Behoefte aan rust in je hoofd? Stroomlijn je bedrijfsproces met CRM

Heb je eigenlijk wel rust in je hoofd? Als ondernemer, zeker in het MKB, lijkt het alsof je altijd duizend dingen tegelijk in je hoofd hebt zitten. In de zakelijke dienstverlening is het zo mogelijk nog erger dan in retail, want je bent steeds bezig met het bijhouden van leads, opvolging en de oh zo belangrijke status van (potentiële) klanten. Het salesproces is notoir moeilijk te peilen en dat zorgt er voor dat je al snel lijkt te verzuipen in een moeras van beloftes, onderbuikgevoelens en ‘funnels’. Probeer dat maar eens uit je hoofd te krijgen.

Je raadt het al: dat kan dus beter. Als je organisatie op dit moment alles met plakband en Excelsheets aan elkaar heeft hangen qua salesopvolging valt daar nog een hoop te winnen. Een goed gestructureerde workflow zorgt ervoor dat je salesproces overzichtelijker wordt, je een betere grip hebt op hoe iedereen er voor staat en dat je meer kans hebt dat nieuwe business gaat ‘vallen’. En hoe krijg je meer structuur? Met een CRM-systeem.

Waarom een CRM-systeem?

Een CRM-systeem zou een waterdichte oplossing moeten zijn voor alle sales-problemen. Het maakt duidelijk wat de status is van iedere prospect en je kunt nauwlettend bijhouden wie met wie waarover heeft gepraat. Dat zou je als manager een perfect inzicht moeten geven in wat er gebeurt terwijl het tegelijkertijd de productiviteit van iedereen verhoogt. Opvolging is misschien wel het belangrijkste aspect van sales in de zakelijke markt, dus zo snel dat goed geregeld is is het iets waar je je niet druk over hoeft te maken. Het zorgt er ook voor dat geen van de klanten of prospects dezelfde vraag of aanbieding twee of drie keer krijgt, omdat iedereen kan zien wie al benaderd is waarvoor en wat het resultaat was.

Dat verhoogt natuurlijk niet alleen de efficiëntie van je medewerkers, maar ook die van jezelf. In kleinere teams ben je als manager vaak zo veel tijd kwijt met het opvolgen van het opvolgen dat je niet toekomt aan de hoofdlijnen. Een goed systeem laat je makkelijk meekijken en houdt jou óók op de hoogte. Zo kun je de mentale energie die nodig is om bij iedereen een vinger aan de pols te houden sparen en besteden aan andere nuttige zaken. Het is dus een goede manier om je tegen jezelf te beschermen als ondernemer, want zeker in het MKB zitten er veel die graag overal bij betrokken willen zijn. Op zich goed, maar op een gegeven moment moet je leren loslaten. Met een goed CRM-systeem hoef je niet de hele tijd met iedereen te zitten en krijg je die oh zo belangrijke rust in je hoofd.

Dat zijn niet de enige voordelen: doordat je alle data bij elkaar hebt is het ook veel makkelijker om huis te houden in je klantenbestand. Waar valt nog winst te behalen? Wie levert eigenlijk weinig business maar wel veel hoofdpijn op? Welke dienst of product wordt het meeste afgenomen? Met een goed pakket zijn dat allemaal vragen die niet meer vanuit gevoel hoeven te worden beantwoord. Je hebt de data, zodat je makkelijker en met een geruster hart beslissingen kunt nemen.

Welk CRM systeem moet ik kiezen?

Misschien was je al overtuigd van het nut van een CRM-systeem maar dacht je dat dit alleen voorbehouden was aan grote bedrijven. Niks meer van waar, want inmiddels zijn er meer dan genoeg opties om ook een kleiner bedrijf te stroomlijnen zonder meer uit te geven dan het oplevert. Je kunt bij verschillende partijen een gratis demo aanvragen en dan kun je zien wat ze te bieden hebben. Het is wat moeite, maar je bent voor de lange termijn naar een oplossing aan het zoeken en dat moet je niet overhaast doen.

Het belangrijkste om op te letten is misschien wel het gebruiksgemak. Inmiddels zijn we de tijd wel gepasseerd waarin salesmanagers niet meer met computers kunnen omgaan, maar dat wil niet zeggen dat je CRM-systeem een soort geflipte database-simulator mag zijn waarin niemand niks kan vinden. De ‘user experience’ is belangrijker dan welk ander aspect van een CRM-systeem dan ook. Je kunt het allerbeste systeem op de achtergrond hebben draaien, maar als niemand er data in stopt omdat ze het maar een ingewikkeld en irritant programma vinden heb je er geen fluit aan. Waar managers doorgaans snel enthousiast kunnen worden van een systeem kunnen de mensen in het veld het zien als meer werk, meer controle en meer gedoe. Als je een systeem hebt dat prettig werkt voor hen, dan zijn ze om. Belangrijk aspect daarin is inmiddels dat het ook lekker moet werken op mobiel.

Altijd even testen

Natuurlijk is het belangrijk dat de functies van CRM-software die je nodig hebt voor je bedrijf er zijn. Als je er echter aan denkt om zo’n pakket te gaan gebruiken, neem dan in vredesnaam zo veel mogelijk mensen mee die het moeten gaan gebruiken zodat zij er gaten in kunnen schieten. Het beste is als je een soort van test kunt doen met een pakket zodat het hele bedrijf een gevoel kan krijgen voor hoe het werkt. Denk er dan wel aan om te zorgen dat de data die in de test wordt gebruikt daarna ook weer er uit gehaald kan worden (dus even navragen) want anders zadel je iedereen weer met dubbel werk op en dat is precies niet wat je wil met zo’n test.

Een goed CRM-pakket doet veel met je bedrijfsvoering. Het stroomlijnt de processen, zorgt voor een beter resultaat en zorgt (als je het juiste hebt gekozen) er voor dat iedereen makkelijker kan werken maar toch meer resultaat krijgt. In de sales is dat laatste uiteindelijk toch wat er telt, dus waarom niet proberen dat op te schroeven? Hoog tijd om uit te gaan proberen dus. Als we een suggestie mogen doen: Teamleader is een pakket dat je zonder verdere verplichting twee weken laat testen, dus probeer het uit en kijk met de rest van het bedrijf of het bevalt. Is het eindelijk afgelopen met de onrust.

[Afbeelding © Eugenio Marongiu- Adobe Stock]