Tips om de informatiestroom te beheren

Wetenschappers van Xerox die zich al 30 jaar buigen op de manier waarop medewerkers communiceren hebben na onderzoek een aantal eenvoudige methodes uitgedokterd om de overvloedige informatie te beheren en tijd te winnen. Vertrekkend van de studie “Future of Work” volgen hieronder negen tips die medewerkers moeten helpen om tijd te winnen en de overvloed aan informatie te beheren:

1. Uitblazen. Het lijkt eenvoudig, maar weinig mensen nemen de tijd om dat te doen. Het is van essentieel belang dat de medewerkers zichzelf pauzes gunnen tijdens hun werkdag. Onderzoek wijst uit dat de productiviteit verhoogt wanneer een korte pauze wordt ingelast door het kantoor enkele minuten te verlaten of de benen te strekken.

2. Je tijdsbesteding optimaliseren. Medewerkers moeten proberen om al hun vergaderingen op bepaalde dagen te beleggen, zodat de andere dagen voor informatieverwerking worden voorbehouden. Men kan zich gemakkelijker op taken toeleggen als men geen vergadering in het vooruitzicht heeft.

3. Gegevensback-ups maken. Men bewaart echter beter te veel informatie dan helemaal geen informatie! Daarom moet men beschikken over een oplossing om regelmatig back-ups te maken.

4. Zijn bureau opruimen. Klasseer, stapel of gooi papieren meteen weg nadat u ze hebt gekregen. Scan en archiveer belangrijke documenten elektronisch in plaats van ze fysiek te klasseren om de nodige kantoorruimte te beperken. Op uw computer moet u onnodige mappen verwijderen en een zoekmotor gebruiken om informatie op te zoeken die u nodig hebt.

5. Meteen handelen. Vaak verliest men tijd door meermaals terug te komen op de verwerking van dezelfde informatie. Het is beter om dat in één keer te doen zodra men ze ontvangt en ze daarna in een map te klasseren of ze te verwijderen.

6. Gratis aanbiedingen negeren. Onnodige e-mails en ongevraagde aanbiedingen hebben wel degelijk een kostprijs. Kies voor kwaliteit eerder dan voor kwantiteit. Beheer uw facturen en rekeningen online en teken in op lijsten die u ongevraagde telefoontjes en reclame besparen.

7. De beschikbare instrumenten benutten. Maak gebruik van de telefoon om op het juiste moment over de juiste informatie te beschikken. U hoeft bijvoorbeeld uw tijd niet te verspillen met het afdrukken van kaarten als u ze per telefoon kunt raadplegen. Telefoons met lokalisatiefuncties kunnen de gewenste informatie verstrekken in functie van de plaats waar u zich bevindt.

8. Het verbruik van RSS-feeds beperken. Neem liever een abonnement op een aggregator die u zal helpen om alle informatie vanaf dezelfde plek te raadplegen.

9. De mobiliteit beheren. Gebruik een portable met e-mailfunctie om de uren die u buiten uw kantoor doorbrengt productiever te maken. Door de hele dag door uw e-mails te lezen, kunt u beter anticiperen op toekomstige taken en kleine taken uitvoeren zodra ze zich voordoen in plaats van naderhand een massa e-mails in één keer te moeten sorteren en verwerken.

Bron: Express.be