​Thuiswerken door coronavirus? Zo blijft je personeel geïnformeerd!

Het coronavirus heeft inmiddels steeds grotere delen van de wereld in zijn greep. Met bijna vierhonderd coronapatiënten in ons land, worden ook de maatregelen in Nederland telkens strenger. Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) geeft voor mensen met milde klachten in Noord-Brabant al het advies om school, werk of plekken waar veel mensen bij elkaar zijn, te vermijden. Dat wordt ook wel social distancing genoemd: een infectiebestrijdingsmaatregel die de verspreiding van zeer besmettelijke ziekten moet stoppen of vertragen. Voor sommige Nederlandse werkgevers en werknemers biedt thuiswerken een uitkomst. Maar hoe zorg je ervoor dat thuiswerken niet ten koste gaat van samenwerking met collega’s en interne communicatie? Lees hoe jij je werknemers thuis met elkaar in contact, én op de hoogte van belangrijk bedrijfsnieuws houdt.

William Hanage, vooraanstaand epidemioloog aan Harvard TH Chan School of Public Health in Boston vertelt aan de Britse krant The Guardian dat ‘iedereen die vanuit thuis kan werken, dat zou moeten doen. Thuiswerken zal je niet compleet beschermen, maar heeft wel één belangrijk voordeel: door thuis te werken, stel je een eventuele infectie met volledige zekerheid uit.’ Volgens Hanage is het vertragen van de ontwikkeling van lokale uitbraken en het verlagen van het aantal infecties belangrijk om ervoor te zorgen dat de gezondheidszorgsystemen hun capaciteit niet overschrijden. Roy Anderson, toonaangevend epidemioloog aan Imperial College London en voormalig wetenschappelijk hoofdadviseur van het Engelse ministerie van Defensie, houdt zich aan dit advies: hij kondigde beschermende maatregelen aan voor zijn personeel. Hun dagelijkse onderzoeksprojectbesprekingen zullen voortaan plaatsvinden via Skype, WhatsApp en Microsoft Teams. Zo hoopt hij zijn personeel gezond en veilig te houden.

Kleine kanttekening

Sommige wetenschappers plaatsen wel een lichte kanttekening bij het advies om thuis te werken. Mark Woolhouse, professor in de epidemiologie van besmettelijke ziekten aan de Universiteit van Edinburgh, geeft aan dat de timing van het thuiswerken cruciaal is om daadwerkelijk een verschil te maken. Als bedrijven te vroeg beginnen met massaal thuiswerken, hebben ze niet veel invloed. Beginnen ze te laat, dan kunnen ze ook geen bijdrage meer leveren. En, het belangrijkste punt: op een gegeven moment zullen bedrijven er weer mee moeten stoppen. Dat punt moet niet te vroeg in de toekomst liggen, anders heeft thuiswerken geen zin. Maar als je thuiswerken goed organiseert, kun je het zo lang als nodig volhouden.

Thuiswerken: potentiële virusremmer

Door thuis te werken voorkom je dat je zelf besmet raakt. In worst case, als jij besmet bent, kun je door thuis te werken ook voorkomen dat je anderen besmet. Zo zou thuiswerken dus, mits goed getimed, op den duur kunnen leiden tot een verlaging van het aantal infecties. Maar thuiswerken is voor veel organisaties makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe zorg je ervoor dat het niet ten koste gaat van de communicatie en de samenwerking tussen en naar collega’s, en daarmee ook de productiviteit?

1. Communiceren: één op één of in een team

Communicatie op de werkvloer is essentieel. Hoe vaak loop je wel niet even naar een collega om kort iets te bespreken, of zit je naast elkaar aan iets te werken? Wij doen dat in ieder geval ontelbaar vaak op een dag. Als je allemaal thuis werkt, wordt dat toch een stuk lastiger.

Gelukkig zijn er allerlei tools voorhanden die dat probleem oplossen. Denk bijvoorbeeld aan Slack en Microsoft Teams, waarin je in een handomdraai een collega rechtstreeks aanspreekt, of een groepsgesprek start. Heb je echt even de input nodig van een specifieke collega? Met een simpele ‘@’ zorg je ervoor dat die persoon via een pushnotificatie op de hoogte wordt gesteld dat zijn of haar input echt nodig is! Zo lijkt het bijna alsof je collega’s tóch bij je zijn.

