Werken aan winstgevende projecten? Volg deze 8 tips

Marketing- en communicatiebureaus moeten winstgevende projecten opleveren om succes te bereiken, dat is duidelijk. Maar het realiseren van winst is niet eenvoudig in het huidige economische klimaat. En al helemaal niet wanneer je tijdens sommige projecten zelfs geld verliest. Hieronder 8 tips van Exact om dat te voorkomen.

1. Dwing mensen niet om perfecte timesheets op te leveren
Iedereen die uren moet declareren, weet dat timesheets een rommeltje kunnen zijn. Je werkt nooit precies wat de hoeveelheid tijd die je had gepland, je hebt altijd wel ergens losse eindjes, en je besteedt vaak veel te veel tijd aan het uitzoeken van het een of het ander. Het gevolg is dat het afdwingen van perfecte timesheets alleen maar leidt tot onjuiste informatie. Je rapportages zien er dan wel goed aan de buitenkant, maar het beeld dat je schetst is niet representatief voor de werkelijkheid. Om je bureau effectief aan te sturen, is het belangrijk om te weten wat er echt gebeurt. Zorg ervoor dat je een urenbeleid hebt dat helder is voor iedereen. Stimuleer eerlijkheid, koppel geen schuldgevoel aan verloren uren, en ga op zoek naar constructieve en duurzame oplossingen wanneer mensen niet bereiken wat ze verwacht hadden.

2. Maak van korting geen gewoonte
Het zijn moeilijke tijden, maar het continu korting geven op je diensten is niet de manier om te werken aan duurzame groei. Als je geen projecten kunt verkopen zonder korting, wordt het misschien tijd om te bekijken of je tarieven nog wel marktconform zijn. Veel kortingen geven helpt winstgevendheid op de lange termijn om zeep en zorgt voor rommelige rapportages. Als je iets nodig hebt om de klant over de streep te trekken, probeer dan bijvoorbeeld een aantal uren gratis weg te geven. In je financiële rapportage levert dit ook geen verwarring op. Het is beter voor de transparantie en maakt veel duidelijker waar in een project verliezen werden geaccepteerd.

3. Stop met het intern boeken van projecturen
Projecten kunnen in de soep lopen. Dat gebeurt nu eenmaal. Maar het schrijven van uren op interne projecten om zo fouten te verdoezelen, helpt echt niemand verder. Daarmee kun je niet langer vaststellen waar je moet verbeteren. En het is heel moeilijk om vanuit daar de weg naar winstgevendheid terug te vinden. Creëer codes voor uren die je niet kunt factureren, of nog beter, laat de consultant de uren toch schrijven en ga de discussie over de factuur aan met de projectmanager. Hoe dan ook, haal deze beslissing weg bij de consultant en stimuleer transparantie en traceerbaarheid voor tijd die (potentieel) niet declarabel is.

4. Het doorbelasten van inkopen, met een marge
Of je nu heel veel documenten moet printen of andere benodigdheden moet aanschaffen voor een klant, vergeet niet om deze kosten, plus een marge, toe te voegen aan de factuur. Veel bedrijven doen dit niet, ondanks de tijd die mensen besteden aan inkoopactiviteiten. Het niet doorbelasten, met een marge, tast de winstgevendheid aan. Het is daarom goed om daarvoor een standaard marge in elk contract op te nemen die gelijk is aan de target voor de gehele projectmarge.

5. Vergeet je reiskosten niet
Tenzij de klant om de hoek zit, is het belangrijk dat je niet vergeet ook reiskosten op te nemen in de projectfactuur. Afhankelijk van je branche, kan het ook acceptabel zijn dat de tijd onderweg gefactureerd kan worden aan de klant. Het lijkt in eerste instantie misschien niet zo veel, maar in de loop van een project, of meerder projecten in een jaar, kan het gaan om aanzienlijke bedragen.

6. Zorg ervoor dat je projectscope goed gedefinieerd is
De makkelijkste manier om geld te verliezen is om je projectscope niet duidelijk vanaf het begin van het project vast te stellen. Zorg ervoor dat je overeenkomt welke resultaten opgeleverd moeten worden binnen je marketing- communicatieproject voordat je daarmee start. Misopvattingen kunnen dan besproken worden, en als nodig kunnen bepaalde zaken alsnog in het budget worden opgenomen, voordat iemand in actie komt. Als je dit niet doet, dan werk je al snel niet-declarabele uren om iets op te leveren wat de klant verwacht, maar wat je niet had ingecalculeerd.

7. Kritisch op het geven van extra’s
Soms heeft een bepaald account een klein beetje extra aandacht nodig. Wanneer het gaat om klanten die je als topklanten beschouwt, kan dit snel meer worden dan ‘een klein beetje’. Gratis uren, kortingen, speciale tarieven voor overuren. Als je dit gaat doen, zorg er dan voor dat je nauwkeurig bijhoudt wat je aanvullende investering is. En dat je kritisch blijft over alle moeite die jij en je mensen investeren. Opgeteld en zwart op wit gepresenteerd, ontdek je misschien dat je wel erg weinig terugkrijgt voor al die extra aandacht die je geeft.

8. Indexeer je tarieven
Inflatie is een gegeven. Dat je tarieven ook elk jaar automatisch in lijn daarmee worden bijgewerkt, is echter niet zo vanzelfsprekend. Als je vergeet om met de rest van de economie mee te bewegen, dan zal je winst verminderen. En je medewerkers zullen dit absoluut niet vergeten wanneer ze kijken naar hun salaris. Zorg er dus voor dat uw inkomen meebeweegt met de aanvullende kosten van uw bedrijf.

Het lijken misschien algemene situaties waar je met gezond verstand mee om zou gaan, maar de ervaring toont aan dat ze heel snel aan de aandacht ontsnappen. Onthoud deze punten daarom goed en zorg ervoor dat je winst niet in gevaar komt door zaken die relatief eenvoudig op te lossen zijn. 

[Afbeelding: © bloomua – Fotolia.com]