Het gebruik van social media tools voor interne communicatie is een veelbesproken onderwerp. De events Congres Intranet, Praktijkcongres Interne Communicatie en Roundtable Interne Social Media staan er bol van. Maar heeft het alleen maar voordelen? Ik verklap alvast: Elk nadeel ‘heb’ z’n voordeel.
De belofte van gebruik van interne social media: Posten van interessante zaken, die bekeken worden door collega’s die hebben aangegeven jouw updates te willen volgen, in plaats van zenden via email, resulteert in een efficiente uitwisseling van kennis en gebeurtenissen. Hoe interessanter jij deelt, hoe meer collega’s jou gaan volgen, hoe meer invloed jij hebt en hoe meer jouw ster rijzende zal zijn. En de organisatie borgt haar kennis doordat er nu veel meer wordt gedeeld, er veel meer kennis van buitenaf naar binnen komt. Bovendien zien zij samenwerking tussen mensen uit verschillende busienss units ontstaan, zijn er minder hiërarchielagen nodig op termijn en weet management feilloos wat er speelt binnen de organisatie.
Top. Wanneer beginnen we? Je hebt morgen een paar tools geïntroduceerd die gewoon via internet aan te zetten zijn. Afgezien van dat het zo simpel niet is, zijn er ook veel twijfels.
13 nadelen dus:
1. Ik heb geen enkele controle op wat men publiceert. Mijn bedrijfsgeheimen zijn niet veilig en wie weet schrijven ze slecht over mij als manager
Dit zijn er eigenlijk 3, maar allemaal hebben ze te maken met verlies van controle. De vraag is in hoeverre je controle moet willen houden. De mooiste dingen gebeuren bij loslaten en onverwachte omstandigheden en situaties. Bovendien, liever publikatie veilig op een intern platform dan dat men dat op sites doet. En wanneer men slecht wil praten over een manager, doen zij dat toch wel. Dan zou ik zeggen, liever open, zodat je het weet, erop in debat kan gaan. Ervaring leert overigens dat als men wil dat de updates gehoord worden en je dus volgers nodig hebt, je het beste positief kunt delen, dat levert meer interesse op. Als manager krijg je meer controle, door controle te laten vieren. Alleen als je dat op de juiste manier doet en als je ook echt iets bij te dragen hebt. Dit is inderdaad wel eng voor veel managers die obv anceniteit in de middlemanagementkleilaag zitten.
2. Men moet ook nog aan het werk. Ik wil niet dat ‘ze’ de hele dag gaan facebooken
Of: nóg een extra kanaal waar werknemers tijd aan moeten besteden. Als we naar de jonge generatie kijken, dan zie je dat email daar al bijna verdwenen is. Dát zou een stuk schelen? Er zijn organisaties waar 30-40% van de werktijd achter Outlook wordt besteed. Toch denk ik dat dit een terechte zorg is, want je ziet bij de meeste Yammer communities dat het aandeel chit chat ongeveer 75% is. Dat gebeurt wanneer je het als een tool inzet, in plaats van een onderdeel van de dagelijkse werkomgeving, waar juist serieuze zaken worden uitgewisseld, management ook serieus bijdraagt en waar juist naar expertise wordt gezocht. Je verwerkt social media functies dus eigenlijk binnen de traditionele samenwerkingsomgeving. Bijvoorbeeld op basis van SharePoint, maar dan wél gebruiksvriendelijk. Lees hier hoe dat zou kunnen.
3. Social Media ondermijnt hiërarchie. Iedereen kan kritiek leveren op de baas en de CEO, zomaar over managementlagen heen.
Voor veel bedrijven zou dit een behoorlijke verandering zijn. Toch had Ben Verwaaijen niet voor niets een BlackBerry waarop zijn emailadres ‘askben’ op stond. Zo weet hij wat er speelt en laat hij zien dat hij benaderbaar is. Nu ontvangt en beantwoordt hij op interne social media, open voor alle medewerkers. Hoe efficient is dat? 1 antwoord, 1000en lezers. Talent wil graag werken voor een organisatie waar zij niet opgesloten zitten binnen de aansturing van 1 manager. Zij willen bijdrage leveren waar zij op dat moment de meeste bijdrage hebben, en dat is niet altijd binnen dezelfde kleine groep mensen.
