Al in de eerste delen van Nederland beginnen de zomervakanties en zijn de voorbereidingen voor de vakantie al in volle gang, zowel thuis als op het werk. Veel medewerkers zijn druk bezig hun rol en verantwoordelijkheden voor hun vakantie te verzamelen voor een overdracht.
Stress voor de overdracht
Vaak levert het maken van een overdracht veel stress op en wil je je collega’s zo volledig mogelijk informeren over de stand van zaken. De belangrijkste informatie, data en taken mogen niet worden vergeten en dienen opgepakt te worden. Projecten die halverwege zijn kunnen niet gedurende drie weken on hold staan wanneer je er tussen uit bent. Om te voorkomen dat belangrijke informatie, afspraken en opdrachten in dit proces verloren gaan, is het aan te bevelen om één centrale overdrachtsmap aan te maken, waarin ook complexe taken en verbanden visueel gemaakt zijn. Zo zorg je er voor dat je met met een gerust hart op vakantie kunt gaan.
Overzicht bij terugkomst
De overdrachtsmap van Mindjet, producent van social collaboration-software, laat niet alleen de verschillende bestanden en bijlagen zien, maar heeft ook een memofunctie en geeft de mogelijkheid hyperlinks toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat alle documenten, handleidingen en dergelijke van een case of project te zien zijn in één oogopslag. Hierdoor is de kans dat documenten niet terug te vinden zijn minder groot en zullen er minder fouten gemaakt worden. Een ander positief punt van het creëren van een overzichtsmap op hoog niveau is met name handig wanneer je weer terug op kantoor komt. Je kunt direct zien welke taken zijn opgepakt, welke nog zijn blijven liggen en waarbij alle belangrijke informatie is opgenomen. Het overzicht heb je dus zo weer te pakken na je vakantie.
Is jouw vakantie al bijna in zicht en wil je je eigen overdrachtsmap maken, dat kan gratis met deze proefversie. Informatie over de proefversie is hier te vinden.
