Als hedendaagse kenniswerker moet jij het hebben van je concentratie. Je hebt namelijk een hoop te doen – belangrijke afspraken bijwonen, grote projecten uitwerken en kleine klusjes uitvoeren – en daar kom je alleen aan toe wanneer jij je kunt focussen.
En dat focussen? Tsjah, dat is lastig wanneer je telkens wordt afgeleid; door je telefoon die om de haverklap bliept bijvoorbeeld, of een collega die chatberichten stuurt met de zoveelste ‘dringende’ vraag — externe afleiding die ervoor zorgt dat jij niet aan je werk toekomt, laat staan in een staat van opperste concentratie!
Toch ben jij ook regelmatig zelf de aanstichter: je kunt het niet laten om tijdens het werken aan dat belangrijke rapport ‘even’ je e-mail te checken of om ‘even’ een appje te sturen. Voeg daar ook nog eens een gebrek aan motivatie aan toe – “Doe ik morgen wel” – en het kwaad is geschied: vanwege interne afleiding kun jij niet de concentratie opbrengen om aan een klus te werken of er überhaupt aan te beginnen.
Hoe voorkom je dat nu? Hoe werk je wél met een superfocus, zodat je niet alleen aan je werk toekomt maar ook een kwaliteit neerzet die jouw verwachtingen overtreft? Met andere woorden: hoe kun jij je eindelijk concentreren?
Als je het aan mij vraagt, bestaan daar drie oplossingen voor; drie benodigdheden die jou in staat stellen je concentratie en focus te verbeteren:
En ik ga je vertellen hoe je dat doet:
Wanneer je aan een klus begint met een instelling van “pff, moet dat ook nog gebeuren” sta je al 1-0 achter. Denk aan het nalopen van de cijfers; iets dat je baas je twee weken geleden heeft gevraagd, maar wat niet echt prioriteit heeft — “kan net zo goed vrijdag…”. Of aan het opvragen van de inschrijfbevestigen; geen haan die er naar kraait wanneer je het niet deze week doet — “mwah, door naar volgende week”.
Dit doorschuiven, of beter gezegd uitstellen, van dingen zorgt er niet alleen voor dat je op een later moment in de problemen komt, je vergroot ook de weerstand om überhaupt aan de klus te beginnen. Funest voor je concentratie.
Hoe voorkom je dit nou?
Zodra een klus geen deadline heeft of prioriteit mist, creëer dan zelf druk van buitenaf door anderen in te lichten over je plannen en doelen. Schreeuw van de daken dat je eigenlijk deze maand een eerste opzet moet hebben voor de marketingcampagne of benoem tijdens jullie werkoverleg dat je vóór donderdag de offerte de deur uit wil hebben.
Op die manier kun je simpelweg niet verkopen dat je “geen tijd had” of “er niet aan bent toegekomen”. Je hebt verwachtingen gecreëerd, dus je moet wel. Je zal zien dat je dan ineens wél voldoende concentratie kunt opbrengen.
Maar wat als je niet weet waar te beginnen? Je loopt al dagen tegen een klus aan, maar om er nou eens werkelijk goed voor te gaan zitten… nah. Het voelt te groot, te onduidelijk en te abstract. Kun je beter eerst je e-mail verwerken, denk je.
In plaats van een klus wéér uit te stellen, ditmaal omdat je niet weet waar je in vredesnaam begint of wat je eigenlijk moet doen, creëer je voor jezelf eerst duidelijkheid. Daarmee neem je de weerstand weg en kun je eindelijk aan de slag zonder afleidende gedachten.
Bedenk je vooraf wat er allemaal moet gebeuren — wat zijn de benodigde acties of de stappen die ik moet zetten? En wat is nou eigenlijk je einddoel? — wat is het gewenste resultaat? Zodra je dat weet, stel je vast waar je moet beginnen — wat is de eerstvolgende actie?
Moet je voor je aan dat rapport begint eerst Marc bellen? Kun je het dossier pas sluiten zodra Lisa groen licht heeft gegegeven? Bepaal zulke dingen eerst en je zal merken dat duidelijkheid jouw motivatie doet groeien.