4. Strebers krijgen streepje voor, wie erg veel zijn best doet om haantje de voorste te zijn, valt op.
Een beetje meer resultaatgerichtheid kan bij vele organisaties wellicht wel positief uitwerken. Bovendien, social media kent heel duidelijk een zelfregulerende werking. Iemand die niet gepruimd wordt, spamt of teveel reclame voor zichzelf maakt, wordt niet gevolgd. Dan staat z’n persoon te roepen in de woestijn.
5. Er is geen duidelijke ROI. Het is een leuk speeltje, maar ik kan de opbrengsten niet kwantificeren
Dit is inderdaad een moeilijk punt en een steeds terugkerend onderwerp op onze roundtables over Enterprise Social Media. Net zo min als er ook geen business case was indertijd voor telefoon, PC en email, weten we het hier ook niet. Hoeveel winst behaal je uit het veranderen van een cultuur, het verbinden van mensen over afdelingsgrenzen heen en het vasthouden en verspreiden van kennis? En hoeveel tijd gaat men minder besteden aan email? Daar zijn nog geen cijfers van bekend. Althans, wie ze heeft, laat het weten.
6. Mijn mensen zijn er niet klaar voor
Ook dit is een veelgehoorde twijfel. Ook dit is aan de ene kant zeer belangrijk, want iets introduceren wat niet aan gaan slaan op korte termijn, zal een zachte (dat is dan weer meegenomen) dood sterven. Ik merk wel dat er een significante onderschatting bestaat van het management richting de medewerkers op gebied van internet, social media en digitaal werken in het algemeen. Het is eerder een projectie van de eigen beperkingen van het management op dat gebied ben ik bang. Thuis marktplaatst, faceboekt, gmailt, iphone-appt, wetransfert en youtubet iedereen met veel gemak. Breng deze tools binnen de organisatie en de organisatie zal snel ervoor klaar zijn. Voorwaarde is wel dat die consumerization van IT dan wel ook terug te vinden is op de bedrijfsplatformen, op gebied van gemak en vriendelijkheid.
7. Moet ik nieuwe mensen aannemen om social media intern te reguleren en te beheren?
Het klopt, om dit goed in te zetten, komen er rollen bij: monitoring van wat er speelt, community management (stimuleren van het gebruik) en ontwikkeling (1 keer iets neerzetten is niet voldoende, dit evolueert met de organisatieverandering mee). Maar er is geen sociaal netwerk-politie nodig. Incidenten zijn schaars en worden bijna altijd opgelost door de zelfregulerende werking van de community. We zien aan de andere kant rollen kleiner worden. Er is veel minder effort nodig in het zenden van berichten. Deze kunnen gemakkelijk worden geplaatst op een nieuw platform en als iets interessant is, dan vindt het zijn weg vanzelf richting de ontvanger. De rol van communicatie verandert dus van zenden naar monitoring en stimuleren. Als Communicatie deze rollen succesvol op zich nemen, dan kan Communicatie wel eens een stuk belangrijker gaan worden.
8. Was mijn informatie net gestructureerd, komt social media dat even overhoop gooien. Hoe weet ik dat bepaalde informatie klopt? Hoe kunnen we zaken zo structureren dat die informatie goed vindbaar is?
Dit kan een heel groot nadeel zijn, zeker als je van alles op verschillende systemen doet. Op social media sites resulteert de zelfregulerende werking in het corrigeren van de fouten door andere gebruikers. Slimme zoekmachines op deze platformen moeten ervoor zorgen dat formele content (zoals documenten), informele content (zoals posts), mensen en expertises effectief worden gekoppeld. Dit kan heel goed, maar dan moet je social niet als tool (apart) inzetten, maar als bedrijfsbreed onderdeel van je werkomgeving. Mensen, expertise en kennis wordt juist beter vindbaar.