2. Videomeetings

Vergaderingen, niet iedereen is er even dol op, maar soms zijn ze nou eenmaal nodig. Als je echt iets face-to-face wilt bespreken of iets moet laten zien aan een groep collega’s, ontkom je niet aan een vergadering. Om online te vergaderen, bestaan er programma’s zoals Skype en GoToMeeting. Je kunt dan niet alleen beeldbellen (rechtstreeks met een collega, of met een hele groep), maar ook schermen delen. Ideaal voor vergaderingen en presentaties op afstand! Nog een bijkomend voordeel van online vergaderen: een vergaderkamer is nu nooit meer dubbel geboekt.

3. Hulp of afstand

Oké, je kunt nu op afstand met je collega’s sparren of een hele vergadering organiseren. Maar dan zul je zien dat je laptop een probleem heeft, nét nu jij thuiswerkt. Of dat je de hulp nodig hebt van een collega die allemaal trucjes in Excel kent. Wat dan? Je kunt nu niet even aan de kant stappen en je collega bij jouw pc laten… of toch wel? Programma’s als Teamviewer en AnyDesk zijn juist specifiek met dat doel ontworpen. Je deelt dan niet alleen je scherm, zoals bij Skype, maar geeft de ander ook tijdelijk controle over je pc. Met Chrome Remote Desktop kun je zelfs via je browser ondersteuning krijgen of aanbieden. Zo zijn jouw IT-problemen misschien nog wel sneller opgelost, dan wanneer je zelf eerst naar de IT-afdeling moet lopen!

4. Interne bedrijfscommunicatie

Misschien wel het grootste nadeel van thuiswerken: alle communicatie moet digitaal. Dus ook dat snelle maar informatieve praatje dat je normaal even met een collega bij de koffieautomaat zou maken. En ook de kleine, onbedoelde maar effectieve teammeeting die sporadisch spontaan tijdens de lunch plaatsvindt. Hoe fijn thuiswerken ook is, en hoe behulpzaam de tools daarvoor ook zijn – waarschijnlijk staat thuiswerken gelijk aan een gigantische hoeveelheid e-mails en berichten. Dat roept weer nieuwe uitdagingen op. Want hoe bereik je je werknemers nog met belangrijk bedrijfsinformatie tussen al dat digitale communicatiegeweld?

Er zijn manieren om je werknemers toch effectief op de hoogte te houden van belangrijk alledaags kantoornieuws (want hey, the show must go on) of van updates rondom maatregelen met betrekking tot het coronavirus. Zorg dat er algemene kanalen of platforms in je organisatie aanwezig zijn waarop je bedrijfsnieuws altijd kunt laten zien en waarop je medewerkers zonder veel moeite de juiste, meest recente informatie kunnen vinden. Denk daarbij aan een digital workplace of een intranet als Microsoft SharePoint. Om je personeelsleden nog makkelijker op de hoogte te houden, koppel je je intranet aan een corporate screensaver waarvan je elke laptop binnen je organisatie voorziet. Die geven dan het bedrijfsnieuws weer als werknemers hun pc even niet gebruiken of als zij naar het bureaublad van hun laptop gaan.

Ook een corporate news app is uitermate geschikt om iedereen up to date te houden. Deze software wordt normaal gesproken vooral ingezet om deskless medewerkers te bereiken, maar kan bij onvoorzien thuiswerken ook prima worden gebruikt om alle werknemers thuis dagelijks op de hoogte te houden. Je personeelsleden hoeven dan alleen regelmatig hun smartphone te checken om op de hoogte te zijn van het belangrijkste laatste bedrijfsnieuws. En bij écht belangrijk nieuws (als je personeel bijvoorbeeld weer naar kantoor mag komen!) stuur je een pushnotificatie met leesbevestiging; zo weet je zeker dat je personeelsleden de informatie gelezen hebben.

Thuiswerken hoeft dus voor jouw organisatie geen probleem te zijn. Het enige wat je nodig hebt is de juiste apps, tools én instelling!

Deze blogpost is geschreven door Lars Cornelis.