Microsoft Word, het bekendste tekstverwerkingsprogramma ter wereld. Waarschijnlijk gebruik jij het ook al jaren. Maar dat je het jaren gebruikt, wil niet zeggen dat je het ook écht door en door kent. Er zijn altijd nog vele tweaks bij te leren. In onze 10 tips en tricks-artikelreeks zijn we aangekomen bij Microsoft Word. Hopelijk steek je er iets van op.
Veel mensen denken dat als je een tabel wil maken in Word, je eerst naar ‘insert’ moet gaan en dan op de table-knop moet drukken. Kortom, dat je altijd van voor af aan moet beginnen. Als je echter in Word al met tabjes een soort lijstje hebt gemaakt, dan kun je die informatie heel makkelijk in twee kliks in een tabel zetten. Selecteer de tekst die in de tabel moet en ga dan naar insert > table > convert text to table. Dat scheelt je weer een heleboel overtikwerk.
Een tekst schrijven is iets heel anders dan iets vertellen. Let maar op als je naar het NOS-journaal kijkt: soms is de tekst van de nieuwslezer iets te veel schrijftaal in plaats van spreektaal. Of je nu een artikel schrijft voor op een website of een speech schrijft die hardop wordt voorgelezen: het is heel makkelijk om Word je tekst aan je voor te laten lezen: dan hoef je het zelf niet te doen. Je gaat hiervoor naar het pijltje naast het ‘refresh’-icoon bovenin. Dan ga je naar More commands en kies je All Commands. Eén van de mogelijkheden is Speak: je kunt die optie dan toevoegen aan je Quick Access-balk. Vervolgens zie je in die balk bovenin een tekstballonnetje met een pijl en kun je spraak inschakelen.
Soms ben je aan het tikken en wordt het wel een heel lange lap tekst. Of misschien heb je meerdere losse verhalen geschreven en zoek je naar een goede scheiding. Je kunt heel makkelijk een lijntje trekken zonder dat je je muis nodig hebt. Je tikt gewoon drie keer een streepje, dus — en dan toets je enter. Klaar.
Wil je je document veilig versturen, dan kun je het beste kiezen voor een wachtwoord. Op die manier is het docje vergrendeld met een wachtwoord. Je kunt het dan wel downloaden, maar wil je het openen, dan komt er een pop-up naar boven met daarop de vraag wat het wachtwoord is. Veel mensen sturen het wachtwoord op het Word-document in hetzelfde mailtje als het Word-doc zelf. Dat is niet handig. SMS of app liever het wachtwoord en stuur het Word-docje vervolgens per mail. Wil je een wachtwoord inschakelen, dan ga je naar Review – Protect – Protect Document.
Waar veel mensen Word gewoon gebruiken voor kale teksten op een witte achtergrond, zijn er gelukkig ook zij die proberen hun Word-doc wat interessanter te maken. Wist je dat er kleurenpalletten beschikbaar zijn met mooi op elkaar afgestemde kleuren om je Word-document er net wat aantrekkelijker uit te laten zien? Ga hiervoor naar het Design-tabje en klik op Colors. Je ziet dan meteen allemaal aantrekkelijke kleuren die visueel erg prettig samenwerken. Klik erop en je Word maakt vanzelf je docje helemaal in die kleurstijl.
Dit lijkt een enorm voor de hand liggende tip, maar er zijn nog steeds veel mensen die de spellingscontrole binnen Word niet kunnen vinden. Nu heeft Word het niet altijd bij het rechte eind, maar vaak wel, en hij wijst je ook op bijvoorbeeld die momenten dat je gewoon een domme tikfout maakt. Ga hiervoor naar Review en dan naar Spelling & Grammar. Op die manier word je gewezen op je foutjes en maak je je document nog beter dan het ongetwijfeld al was.
Veel mensen denken dat je Acrobat Reader of Writer nodig hebt voor alles wat met PDF’s te maken heeft, maar dat is niet het geval. Nu kun je een bestaande PDF in Word niet aanpassen (tenzij je een kopie maakt), maar je kunt wel een Word-doc als PDF opslaan. Wel zo handig als je bijvoorbeeld een factuur wil versturen of iets anders waarvan je niet wil dat de ontvanger er nog iets in kan aanpassen. Je hoeft hiervoor alleen maar naar File > Save As te gaan en dan op de bestandsformaten-dropdown te klikken om PDF te selecteren en op te slaan. Handig!
Hoewel het vroeger vaker mis leek te gaan dan nu (bedankt, Cloud!), komt het nog wel eens voor dat een Word-doc corrupt wordt. Ga niet bij de pakken neerzitten, je bestand kan nog gered worden. Misschien. Het is in ieder geval een poging waard: ga naar File, Open, Browse en selecteer het document. Ga dan naar Open > Open and Repair. Hopelijk kun je het document via deze weg gewoon openen. Wel snel opslaan, als het lukt!
Wil je checken of je een dubbele spatie in je document hebt staan? Er zijn formatting marks in te zetten. Dat zijn een soort gekke tekens die aanduiden dat ergens een enter staat of een spatie. Klik hiervoor op het paragraaf-symbool ¶ en je kunt snel zien of er gekke dingen gebeuren in je docje.
Veel mensen maken handmatig een inhoudsopgave, maar dat hoeft helemaal niet. Dat gepuzzel met zelf de bladzijdenummers erbij zoeken: niemand wil het. Gelukkig hoeft het ook niet, want Word biedt die service. Ga hiervoor naar References en kies dan voor table of contents. Word doet het helemaal voor je, gebaseerd op je hoofdstukken en paragrafen.
Zo, nu ben je weer iets wijzer, veel plezier met het mooier en beter maken van je teksten!
Toch liever nog wat wijzer worden? We hebben eerder al 10 tips en tricks gegeven voor:
