Intranet: Make it or break it!

Vier tweedejaars studenten [Paul Goedhart, Robert Klooster, Sandra Potgiesser en Jana Sager] van de opleiding Informatiedienstverlening en -Management van de Hanzehogeschool te Groningen hebben verslag gedaan van het Congres Intranet 2010. Vorig jaar was het een groot succes. Daarom stond heel intranetlievend Nederland te popelen om een kaart te bemachtigen voor het Congres Intranet 2010. Met een uitverkocht congres als gevolg.

Topsprekers als Gerry McGovern, Toby Ward, James Robertson en Peter Hinssen waren van de partij. De middagsessies liepen uiteen van social media, Google diensten, SharePoint tot een breed scala aan intranet mogelijkheden. Dit alles tezamen maakte het Congres Intranet 2010 weer tot een spektakel. Het spektakel begon met een muzikaal intermezzo van Gregor Bak waarmee de topsprekers werden voorgesteld.

Nooit meer verdwaald op het intranet

De Ierse topspreker Gerry McGovern, webcontent goeroe, verwijt dat de verdwaalde gebruikers het gevolg zijn van communicators die zich zelf de “center of the universe” vinden en hierbij de gebruikers in de overload van informatie laten verdrinken. De gebruikers komen met een doel naar het intranet en hebben geen zin in allerlei vormen van onnodige of subjectieve informatie, het doel moet direct bereikt kunnen worden.

De belangrijkste wijsheid die McGovern met de aanwezigen deelde was dat de beheerders van intranet zich in de schoenen van de gebruiker moet verplaatsen, in plaats van andersom. Kortom de gebruiker en de taak staat centraal. Als men zich niet vasthoudt aan het centraal stellen van de gebruiker en zijn dagtaken zal het intranet al snel de plank misslaan. Voor beheerders is het daarom van belang om op de hoogte te zijn van de wensen en behoeftes van de gebruiker en de workflow binnen de organisatie. Quote:”Kill content that talks about me, it’s about you.”

Snel, Sneller, Snelst
De Canadese intranetspecialist Toby Ward nam als voorbeeld een gebeurtenis die Nederland op zijn kop deed staan. Veel organisaties willen snel en consistent intranet net zoals Sven Kramer snel en consistent wil schaatsen. Dit leidt uiteindelijk tot een keuze in de verkeerde baan. Aan de hand van verscheidene onderzoeksresultaten gaf Toby Ward een weergave van het feit dat organisaties klakkeloos de technologie overnemen, zonder de gebruikers voor te bereiden op het gebruik van sociale media en de voordelen daarvan.

Opmerkelijk feit was dat 39% van de huidige medewerkers onder 25 jaar zijn of haar huidige baan zal verlaten wanneer Facebook binnen de organisatie wordt verbannen.
Quote: “Intranet is a proces, not an event.”

Appie en zijn intranet
Zoals jij de Albert Heijn bezoekt, gaan binnenkort de medewerkers van de Albert Heijn de AH Plaza bezoeken. De beheerders van het Albert Heijn intranet hebben een taakgericht intranet ontworpen waarbij personalisatie het uitgangspunt is. De AH Plaza is op dit moment live bij 100 Albert Heijn vestigingen.
Kleine scoop, de AH Plaza zal in de toekomst een samenwerking aangaan met Google, wie weet wat dit allemaal te weeg gaat brengen voor de AH medewerkers. Quote: “Om de plaza te begrijpen, moet je de winkel kennen.”

Geen boodschap aan de crisis
De crisis heeft bij Océ een groot gat geslagen in het budget voor het Intranet, maar zelfs met een klein budget is het ze gelukt sociale media te integreren in de interne communicatie van de organisatie.
Eén van de opmerkelijkste toepassingen is de Rumorbuster. Het geeft medewerkers de mogelijkheid vragen te stellen over geruchten die ze bezig houden en worden vervolgens open en transparant beantwoord door het management. Voordeel: betere werksfeer zonder spanning tussen de werkvloer en het managementteam.

