Jonge hipsters die met glanzende tablets en slimme apps communiceren. Gladde bureaus en kastloze ruimtes waar een mens met grote slagen kan rolschaatsen. En een postbus die enkel in de weekenden nog opengaat. Welkom in het papierloze kantoor. Hamvraag: Is zo’n kantoor eigenlijk wel realistisch?
Afgelopen week organiseerde printer- en scannerleverancier Veenman een kennissessie over precies dit thema: ‘Is onze toekomst papierloos?’ Het moge duidelijk zijn dat het voor de leverancier zelf een actueel thema is. Momenteel verdient het bedrijf vooral aan de verkoop van printers en scanners, ‘de oprit en afrit van en naar de digitale snelweg’ zoals dagvoorzitter Peter Branbergen van Veenman het mooi noemt. Is die op- en afrit ook in de toekomst nog nodig? Is onze toekomst papierloos? Of heeft papier ook de komende jaren nog een functie in het werkproces?
Zoals dat meestal gaat wanneer verstandige mensen discussiëren, is het antwoord op die vraag niet een duidelijk ja of nee. Alle drie de sprekers op de kennissessie drukten zich genuanceerd uit. Het meeste extreme karakter in het gezelschap was Paul Veger, CEO van innovatiehuis Decos. Hij heeft bij zijn bedrijf zo’n drie jaar geleden volledig papierloos werken ingevoerd. Zijn kantoorgebouw en de inrichting lijken in grove trekken wel op de beschrijving uit de inleiding, kon hij op zijn slides tonen. Maar hij voert het papierloos werken ook echt met ijzeren consequentie door. ‘Zero tolerance’. Alleen dan kan je volgens hem echt de gewenste cultuuromslag maken. In de praktijk zal niet iedereen die discipline hebben. ‘Ik voorspel dat over een aantal jaren iedere organisatie papierloos werkt, maar ik ben al heel blij wanneer we nu een bedrijf inspireren om tien procent van het papierverbruik te reduceren’, zegt Veger.
Theo Thomassen, professor op het gebied van archiefwetenschap aan de UvA, sprak zelf liever over het ‘papierarme’ kantoor. Er wordt volgens hem momenteel niet zozeer minder papier verbruikt, maar er vindt wel een verandering plaats in de manier waarop papier gebruikt wordt. Was het twintig jaar geleden nog een archiveringsmedium, nu is het een tijdelijk middel om bijvoorbeeld de eigen gedachten te vormen. Bovendien zijn er allerlei redenen (cognitief, psychologisch, ergonomisch, technologisch en juridisch) waarom mensen van papier afstappen als een barrière ervaren. Papierloos werken als doel op zich is daarom voor de professor niet zo interessant.
En ook de derde spreker, ECM-strateeg Sjoerd Alkema van Xilio, had kanttekeningen bij de digitale wereld. Hij is enthousiast over de mogelijkheden, maar voorziet ook de nodige uitdagingen en dan met name op het gebied van het beheren van alle digitale gegevens. Door de digitalisering vindt er ieder jaar een verdubbeling plaats van de hoeveelheid opgeslagen gegevens. Hoe ga je die stortvloed bedwingen? Hij stelde tijdens zijn presentatie de uitdaging in ieder geval voor als het bedwingen van een golf door een golfsurfer, een kunst die maar een enkeling machtig is….
Wel of geen papier gebruiken is niet zozeer de kwestie. Waar het om gaat, zijn de strategische en organisatorische keuzes die je maakt om informatie in een digitale wereld te beheersen. Daar hadden de sprekers uitgesproken ideeën over. Alkema benadrukt bijvoorbeeld dat je data moet classificeren, want dan kan je als bedrijf kiezen welke gegevens je wilt bewaren en welke niet. Bovendien worden gegevens makkelijker vindbaar. Thomassen heeft daar heel andere ideeën over. Hij vindt dat je juist niet moet classificeren en je medewerkers de vrijheid moet geven te bepalen wat ze bewaren en wat niet. Thomassen constateert dat er veel bureaucratie is als gevolg van een te sterk classificerende overheid.
Ook over de vraag ‘hoe bereik je een cultuurverandering?’ bestonden verschillende meningen. Veger vindt bijvoorbeeld het accepteren van papier naast digitaal uitstelgedrag. Papierarm werken kost eigenlijk veel meer energie en zorgt er ook voor dat sommige mensen in de oude cultuur blijven hangen. Anderen wijzen er weer op dat er verschillende branches zijn waar voorlopig papier nog een belangrijke rol blijft spelen, onder andere in de advocatuur en in de zorg. Papier volledig verbannen lijkt daar nog ver weg.
De strategieën voor digitalisering kunnen dus behoorlijk uit elkaar liggen. Maar over één ding lijkt iedereen het eens te zijn: de toekomst is digitaal. Je bent een sufferd als je je daar niet op voorbereidt.
