Goedemorgen, het is weer maandag. Lijkt jouw mailbox na het weekend ook weer geëxplodeerd te zijn? Zakt de moed je in de schoenen? Ach maandag….. Hoe je het beste je mailbox tackelt? Google’s topman Eric Schmidt legt in zijn nieuwste boek – How Google Works – uit hoe je het beste je mail kunt behandelen. Negen tips…
1. Antwoord snel: Er zijn mensen waarvan je er op aan kunt dat ze snel antwoorden en er zijn mensen waarbij je dat niet kunt. Probeer bij die eerste groep mensen te horen. De meeste van de beste – en drukste – mensen die we kennen reageren snel op hun mail. Niet alleen op een bepaald klein groepje mensen, maar op iedereen.
2. Schrijf korte, bondige mails. Ieder woord telt.
3. Zorg dat je mailbox goed is opgeruimd. Iedere keer dat je tijd nodig hebt om na te denken welke mail je nu moet gaan beantwoorden, is zonde van je tijd.
4. Behandel mail via de ‘last in, first out’ volgorde. Oudere mail wordt vanzelf wel behandeld.
5. Voeg andere mensen aan de conversatie toe, die handig kunnen zijn.
6. Wees spaarzaam met de BCC, het is vaak beter om informatie niet geheim te houden van anderen.
7. Gil niet.
8. Volg verzoeken aan ontvangers door ze een label te geven. Als het bericht onbeantwoord blijft kun je naar deze categorie kijken en dan een follow-up sturen.
9. Maak mails vindbaar door notes naar jezelf te forwarden met daarin een aantal key words.
