Moeten we een andere naam voor intranet verzinnen? In mijn ogen is dit een gerechtvaardigde vraag gezien de ontwikkelingen op de werkvloer. Zolang intranet intranet wordt genoemd, komt het niet van het etiket ‘intern platform’ af.
Is dat erg? Met andere woorden; blijft intranet een interne aangelegenheid met de ‘noodzaak’ tot gebruik van andere tools voor cocreatie en ketensamenwerking? Of verandert het mee en zal het woordje ‘intra’ afbreuk doen aan de mogelijkheden? Om hier antwoord op te geven, kunnen we het best even teruggaan naar waar het intranet voor stond, en helaas vaak genoeg ook nog voor staat, namelijk: het interne platform van een organisatie, waarop alle medewerkers de benodigde informatie kunnen vinden, zowel in statische als in dynamische content. De statische informatie is in de meeste gevallen te vinden is op dieperliggende pagina’s, achter de dynamische homepage. Veelal de nieuwspagina.
Deze intranetten zijn netjes gebouwd en worden op eigen servers draaiende gehouden en beheerd door de ICT-afdelingen. Het plaatsen en bijhouden van content doet alleen de eigen communicatieafdeling. Het CMS is namelijk alleen toegankelijk – en meestal ook begrijpelijk – voor de webredactie.
Nieuwe verhoudingen
Deze situatie, in combinatie met de conventionele communicatie- en samenwerkcultuur van bijvoorbeeld een top-downorganisatie, zorgt voor een intranet dat niet meegaat met de moderne verhoudingen op de werkvloer. In een paar woorden (want al zoveel beschreven) zijn dat onder andere: het ineenschuiven van hiërarchische lagen, het vervagen van organisatiegrenzen en het individueler en autonomer worden van kenniswerkers; en dat allemaal door interactie via ándere tools dan het intranet.
Hoe kan intranet er ook uitzien? In de cloud bijvoorbeeld. Het wordt méér dan ‘gevuld’ in de zin van het ouderwetse zend/pushgedrag. Dynamische content gaat een grotere rol spelen in de organisatie, want niet alleen de communicatiemensen (en HR?) vullen de site, maar alle medewerkers. Het gaat dan om elementaire bijdragen aan het dagelijkse werkproces, die kennisdelen, projectmatig samenwerken en cocreatie niet alleen mogelijk maken, maar zelfs stimuleren.
Samenwerking buiten de organisatie
Zie hierin ook de parallel met de ontwikkelingen op de werkvloer zoals ik eerder noemde. Dat zit ‘m bijvoorbeeld in het ‘autonomer’ worden van kenniswerkers. Zij zoeken de samenwerking op buiten de eigen organisatie, vormen hun eigen werkveld en komen met vooruitstrevende en duurzame ideeën en oplossingen waar uiteindelijk de werkgever, de organisatie ook beter van wordt…mits ze deze ontwikkeling erkennen en omarmen.
Dat dit in veel gevallen niet gebeurt is zonde. Het is veelal een kwestie van durven; het interactief maken van de organisatie betekent veel meer openheid en dus ook kwetsbaarheid. Maar wat gebeurt er meestal als mensen zich kwetsbaar maar standvastig en zeker opstellen? Dat leidt vaak tot erkenning en dus ook succes.
Intranet voor ketensamenwerking en cocreatie
Waar men het niet aandurft, blijft het intranet 1.0. Waar de top van een organisatie het wel aandurft, worden werk en mensen op een natuurlijke manier met elkaar verbonden. En welk middel is daar nu meer geschikt voor dan hét centrale platform? En als niet alleen interne grenzen vervagen, maar ook de organisatiegrenzen steeds minder een afbakening vormen voor samenwerking, waarom wordt het intranet dan niet gebruikt voor ketensamenwerking en cocreatie?
Hoe zit dat dan met veiligheid en privacy?
Dan kom je toch terecht bij een andere angst; veiligheid. Want alle informatie komt ‘buiten’ (in de cloud) de eigen organisatie terecht, voor het gevoel. Nu is dit natuurlijk absoluut geen probleem, als het intranet maar voldoet aan de veiligheids- en privacywensen van de gebruikers (en die kunnen in geval van overheden banken best vergaand zijn).
Maar hoe zit dat met de ‘externen’ die zomaar op ‘ons’ intranet zitten? Ook dat is natuurlijk niet het geval, want op een goed georganiseerd online platform is het natuurlijk mogelijk om per gebruikers rechten in te stellen, bijvoorbeeld om slechts toegang te hebben tot één groep. Mocht deze persoon toch van waarde zijn voor andere samenwerkgroepen of kennisnetwerken dan zit hij natuurlijk wel dichtbij het vuur.
Goed, wie ervaring heeft met al het bovenstaande of wie het intranet deze toekomst voorspelt, zal het eens zijn met het feit dat de naam intranet niet meer voldoet. Maar welke naam dan wel? Zeg het maar. Het zal helpen het mooie platform van het etiket ‘intern’ af te helpen.
Jeroen is al meer dan 15 jaar betrokken bij Dutchcowboys. Voornamelijk als digital content creator. En dan voor alle titels van The Blogidea Factory. Liefhebber van advertising, entertainment, tech, gadgets, en eigenlijk alles online.