Gebruikers binnen organisaties zijn inmiddels gewend aan zakelijk gebruik van generieke mobiele apps, apps voor tablets en tools op internet en gebruiken het graag. Internettools en apps als Box.net, Basecamp, Yammer en Dropbox kunnen continu innoveren en zijn en blijven simpel.
Organisaties vragen zich twee dingen af: 1) ‘Waarom hebben wij altijd zoveel maatwerk laten bouwen, als de gebruiker het toch simpel en generiek wil?’ 2) ‘Onze tools lopen per definitie achter op die generieke internettools en apps. Moeten we die niet gewoon gaan inzetten?’ Bovenstaande is vooral van toepassing op gebieden als samenwerken, communicatie en kennis, gebieden die Microsoft met SharePoint wil bedienen. Wat is de toekomst van SharePoint? Wat zal de rol gaan worden van mobiel, van SharePoint apps en van cloud? Hoe kunnen organisaties daar nu op inspelen? Wat betekent het voor SharePoint professionals?
Op de roundtable over ‘De toekomst van SharePoint en de toekomst van jouw skills’ werden een aantal interessante conclusies getrokken met betrekking tot deze vragen (zie samenvatting).
Consumerisation, de gebruiker bepaalt wat hij gebruikt. ‘Bring your own software’
Sites als Huddle en Basecamp en mobiele apps als Flipboard en Evernote kunnen binnen een maand een nieuwe feature lanceren, van idee tot lancering. Voor old-school enterprise software duurt dit jaren. SharePoint is tot op heden hierin niet anders. Wanneer het idee voor een nieuwe feature ontstaat kan dit al niet meer in de volgende versie worden opgenomen en als een nieuwe versie wordt gelanceerd, duurt het 2 jaar voordat de meerderheid het ook daadwerkelijk heeft uitgerold. Dat betekent een doorlooptijd van 1 jaar (idee tot start ontwikkelen) plus 3 jaar (tijd tussen releases) plus 2 jaar (wanneer bedrijven het ook echt in gebruik nemen).
Als IT loop je dus altijd achter op de tools en apps die vrij verkrijgbaar zijn. De innovatie gaat snel en gebruikers willen daarin mee. De gebruiker bepaalt ook binnen de organisatie wat zij zelf gebruiken. Dat is consumerisation of Enterprise IT.
Het antwoord van Microsoft is Office 365. Dit is onder andere SharePoint Online, gehost door Microsoft. Microsoft kan op dit platform elke 3 maanden nieuwe features lanceren. Als gebruiker van het platform innoveer je automatisch mee.
Appification, generieke simpele apps voorkeur boven maatwerk
Blijkbaar willen gebruikers helemaal niet zulke specifiek op maat gemaakte applicaties gebruiken en is simpel en generiek goed genoeg en de mogelijkheid van gebruik via mobiel een voorwaarde. Een andere observatie is dat branding en dashboarding (een pagina vol zetten met verschillende content en functionaliteiten) minder worden gewaardeerd dan gedacht. Kies voor een app, die alleen doet wat de gebruiker op dat moment wil doen.
Microsoft is momenteel hard aan het werk om de achterstand op mobiel en tablets te herstellen. Aan de andere kant zijn de meeste grote ondernemingen nog niet toe aan het open stellen van hun netwerk voor mobiele applicaties. Ondernemingen zullen nu moeten acteren op dat gebied. Want het intern gebruik van verschillende gratis externe tools heeft nadelen: kennis wordt niet geborgd, samenwerking niet optimaal door verschil in tools en veiligheid is een risico. Bovendien kan juist de uitwisseling van gegevens tussen systemen meerwaarde bieden. Dat kan niet via externe tools.
Microsoft heeft een model gelanceerd waarbij SharePoint ‘met rust gelaten moet worden’, lees: zo veel mogelijk bij de standaard moet blijven, terwijl met SharePoint apps en mobiele apps het verschil gemaakt moet worden. Er zijn nog geen 1000en apps, maar dit is wel de toekomst. In de cloud heb je bovendien geen keuze.
Devicification, maatwerk via apps voor mobiel en tablets te duur
Waar we in het verleden alleen te maken hadden met een paar browsers, moeten functionaliteiten nu op verschillende versies van verschillende mobiele platformen in verschillende vormen (tablet, laptop, mobiel) gebouwd worden. Het is erg duur – zo niet ondoenlijk – om dat voor op maat gemaakte functionaliteiten te doen en bij te houden in een bring your own device wereld. Mijns inziens zullen binnen 2 jaar meer dan 90% van de minuten die worden besteed aan communicatie, kennis en samenwerking via mobiele devices gaan.
Ook dit is een reden om bij de standaard van SharePoint te blijven en via generieke SharePoint applicaties en apps specifieke wensen te realiseren.
Cloud en incrementele innovatie betekent: ‘get rid of your custom code’
SharePoint als software dat je zelf beheert (‘on premise’) lijkt op termijn ten dode opgeschreven. Hoewel grotere organisaties voorlopig naar hybride systemen zullen kijken. Daarmee houden ze gevoelige informatie en complexe maatwerkfucntionaliteit binnenshuis en de rest van de functionaliteiten worden via de cloud (Office 365) gebruikt.