Intern microbloggen bleek ook een groot succes, voor vele is het toegankelijker dan het schrijven van een blog. Het vinden en delen van informatie gebeurt binnen Océ al op grote schaal via het microbloggen.
Quote: “Did we teach people to be a knowledge worker?”

Social intranet because it’s cool?
De Australische intranet expert James Robertson van Step Two Designs gaf een interactieve sessie, waarbij de nadruk lag op het meedenken. James Robertson gaf aan dat wanneer een organisatie van sociale media gebruik zou willen maken men de volgende drie aspecten voor handen moet nemen, te weten: What? Why? How?

Het aspect What? draait allemaal om wat je wilt, oftewel het doel. James Robertson onderscheidde vier doelen, te weten: samenwerking, groot sociaal platform “people 2 people“, een klein beetje social “CEO bloggen” en sociale bedrijfs tools “bedrijfsproblemen oplossen met sociale media“.
Het aspect Why? gaat waarom je sociale media zou inzetten. De voornaamste reden voor een organisatie is dat het business benefits oplevert. Niet vanuit de tool kijken, maar vanuit de benefits. Het aspect How? gaat over hoe de organisatie de sociale media op de juiste manier kan inzetten, zodat de medewerkers het ook op de juiste manier gaan inzetten waarvoor het bedoelt. Sociale media die in de buitenwereld goed werken, hoeven intern geen groot succes te zijn. Quote: “Social tools are changing the world!”

Intranet winning award 2011: The Netherlands?

De topspreker James Robertson presenteerde de prijsuitreiking van de meest innovatieve intranetten van 2009. De combinatie van originaliteit en impact is innovatie, aldus James Robertson.

De jury, bestaande uit vijf personen, heeft een drietal criteria die essentieel zijn om in aanmerking te komen voor een prijs. De criteria zijn originaliteit, invloed op het personeel en het zakelijk voordeel. De grote winnaars van dit jaar waren CRS Australia (Australie), AEP (Verenigde Staten), ChTPZ (Rusland), IDEO (Verenigde Staten) en Prophet (Verenigde Staten). James Robertson vertelde over een aantal zeer effectieve en innovatieve ideeën van de zojuist opgenoemde organisaties.

De ideeën die de show steelden waren onder andere mobiele functionaliteiten, het online evalueren van medewerkers, een workflow systeem, een ideeën systeem en intranetten die compleet gericht zijn op het delen van kennis. Deze ideeën hebben allemaal dezelfde doel, een naadloze omgeving voor de medewerkers om hun taken te kunnen uitvoeren. Quote: “It’s okay.”

Een halfvolle digitale revolutie
De Belgische internetpionier Peter Hinssen maakte kenbaar dat we nog maar halverwege de digitale revolutie zijn. De vier principes intelligence, content, collaboration en knowledge zorgen voor een nieuwe manier van werken. De consument heeft tegenwoordig betere hard- en software en internettoegang thuis dan op het werk, daar komt nog bij dat ze meer vertrouwen hebben in diensten die Google en Yahoo aanbieden dan de organisatie waarvoor ze werken. De slagvelden rondom mobiele telefoons gaan tot z’n extensie dat 23% liever zijn trouwring verliest dan zijn mobiele telefoon. Er ontstaan nieuwe regels, omdat digitaal het nieuwe normaal is. De belangrijkste is zero tolerance voor het falen van technologie oftewel downtime wordt niet geaccepteerd. Het motto voor 2020 van informatie naar intelligentie. Quote: “Information is like water.”

Medewerker 2.0
Studenten werken dagelijks met sociale media, een leven zonder sociale media is als een organisatie zonder medewerkers. Twitter, Google Wave en Blogs zijn op de Hanzehogeschool te Groningen orde van de dag. Het Congres Intranet 2010 gaf een beeld van het gebruik van sociale media in het werkveld, volgens ons DE manier voor interne communicatie van de toekomst. Er wordt niet voor niks gezegd dat 2010 het jaar is van de Sociale media. Bedenk u dan goed de student van nu is de werknemer van de toekomst.