Op het Intranet Congres 2011 stond ‘The Social Workspace’ centraal. Samenwerken, communiceren en kennisdelen via een sociaal intranet, met functionaliteiten die we kennen van bijvoorbeeld Facebook, LinkedIn, YouTube, SlideShare en Dropbox. Veilig binnen de muren van de organisatie. Want op het congres heb ik niet veel geluiden opgevangen dat interne- en externe sociale netwerken op elkaar aangesloten moeten worden. Dion Hinchcliffe presenteerde 10 strategieën ‘for driving value with social intranets’.
1. Effectief vinden van kennis en expertise is de basis van een succesvol ‘social workspace’. Dat is het uitgangspunt bij het opzetten van een sociaal intranet.
Vinden van expertise is volgens Dion alleen effectief wanneer je niet in verschillende tools moet zoeken. Ongeacht via welk communicatie- en kenniskanaal iemand iets deelt (document, artikel, blog, statusupdate, profiel, etc), expertise wordt gevonden. Via social analytics kom je te weten wat er speelt, wat de informele hierarchie is en wie bijdraagt aan de organisatie). ‘Eengineered serendipity’ (search finds you) geeft weer hoe effectief de menselijke filter is. Dat het volgen van mensen die voor jou interessante zaken delen effectiever is om op de hoogte te blijven dan via email of nieuwsfeeds. Op dit laatste gaat Menno Lanting in zijn zojuist gelanceerde boek ‘Iedereen CEO’ uitgebreid in.
2. Start bij het business probleem, ga door naar de communicatiestrategie en gewenste verandering van gedrag binnen de organisatie en zoek daarna pas de juiste technologie erbij (jaja, hapklaar, zoals je zou verwachten)
3. Bedenk op basis van bovenstaande welke functies daarbij passen. implementeer niet alle functies tegelijk en hou rekening met de situatie van de organisatie. Zie daarvoor ook dit artikel, met een model voor een ‘roadmap voor verandering door invoering interne social media’.
4. Investeer in mensen die gebruik aanjagen en communities aanjagen. Bijvoorbeeld door het zorgen dat vragen beantwoord worden en dat senior management meedoet. Neem ze in het begin maar aan de hand mee.
5. Train de medewerkers in deze nieuwe vorm van communicatie, doe het voor en maak de consequenties zichtbaar.
6. Een Interne Social Media platform is niet ‘your average IT platform’. Zorg ervoor dat die flexibel is voor innovatie en vooral, structureer het gebruik niet teveel. Als medewerkers uitvinden dat functies juist voor bepaalde doeleinden nuttig zijn voor hen, laat dat gebeuren, ook als het niet zo zeer binnen de strategie past.
7. Kies het juiste platform, en kies geen tool. Social is zoals boven genoemd een manier van werken en vraagt dus om ondersteuning op verschillende gebieden en voor verschillende kanalen. Je mag ook één keer fout zitten.
8. Maak het niet optioneel, maar ‘go big’. Doe een pilot, maar voor iedereen. Te weinig gebruikers betekent te weinig effect van sociale netwerken op het platform. Help mensen met aan te wijzen welke functie waarvoor gebruikt wordt. ‘Email alleen met de buitenwereld’ bijvoorbeeld.
9. Beloof niet teveel, maar laat de gebruikers zichzelf innoveren in de manier waarop zij hun werk kunnen verbeteren met deze tools.
10. Put the intranet where the user is. Dus: overal ‘like’ buttons, activity streams en laatste reacties en meest gelezen tonen, vooral ook buiten het intranet.
Stokpaardje van andere sprekers was hierbij vooral: start met mobiel. Daar communiceren mensen mee, dat hebben zij altijd bij hen, vooral ook op momenten dat ze even niet hard aan het werk moeten of iets moeten afmaken (je hoopt dat dit de staat is van een werknemer achter een PC). Wat is de toekomst hiervan technologisch gezien? Daar zijn de sprekers het niet over eens, de één zegt dat mobiele apps de toekomst is, de andere denkt dat dat veel te duur wordt, omdat er teveel platformen ondersteund moeten worden. HTML5 zou de oplossing zijn volgens Tony Byrne.
Jeroen is al meer dan 15 jaar betrokken bij Dutchcowboys. Voornamelijk als digital content creator. En dan voor alle titels van The Blogidea Factory. Liefhebber van advertising, entertainment, tech, gadgets, en eigenlijk alles online.