Tweeten @ work: gedragscode social media

Je profiel op LinkedIn updaten, vrolijk tweeten en nog even digg checken tijdens je werk. Leuk en wellicht nuttig voor jou, maar menig manager krijgt er slapeloze nachten van. Althans, dat blijkt uit een recente publicatie van het CNV, de Nederlandse vakbond der vakbonden. Het gaat om een gedragscode met betrekking tot het gebruik van social media in organisaties. De opkomst van social media brengt net als ‘vroeger’, bij de opkomst van e-mail, nieuwe vragen met zich mee; sommigen zien bedreigingen, anderen vooral kansen. Is een social media gedragscode gewenst of overbodig?

Het CNV heeft het ‘Social Media Protocol’ gepubliceerd “…om verschillende denkbeelden over het gebruik van social media in organisaties niet te laten leiden tot misverstanden.” Net als bij de opkomst van internet rijzen er wederom vragen nu het gebruik van social media in organisaties toeneemt. Het CNV kiest een optimistische invalshoek; ze verwacht een waardevolle bijdrage van social media aan organisaties. Gelukkig, want eerdere berichten over werkgevers die het gebruik van sociale netwerken onder werktijd verbieden, stemden mij somber.

Het argument van werkgevers, dat social media aandacht en tijd van werknemers vergen, is valide. Helaas voor de werkgever vormen social media niet de enige verleiding. Ik vind het dan ook onnodig om social media als aparte afleiding te behandelen. Werkgevers moeten hun medewerkers motiveren om resultaten neer te zetten. Hoe zij hier toe komen mogen ze wat mij betreft zelf weten, thuis of ‘op het werk’, met of zonder social media. Het probleem is dat gestelde doelen niet worden gehaald. Dit geldt zowel voor een vulploegmedewerker in de supermarkt als voor de universitair geschoolde kenniswerker. Dat social media daaraan ten grondslag kunnen liggen is best mogelijk, maar het is niet de juiste eenheid van analyse.

Ik vind het initiatief van het CNV wel nuttig, maar om een andere reden. De groep social media gebruikers groeit. Het is handig om werknemers die hun eerste stapjes maken informatie te verschaffen, zodat ze weten waar ze aan beginnen. Niet iedereen is zich er bijvoorbeeld direct van bewust dat onbeschermde tweets volledig openbaar zijn. Iemand die lekker los gaat op Twitter kan zijn werkgever schaden. Dit is relatief eenvoudig te voorkomen met een goede ‘PR 2.0’ manager die aan social media monitoring doet, door simpelweg vriendjes te worden met haar collega’s binnen de netwerken. Mocht het misgaan dan kan zij direct, met het protocol in de hand, een goed gesprek aangaan over vertrouwelijkheid en privacy.

De benaming van het document is ongelukkig gekozen. Het begrip ‘gedragscode’ of ‘Code of Conduct’ suggereert iets wat je opgelegd krijgt, dit past per definities niet bij het vrije, bottom-up internet. Volgens mij zijn hulplijnen, ‘Guidelines’, hiervoor meer geschikt. Intel en Best Buy hebben al hulplijnen opgesteld, voor inspiratie verwijs ik je graag door naar deze documenten. Een ‘hulplijn’ helpt mensen met hun eerste stapjes binnen het openbare Internet. Bij twijfel kan men, eventueel via dezelfde netwerken, in contact te komen met de PR 2.0 manager binnen het bedrijf. Socialer wordt het gebruik van ‘social’ media niet.

Een groeiend aantal organisaties ziet tevens het belang in van een ‘webcare’-team. De gedragscode gaat hier ook op in door te stellen dat medewerkers contact opnemen met de ‘verantwoordelijke persoon of afdeling’, voordat ze werkgerelateerde zaken op internet publiceren. Dit is een intuïtieve oplossing, maar wel broodnodig. Naast publiceren is het ook verstandig om het reageren op (negatieve) publicaties binnen social media te beperken tot de verantwoordelijke persoon. Dit om te voorkomen dat werknemers op eigen houtje te werk gaan en de organisatie van de regen in de drup belandt.

Het CNV stelt de gedragscode ter beschikking aan andere organisaties en ik juich het gebruik ervan van harte toe. De gedragscode is nuttig, maar zoals eerder beschreven zijn niet alle argumenten van werkgevers om hem te gebruiken even sterk. Het is zonde om social media aan je voorbij te laten gaan. Waarbij wel moet worden aangetekend dat de verschillende applicaties hun eigen voor- en nadelen kennen. Uiteindelijk is iedere positieve ‘mention’ gratis reclame voor een merk en dat is de natte droom van menig marketeer.

Voor dit artikel heb ik gebruik gemaakt van suggesties en feedback van Indira Reynaert (@indirareynaert), Anna Sonnemans en Bas Bergervoet. Dit artikel is tevens gepost op www.markajansen.nl