9. Het gaat allemaal te snel. Wat nu gewild wordt door de gebruikers, is over een half jaar verouderd
Dit is ook een grote valkuil. Om goed bij te blijven is een flexibele aanpak nodig. Je bent zo ingehaald door de werkelijkheid buiten de deur. Als organisatie hoef je niet voorop te lopen, maar beter is dat je ook niet 5 jaar achterloopt. Op gebied van interne social media betekent dit dat je aan de ene kant een robuust platform nodig hebt en aan de andere kant ‘plug-inns’ die innovatief zijn, van bedrijven die juist daar hun core business hebben.
10. Ik weet dat 10% van de gebruikers 90% van de bijdrage vertegenwoordigen. En er altijd maar 1% van de gebruikers écht actief zijn. Dus er is geen evenwichtige balans.
Ook dit is een grote vraag hoe dit zich gaat ontwikkelen, want het klopt, en als je maar van 10% van de mensen goede informatie hebt, hoe representatief is dat dan? Maar die 10% is al veel meer dan je nu hebt. Bovendien, die 90% leest en ‘liket’ wel. Ook dat is bijdrage, want dat zorgt ervoor dat de beste en meest interessante content wordt verspreid. Binnen bedrijven zien we percentages van 1-3% écht actieve gebruikers. Volgens mij is dat prima, want dat zijn de verbinders, de voorbeeldrollen. Daar moet je er niet teveel van hebben.
11. Nóg meer informatie?
Er dreigt information overload. Het is belangrijk voor een organisatie dat er betere filters komen voor de consumptie van informatie. Maar de menselijke filter blijkt een zeer goede. Interessante zaken die worden doorgeplaatst door mensen waarvan ik heb aangegeven dat zij interessant zijn, blijken meestal voor mij ook interessant. En het is in 1 oogopslag te zien, op het moment dat ik dat wil (in tegenstelling tot email). Toch zal niet iedereen bedreven zijn in het binnen 3 minuten doorlopen van een wall met 100 updates.
12. Ik kan nu de vuile was binnen mijn organisatie niet meer onder een selecte groep mensen behouden
Als je teveel vuile was hebt zou je niet gebaat zijn bij transparantie en kun je geen gebruik maken van alle voordelen die dat kan bieden. Voor beperkte vuile was is mijn visie: toon ze maar aan de organisatie en vertel erbij wat je eraan gaat doen en vraag naar de mening van anderen, maak hen deelgenoot van de oplossing. Dat zal het draagvlak mijns inziens erg ten goede komen. Overigens, voor financieel gevoelige informatie kun je veilige besloten groepen creëren binnen de sociale netwerken.
13. Social Media maakt alles te vluchtig, er wordt niet meer echt goed doorgedacht over zaken
Bovengenoemde snelheid van doornemen van korte updates en ‘always on’ zijn, heeft volgens sommige onderzoeken ook tot gevolg dat men minder geconcentreerd kan lezen, schrijven en nadenken voor langere tijd over 1 onderwerp. Wat mij betreft is dit een grote gegronde zorg. Wie heeft de oplossing?
—
Wil je meedenken en delen over deze onderwerpen? Reageer op dit blog, en wellicht wil je bij deze gratis roundtable zijn over Interne Sociale Netwerken. Deze keer met Philips die deelt hoe een dergelijk netwerk succesvol wordt en wat zij hebben geleerd de afgelopen 2 jaar. Ook zal besproken worden hoe je de ‘usual suspect’ voor samenwerking, SharePoint, vriendelijk sociaal maakt.
—
Image credits: Menno Lanting
Jeroen is al meer dan 15 jaar betrokken bij Dutchcowboys. Voornamelijk als digital content creator. En dan voor alle titels van The Blogidea Factory. Liefhebber van advertising, entertainment, tech, gadgets, en eigenlijk alles online.
Verder lezen over Sharepoint
Technology04.03.2014
Technology05.02.2014
Technology12.11.2013
Technology13.03.2013
Technology21.02.2013
Technology13.11.2012
Technology12.11.2012
Technology28.07.2012