En als je nu echt geen zin hebt? Je weet heus wel dat die schets volgende week aangeleverd moet worden, maar man… je hoofd staat er echt niet naar. Wat doe je dan? Allereerst: suck it up. De klus moet geklaard worden en of jij daar wel of geen zin in hebt staat daar los van. Wel kun je het jezelf makkelijker maken:
Mark Twain zei ooit ““Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” Dan ben je ervanaf.
Probeer dat ook eens, wil je een productieve dag tegemoet gaan: pak de lastigste en meest intimiderende klussen als eerste op. Zo heb je het zwaarste deel van je dag achter de rug. (“Kikkerklussen” noemde timemanagement expert Brian Tracy ze, ik noem ze liever anders. Ook beginnende met een “K’.)
Concentratie door motivatie dus, en dat door te zorgen voor sociale druk, duidelijkheid in waaraan je precies gaat werken en door de lastigste taken als eerste af te handelen.
Dat je voldoende motivatie hebt neemt niet weg dat je concentratie niet alsnog verstoord kan worden. Zo ben je net lekker gefocust een plan van aanpak aan het schrijven en wordt je concentratie onderbroken door een appje van je collega — “… of je tijd hebt om de klant terug te bellen.”
Wat gebeurt er nu? Je bent afgeleid en onderbreekt waarmee je bezig was. Je kunt nu natuurlijk je focus herpakken, maar in je hoofd blijf je toch bezig met haar verzoek — “… niet vergeten terug te bellen”, “… zal ik het anders nu doen?”, “… ik check gelijk even wat de status is van zijn aanvraag”.
Ondanks dat je dus nog niet letterlijk dat belletje pleegt, ben je er in je hoofd wel mee bezig.
Je brein blijft hier om malen, in de hoop het niet te vergeten. En ondanks dat het geen haast heeft en je wéét dat je beter verder kunt schrijven, laat jij je er toch door afleiden. Stom eigenlijk, want waarom zou je nieuwe verzoeken vóór laten gaan op beloftes die je eerder hebt gemaakt?
Wat je ertegen kunt doen?
Realiseer je dat de meeste dingen die tussendoor op je bordje komen prima kunnen wachten en zelfs best een tijdje genegeerd mogen worden. Als het werkelijk dringend zou zijn geweest, hadden ze wel gebeld.
Eén van de eenvoudigste oplossingen om dit te voorkomen, is dan ook om alle bliepjes, piepjes, trillingen, lichtflitsen of pop-ups uit te zetten. Alle. Van al je devices. Geen telefoon die bliept dus, geen Microsoft Teams melding, geen e-mail of whatsapp notificaties. Jij checkt op gezette tijden de plekken waar berichten binnenkomen. Wanneer het jou uitkomt en wanneer je niet net aan een concentratieklus werkt.
En nee, geen smoesjes als “ja, maar dat kan in mijn branche niet” of “dan mis ik belangrijke whatsappjes”. Bullshit. De meeste dingen kunnen prima een uurtje wachten. Ook twee. Aals het écht dringend is, bellen ze wel. De FOMO die jij ervaart, is slecht de druk-druk-druk mentaliteit die jij jezelf hebt aangewend.
Een trillende telefoon is natuurlijk niet de enige concentratiekiller waarmee je op een werkdag te maken krijgt. Ook die collega die maar wat graag luidkeels haar weekend bespreekt of de printer die een aantal keer per dag staat te brommen: filter ze uit door middel van een noise cancelling headset.
Bijkomend voordeel? Zo’n koptelefoon geeft ook meteen een visueel signaal af, namelijk “ik ben aan het werk, stoor mij niet”.
Zo’n koptelefoon doet op op zichzelf al wonderen, maar je kunt je concentratie ijzersterk maken wanneer je gedurende je werkzaamheden naar “concentratieverhogende” muziek luistert. Op Spotify en op Youtube zijn verschillende afspeellijsten te vinden, van white noise tot aan rustgevende klassieke muziek die jou het gevoel geven dat je met grootse dingen bezig bent. Relaxend en top voor je concentratie.
Wil je meer? Probeer dan eens binaural beats; trillingen die op een bepaalde frequentie vibreren en daarmee delen van je brein activeren. Daarmee stimuleer je niet alleen je concentratie, het doet ook wonderen voor je creativiteit en slaap!