Organisaties zullen IT anders moeten inkopen: Standaard plus generieke apps, cross-mobile-platform, uit de cloud
Dit alles heeft tot gevolg dat organisaties heel anders zullen moeten inkopen en implementeren. En het betekent dat organisaties al het maatwerk uit hun oude SharePoint installaties beter kunnen verwijderen. Gelukkig gaat dat binnen SharePoint 2013 vrij gemakkelijk. 80% van alle maatwerk binnen grotere intranetten kan via standaard SharePoint 2013 en bestaande generieke SharePoint apps gerealiseerd worden, althans, als de leverancier genoeg ervaring heeft en de organisatie concessies doet en niet het wiel telkens zelf wil uitvinden. En die andere 20%? Hoe cruciaal zijn die? Per functionaliteit kun je dat evalueren en er al dan niet een app voor laten maken.
Veiligheid, integratie en samenwerking
De veiligheid van het applicatielandschap dat door werknemers gebruikt wordt is afgelopen jaren sterk achteruit gegaan doordat bedrijfsinformatie op veel verschillende platformen is komen te staan (Dropbox, Whatsapp, LinkedIn, etc). Ook is het moeilijk dat wanneer iedereen binnen de organisatie eigen software en tools gebruikt, die tools te integreren met back-end applicaties. En voor samenwerking tussen mensen en afdelingen en groepen is het vaak van belang dat men dezelfde tools gebruikt.
Daarom lijkt het van belang om bring your own software wel serieus te nemen, maar ook te managen. Dat kan door apps en tools die gebruikers willen gebruiken en die via apps op mobiel ook worden ondersteund, ter beschikking te stellen. Veiligheid en integratie is een sterk punt van Office 365. Je hebt niet langer meerdere disconnected applicaties nodig, de zoekfunctie vind alle verschillende typen content en op gebied van veiligheid kunnen zaken goed worden ingeregeld.
SharePoint skills
Voor de SharePoint professional verandert er veel. De infrastructuurbeheerder zal taken verliezen aan de cloud-leverancier in geval van Office 365. Veel interessanter is dat als diep maatwerk niet meer wordt gevraagd, developers andere technologieën zich machtig zullen moeten maken. Dit zijn technologieën rondom Azure (bouwen Office 365 apps), Mobile App Development (bijvoorbeeld Mono) en frontend developement (Javascript of Typescript).
Het goede nieuws is dat deze technologiën generieker van aard zijn waardoor je afzetmarkt groeit. Aan de andere kant betekent dit meer competitie. Wanneer je nu zou beginnen ben je in staat om voor te blijven wanneer het aankomt op een combinatie van deze technologiën met Office 365. Natuurlijk zijn er voorlopig nog genoeg SharePoint C# ontwikkelaars nodig. Maar dat wordt minder. Hoe langer je nu wacht met het ontwikkelen van nieuwe skills, hoe meer je vermogen om te concurreren daalt.
Advies aan organisaties: Get Back in the Box
U heeft een intranet of samenwerkingsplatform op basis van SharePoint 2010, op maat voor u geïmplementeerd en toch valt het gebruik tegen?
Mogelijke oorzaken:
Wat kunt u doen?
Terug naar standaard
Als je onderkent dat 90% via mobiel zal gaan, gebruikers de laatste technologie willen gebruiken en blijkbaar simpele generieke apps prefereren, dan heb je geen keuze. Dan moet je terug gaan naar de standaard. Dat geldt zeker voor SharePoint. Op basis van SharePoint 2013 is dat goed mogelijk. Durf 20% te laten varen, durf te accepteren dat op detail niveau de keuze wordt gemaakt voor hoe het generiek in de technologie zit en zet SharePoint apps en mobiele apps in. NB: Integratie met back-end applicaties is juist via het app-model en vanuit de cloud goed te realiseren en goedkoper om te beheren.
Want alle organisaties willen toch optimale incrementele innovatie, mobiele devices, altijd de laatste apps, beheer tegen lage kosten en support voor alle mobiele devices?
Conclusie
SharePoint kan de snelheid van consumerization van Enterprise IT mijns inziens aan, doordat Microsoft inziet dat Cloud hen de mogelijkheid geeft van de snelle innovatie. Met Office 365 en Azure in combinatie met applicaties als Yammer hebben zij een goede stap gezet. Releases kunnen tussentijds en snel worden gedaan, via Azure kunnen mobiele platformen snel en veilig worden aangesloten en het app-model geeft partners de mogelijkheid om specifieke functies aan te bieden, zonder dat het maatwerk is.
Microsoft partners moeten voor die marktspecifieke innovatie zorgen door ontwikkeling van apps voor mobiel en apps voor Office 365. De toekomst gaat uitwijzen of zij hierop gaan inzetten. Wij in ieder geval wel.
