Steeds meer ondernemers zien het voordeel van een online administratie. Waarom ook niet? Het levert je een efficiencyslag, kostenbesparingen en actueel inzicht in je bedrijfsresultaten op. Ben jij al gestart met online boekhouden of heb je plannen om de overstap te maken naar een
online administratie? Met deze 10 aandachtspunten pak je het nog slimmer aan.
1. Zorg voor actualiteit
Door je administratie goed bij te houden, voorkom je dat je aan het eind van de maand uren of zelfs dagen met je boekhouding bezig bent. Laat je je administratie online regelen door een online boekhouder, dan hoef je vaak slechts een foto of een scan te maken van je bonnen en facturen. Je hoeft dan niets zelf in te voeren of te coderen en je bent altijd bij met je administratie.
2. Combineer digitale facturen met online boekhouding
Wanneer je jouw facturen digitaal maakt en verstuurt in hetzelfde online boekhoudprogramma, dan worden deze direct verwerkt in je online boekhouding. Je hebt altijd een back-up en meer grip op debiteurenbeheer.
3. Koppel je bankrekening aan je online boekhouding
Wanneer je jouw online administratie koppelt aan je bankrekening, dan worden bankmutaties direct ingelezen. Hierdoor heb je actueel inzicht in inkomsten en betalingen. Diverse banken zoals ING, Rabobank en ABN AMRO bieden deze bankkoppeling aan.
4. Koppel je webshop aan je online administratie
Beheer je een webshop? Maak het jezelf dan nog gemakkelijker door een automatische koppeling te leggen tussen de webshop en jouw online boekhouding. Hierdoor worden verkoopfacturen direct verwerkt wat een enorme tijdsbesparing op kan leveren.
5. Gebruik mobile apps voor online boekhouden
Bekijk bij het selecteren van een partij of er een mobiele app beschikbaar is, waarmee je jouw bonnen en facturen direct via je smartphone of tablet kunt verwerken. Op deze manier heb je jouw bedrijfsresultaten altijd bij de hand.
6. Administratie uitbesteden aan een online boekhouder
Je boekhouding uitbesteden bespaart veel tijd. maar het vraagt ook om een investering. Voor iedere ondernemer is dit een afweging. Wanneer je je administratie uitbesteedt aan een online boekhouder, dan profiteer je van het gemak van online boekhouden en weet je zeker dat je geen fiscale kansen laat liggen. Vanwege het online karakter is het toch mogelijk om deze diensten voor een relatief lage prijs af te nemen.
7. Maak vaste prijsafspraken
Waar je bij een traditioneel administratiekantoor betaalt op uurbasis voor administratieve diensten, betaal je bij veel online aanbieders een vast bedrag (per maand). Zorg ervoor dat je vaste prijsafspraken maakt, zodat je precies weet wat je aan je online administratie kwijt bent.
8. Controleer of je administratie veilig wordt opgeslagen
Gemak en efficiency is belangrijk, maar veiligheid staat voorop. Controleer altijd of jouw gegevens via een beveiligde verbinding worden verstuurd en ga na op welke manier jouw data versleuteld wordt opgeslagen, zodat alleen jij (en je boekhouder) hier toegang tot hebben.
9. Controleer in hoeverre je afhankelijk bent van de online software
Zorg dat je goede afspraken maakt over mogelijke situaties in de toekomst. Wat te doen bij explosieve stijging van de kosten, een faillissement of overname van het bedrijf? Zorg dat je hier duidelijke afspraken over maakt en leg deze vast.
10. Weet met wie je in zee gaat
Ga jij je boekhouding uitbesteden? Ga na met wie je in zee gaat, voordat je je administratie online plaatst. Kies voor een partij met een goede reputatie en bekijk referenties van andere klanten.
Aan de slag!
De bovenstaande tips kunnen je helpen om maximaal te kunnen profiteren van een online administratie. Moet je de overstap nog maken? Kijk goed wat bij je past en wat jouw ambities zijn. Een online administratie kan je tijd en geld besparen.
Jeroen is al meer dan 15 jaar betrokken bij Dutchcowboys. Voornamelijk als digital content creator. En dan voor alle titels van The Blogidea Factory. Liefhebber van advertising, entertainment, tech, gadgets, en eigenlijk alles online.