Nu je externe afleiding zo veel mogelijk hebt geëlimineerd, is er ook nog een manier om met die interne afleiding om te gaan. je weet wel: die ingevingen die bij je opkomen, de goede ideeën of de “ik-moet-niet-vergeten-om”. Hoe ga je daarmee om?
Noteer zaken die tussendoor bij je opkomen in een (digitale) kladblok. Op die manier vergeet je niet wat je moest doen of onthouden. Daarnaast voorkom je hiermee dat je jouw werkzaamheden moet onderbreken omdat je een afspraak in je agenda wil plaatsen. Dat kan prima later, nadat je klaar bent met je concentratie klus.
Tot slot: het beste dat jij voor jezelf en je concentratie kunt doen, is je werk goed plannen en organiseren. Er is namelijk niets vervelender dan telkens het gevoel hebben dat je achter de feiten aanhobbelt. Deadlines missen, te laat aan een taak beginnen of met de verkeerde werkzaamheden bezig zijn: het put je gewoonweg uit.
Doe jezelf daarom een plezier:
Klinkt zwaar. Is het niet. Een goed systeem hoeft uit niets meer dan één agenda en één takenlijst te bestaan. Samen vormen ze één systeem voor al je afspraken, je grote projecten en al je taken. In één oogopslag kun jij dan zien waar jij je vandaag of deze week mee bezig moet houden. Je ziet ook meteen hoeveel tijd je hebt voor andere dingen.
In mijn boek “Elke Dag om 15.00 Uur Klaar” leg ik haarfijn uit hoe je zo’n systeem inricht. Je leest daar niet alleen hoe je jouw afspraken en taken vastlegt, maar leert ook de verschillende soorten taken onderscheiden. Zo ben jij altijd on top of your game, qua productiviteit én concentratie.
Laat ik één tip met je delen die de manier waarop jij naar jouw planning kijkt voorgoed zal veranderen: plan de boel niet vol, maar houd altijd rekening met onverwachte zaken.
Het heeft namelijk geen zin om je hele week vol te boeken, om vervolgens te moeten schuiven of aan de helft van je afspraken niet toe te komen. Er gebeuren namelijk altijd onverwachte dingen; soms lopen dingen in de soep en moet jij tijd nemen om ze op ze lossen, soms doen er zich mooie kansen voor en wil je dat met beide handen aangrijpen. Gun jezelf die mogelijkheden door ruimte te houden in je planning.
Als het bij jouw functie hoort om het op te pakken en het gebeurt regelmatig: houd er dan tijd voor vrij in je planning. Zelf houd ik zo’n 20% van m’n dag vrij.
Loopt alles op rolletjes? Ook prima, dan heb ik ruimte om extra werk op te pakken of de verwachtingen van een ander te overtreffen.
Uiteindelijk kun je alles nog zo goed plannen, wanneer je het niet structureel bijhoudt loopt je planning alsnog in het honderd. Rooster daarom terugkerend tijd in om je planning bij te werken en om alvast vooruit te kijken naar wat komen gaat. Scheelt jou een hoop stress én zorgt ervoor dat jij klaar bent voor jouw komende werkdag of -week. Jij kunt geconcentreerd aan de slag!
Wat ik zelf wekelijks doe: ik rooster aan het eind van iedere dag een moment in om even door alle afspraken en projecten heen te lopen. Kwestie van een paar minuutjes. Dan, aan het einde van de week, houd ik mijn wekelijkse reflectie. In dat half uur check ik of alle losse eindjes zijn weggewerkt en kijk ik alvast vooruit.
Dat geeft rust.
Zoals ik al eerder zei heb jij als kenniswerker jouw concentratie en focus broodnodig. Niet alleen zodat je een fatsoenlijke kwaliteit kunt neerzetten, maar ook om je productiviteit hoog te houden en uitstelgedrag te voorkomen.
Je deed het door allereerst voldoende motivatie op te brengen, door een afleidingsvrije setting te creëren én door je werkzaamheden overzichtelijk te plannen. Ik kan je niet beloven dat je dan nooit meer je concentratie verliest, maar hier elimineer je in ieder geval veel, héél veel stoorzenders mee. Zowel interne als externe!
Heel veel succes!
Dit artikel is geschreven door Björn Deusings. Directeur en Productiviteitsexpert binnen Tijdwinst.com.
