​De perfecte tool bestaat niet

Het lijkt zo mooi: de perfecte tool voor je bedrijf, die alle andere tools overbodig maakt. Nooit meer verlegen zitten om functionaliteit die de ontwikkelaar vergat in te bouwen, nooit meer extra software of oplossingen op maat nodig. Als we de marketingteksten van de softwareontwikkelaars mogen geloven dan zijn er heel veel van deze tools in omloop, maar toch wijst de praktijk vaak anders uit. Wie heeft er niet met een CRM-systeem gewerkt dat de wereld beloofde, maar een grasspriet leverde? De waarheid is dat de perfecte tool niet bestaat.

Dat de markt steeds meer doordrongen raakt van het idee van een allesomvattende tool, heeft voor een groot deel te maken met de verkooptactieken van de softwarehuizen. Het is nou eenmaal hoe marketing en reclame in elkaar zitten: je spiegelt de klant de oplossing van zijn problemen voor, want als jij dat niet doet, dan doet de concurrent het wel.

Het najagen van de perfecte tool heeft echter ook te maken met gemakzucht van bedrijven zelf. Het management hoopt vaak klaar te zijn met de aanschaf van een specifieke tool en wil het liefst niet verder nadenken over eventualiteiten, uitzonderingen en de langere termijn. Bedrijven denken vaak precies te weten wat ze willen en zien eigenlijk het liefst dat die specifieke oplossing meteen wordt geïmplementeerd. Terwijl het juist dan van belang is om aan te dringen om alle onvoorziene lange termijn factoren en de wensen door te nemen, bijvoorbeeld met een specialistische partij, zodat je als bedrijf twee maanden later niet ineens voor allerlei verrassingen komt te staan.

Denken en meten

Over het algemeen ontwikkelen de online vraagstukken zich zo snel dat bedrijven er voortdurend aandacht aan moeten besteden. Dat betekent dat de manier waarop gewerkt wordt continu in ontwikkeling is en dat stelt bepaalde eisen aan de software die gebruikt wordt. Neem bijvoorbeeld de gemiddelde webshop die kent simpel gesteld enkele productpagina’s met gegevens over het product de mogelijkheid om specificaties als bijvoorbeeld kleur en maat aan te geven, zaken op te slaan in een winkelwagen, verder te winkelen of af te rekenen. Bijna elke webwinkel kent deze onderdelen, dus daar kan standaardsoftware op los worden gelaten.

Maar het succes van de webshop zit hem echter niet in de tools, die doen allemaal hetzelfde. Het succes zit hem in de manier waarop gemeten wordt en hoe een bedrijf met deze vergaarde kennis omgaat. Wat zijn de behoeften van gebruikers en hoe wordt er geoptimaliseerd? Daar worden hele boeken over geschreven, maar het blijft een kwestie van nadenken. Soms kan iets aangepast worden met tool die in gebruik is, soms niet. Wanneer het niet mogelijk is de gewenste aanpassing door te voeren met de tool, dan voldoet de tool ineens niet meer…

Een alternatief voor de allesomvattende tool is maatwerk. Is dat de oplossing? Maatwerk kan rekening houden met elke mogelijke contingentie binnen een bedrijf en met elke specifieke wens en eis. Maar het kan ook enorm in de kosten lopen als je het over de gehele linie inzet. Bovendien moet je dan het wiel helemaal opnieuw uitvinden en dat zorgt niet per se voor de beste oplossing. In de praktijk zorgt daarom waarschijnlijk een combinatie van tools en maatwerk voor het meest optimale resultaat.

IKEA

Maar belangrijker is dat bedrijven altijd kritisch moeten blijven en door de fantastische verkoopverhalen van softwarefabrikanten heen moeten lezen. Sta je aan de vooravond van een nieuwe automatiseringsslag, denk dan eerst goed na over wat je zelf wilt en zoek daar professionele hulp bij. Tools geven je vaak het idee dat je alles zelf kunt, en hoewel dat aantrekkelijk lijkt, is de wat ingewikkelder route soms een betere oplossing voor jouw specifieke situatie. Vergelijk het met het kopen van een kast. Veel mensen kiezen voor een kast van IKEA. Die zit snel in elkaar en er is geen professionele hulp bij nodig. Goedkoop en makkelijk. Tot je er achter komt dat de kast niet in het nisje in de muur past waar je hem graag had zien staan. Als particulier kun je nog overwegen de kast iets naar links te schuiven, maar stel dat je een professionele showroom inricht, waarbij alles er gelikt en professioneel uit moet zien? Dan huur je een timmerbedrijf in, dat een kast op maat maakt voor in de nis.

Begin niet met een tool

Het best begin je daarom met een wensenlijst en niet met een bepaalde tool. Bekijk wat je minimaal nodig hebt en baken dat goed af. Wat gebeurt er als je groeit? Voldoet je wensenlijstje dan nog steeds, of heb je dan speciale software nodig die die groei aankan? Met een leeg vel papier beginnen is misschien moeilijker dan met een kant en klare tool aan de slag gaan, maar uiteindelijk kom je wel bij een oplossing uit die beter aansluit op de eisen en wensen van jouw bedrijf.

Deze blogpost is geschreven door Läslo Hut, Adviseur Online Business & Communicatie bij TriMM

(Afbeelding via Steve Snodgrass – Flickr CC)