wijziging. Om succesvol te zijn, moeten organisaties hun traditionele communicatie-infrastructuur en -kanalen integreren met een brede mix van samenwerkingstools, inclusief sociale netwerken en sociale media.

Dit is het tijdperk van de sociale communicatie.
Sociale communicatie is het resultaat van de combinatie van traditionele communicatie-instrumenten zoals telefoon en video, met nieuwe tools zoals sociale netwerken en sociale media. De samenwerking in een bedrijf wordt hiermee op een hoger niveau getild en de communicatie tussen mensen en bedrijven ondergaat revolutionaire veranderingen.

Medewerkers die op grote afstand van elkaar aan de slag zijn, kunnen dankzij sociale communicatie naadloos samenwerken. De manier waarop bedrijven functioneren en op hun markten reageren, verandert hierdoor radicaal.

Volg deze zes stappen om sociale communicatie eenvoudig in uw bedrijfsstrategie te integreren:

1. Ga na welke sociale tools al worden gebruikt.
Twitteren de mensen in uw organisatie? Zitten ze op Facebook? Dan is dat goed nieuws: de eerste stap hebben ze al gezet. Kijk even rond: waarschijnlijk ziet u mensen die hun tablet overal mee naartoe nemen, verkoopgesprekken voeren op hun BlackBerry en twitteren met collega’s en vrienden.

2. Bepaal hoe u deze interactie het beste beheert.
Stel uzelf de vraag: “Hoe kan ik mensen helpen om hun werk beter en efficiënter te doen via sociale netwerken?” Alles draait rond realtime communicatie. Een deskundig antwoord op een complex probleem opzoeken gaat sneller als mensen hun sociale netwerken kunnen gebruiken. De analysetools in een sociaal netwerk helpen om te bepalen welke mensen op basis van hun kennis van een onderwerp – van juridische kwesties tot prijszetting – zouden moeten samenwerken aan een bepaald project.

Omdat de communicatie in realtime verloopt, ziet u onmiddellijk wie op dat ogenblik beschikbaar is. Informatie uitwisselen om een conference call op te zetten, agenda’s van mensen vergelijken, … het hoeft allemaal niet meer. U kunt op deze manier ook extern advies inwinnen. Als u met iemand contact maakt via een sociaal netwerk, kunt u hem of haar meteen uitnodigen op een online vergadering en een editingtool gebruiken om samen een document (een contract, bijvoorbeeld) op te stellen. Vroeger zou zoiets uren of misschien dagen hebben gekost, nu enkele minuten.

3. Zorg ervoor dat de sociale tools die uw organisatie gebruikt naadloos met elkaar integreren.
Welke sociale tools zou uw organisatie moeten gebruiken? Om deze vraag te beantwoorden, moet u er vooral voor zorgen dat ze perfect op elkaar aansluiten. Kies bijvoorbeeld sociale tools die mooi samenwerken met uw telefoonsysteem. Hebt u al geïnvesteerd in video? Dan moet ook daarmee integratie mogelijk zijn.

Aangezien men verwacht dat tegen 2013 niet minder dan 1,19 miljard mensen mobiel zullen werken, is ook ondersteuning van mobiele toestellen essentieel. De diverse besturingssystemen van de huidige generaties smartphones, tablets, laptops, enz. moeten compatibel zijn met uw strategie voor sociale communicatie.

4. Denk aan de beveiliging en privacy van de informatie.
E-mailverkeer en instant messaging brengen ook nieuwe risico’s met zich mee, zoals virussen, spam en phishingaanvallen. Sociale netwerken houden het gevaar in dat informatie zou worden gelekt. Leer mensen daarom van meet af aan hoe ze hun sociale netwerken correct gebruiken. Niet alle bedrijfsinformatie is voor iedereen bestemd en uw medewerkers moeten weten wat ze al dan niet publiek mogen maken. Veel tools bevatten controlemechanismen die u kunt gebruiken om bepaalde posts te blokkeren. En leg zeker archieven aan, zodat u achteraf kunt nagaan wat er werd meegedeeld.

5. Concentreer u op de voordelen van sociale communicatie.
Vooral inzake algemene productiviteit en hogere efficiëntie kunt u meetbare voordelen verwachten. Als een medewerker via zijn sociale connecties sneller iemand kan vinden, dan zal hij ook eerder geneigd zijn om informatie te vragen. Taken worden daardoor sneller uitgevoerd en belangrijke beslissingen worden door meer mensen gedragen. Een commercieel voorstel verlaat bijvoorbeeld pas het bedrijf nadat meer medewerkers het hebben geverifieerd.

6. Inzicht in de kostenbesparingen.
Een beter beheer van de communicatiekosten levert extra besparingen op. Hou daarbij rekening met alle aspecten. Zo komt u toe met minder bureautelefoons als medewerkers vaak onderweg zijn. Maar de kosten van internationale telefoongesprekken en dataverkeer op mobiele toestellen kunnen enorm oplopen. Deze kosten elimineren levert tastbare en goed berekenbare besparingen op.

Het is evident waarom sociale communicatie essentieel is voor hedendaagse organisaties die de klok rond actief en benaderbaar willen zijn. De grote uitdaging bestaat er niet langer in om twee mensen met elkaar in contact te brengen, maar om uit de talrijke sociale netwerken en analysetools de beste systemen te kiezen om mensen te bereiken en sneller toegang tot informatie te krijgen.

Door de eenvoudige toegang tot de nieuwe tools voor sociale communicatie wordt het gemakkelijker dan ooit om mensen samen te brengen, ongeacht waar ze zich bevinden, en vrijwel ogenblikkelijk beslissingen te nemen.

Bedrijven die nu de waarde van sociale communicatie beseffen en naar een meer open, sociale organisatie evolueren, behalen een voorsprong op hun concurrenten.

Deze blogpost is geschreven door Ron Boevink, Social Business Specialist IBM Benelux.