Alsof je als werkgever nog niet genoeg aan je hoofd hebt (looproutes bepalen, klanten behouden), moet je nu ook nog je team op afstand aansturen. Dit laatste is iets waar Siel, Sales Manager, al jaren ervaring mee heeft. En dat wierp tijdens de lockdown zijn vruchten af, want haar tienkoppige salesteam presteert thuis net zo goed als op kantoor. Dit zijn haar best practices.
Vóór de uitbraak van corona probeerden Siel en haar team hun fysieke verplaatsingen al zoveel mogelijk te beperken. Voornamelijk omdat het de efficiëntie ten goede kwam. Siel: “Als we onze salesgesprekken digitaal doen, kunnen we per dag tot wel het dubbele aantal aan. Ik moet erbij zeggen dat we bij Teamleader software als een service verkopen, dat is online gemakkelijker aan te bieden dan een fysiek product natuurlijk.”
“Als je bij potentiële klanten op bezoek gaat, heb je natuurlijk al reistijd. Vervolgens krijg je een rondleiding door het bedrijf en ontmoet je vaak allerlei mensen. Dat kan erg interessant zijn, maar het heeft niet altijd toegevoegde waarde voor het gesprek.”
“Efficiëntie zit in ons DNA: we maken software om tijd te besparen. ”
“Het voordeel van een virtuele meeting is dat we sneller to the point komen. Ook duurt de meeting maximaal zestig minuten. Een uurtje dat we aftrappen door samen met de klant de agenda op te stellen. Dit geeft de klant de bevestiging dat hij gehoord wordt en de meeting altijd persoonlijk is, en op maat van zijn of haar uitdagingen. Je kunt wel zeggen dat we zo efficiënt mogelijk gebruik maken van ieders tijd.”
Als salesteam op afstand toch nauw samenwerken is een uitdaging, beaamt Siel: “Je loopt niet even bij iemand langs. Zelfs niet voor een korte vraag of een high five. Dat maakt efficiënt én gezellig samenwerken en communiceren als team een punt van aandacht voor mij als manager. Door de jaren heen heb ik verschillende dingen geprobeerd en inmiddels een aantal zaken gestandaardiseerd.”
“Een chatprogramma implementeren in je communicatieproces lijkt een no-brainer, zeker sinds de uitbraak van corona. Wij werken al jaren met Slack, omdat onze medewerkers altijd al verspreid over heel Europa hebben gewerkt. Dat is eigenlijk tip 1: kies één chatprogramma waarmee het hele bedrijf werkt en voorkom dat ieder team zijn eigen chatprogramma kiest.”
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers het chatprogramma daadwerkelijk gebruiken en niet naar de oude vertrouwde communicatiekanalen als e-mail en telefoon grijpen? “Dat is een kwestie van opvoeden”, stelt Siel. “Vanaf de eerste werkdag duidelijk uitleggen hoe je het best met collega’s kunt communiceren. Als je pas later een chatprogramma in het werkproces implementeert, werkt het goed om consequent in dat programma te reageren op vragen die je krijgt. Oók als die vraag je via een ander kanaal gesteld werd.”
Siel voegt toe dat het in sommige gevallen wel echt handiger is om de telefoon te pakken en te bellen: “Een ingewikkelde klantcase uitleggen gaat over de telefoon nou eenmaal makkelijker dan via Slack. Dan is het dus efficiënter om twee minuten te bellen dan twintig minuten te besteden aan een compleet boekwerk.”
“Voor het salesteam hebben we twee kanalen gemaakt, in een kanaal kun je met meerdere mensen tegelijk chatten. Het eerste kanaal is om informatie in te delen, bijvoorbeeld over productupdates, interessante salestechnieken of teamupdates. In het tweede kanaal krijgen we een melding als er een nieuwe klant is aangesloten. Honderd procent goed nieuws dus en dat vieren we met virtuele high fives en gifjes. Die melding krijgen we automatisch dankzij een koppeling tussen Teamleader en Slack. De virtuele variant van de salesbel op kantoor dus. Successen moet je ook op afstand blijven vieren!”
“Nog zo’n soort koppeling hebben we ingesteld om de samenwerking tussen Support en Sales te optimaliseren. Als zij de vraag krijgen om een extra account aan te maken of een nieuwe klant aangedragen krijgen, dan zetten ze in Teamleader een taak voor het salesteam. Daar krijgen wij in Slack, via de koppeling met Teamleader een melding van en zo kunnen we onze klanten zo snel mogelijk van dienst zijn.”
“In Teamleader houden we ons complete verkoopproces bij, van eerste contact tot aan de facturatie. Hierdoor kunnen we dus die automatische melding krijgen als een deal gesloten is”, legt Siel uit.
“Als ik een openstaande deal zie, een verkoopkans waarop geen volgende stap gepland is, dan kan ik de dealverantwoordelijke via een @-tje naar de status vragen. Hij krijgt een melding en komt direct op dezelfde pagina terecht. Dat maakt de communicatie extreem efficiënt: iedereen is letterlijk on the same page en heeft inzicht in alle beschikbare achtergrondinformatie van zowel de deal als contactpersoon.”
“In Teamleader zit ook een agendafunctie. Deze houden we openbaar, zodat ik als manager altijd inzicht heb in de workload van mijn team. Het is belangrijk dat we als team voldoende afspraken inplannen en dat ieders dagen gevuld zijn. Afspraken zijn gekoppeld aan de contactinformatie van de klant in het CRM. Hoe makkelijk wil je het jezelf maken? Teamleader is gekoppeld aan ons VoIP-systeem en aan onze Gmail-accounts. Zelfs als een collega geveld wordt door corona en ziek thuis zit, heeft het team toegang tot álle achtergrondinformatie en kunnen wij de klant onverstoord verder helpen.”
“Vóór de lockdown had ik om de week een bila van zestig minuten per medewerker. Deze heb ik sinds we thuiswerken omgezet in een wekelijks half uurtje. In het begin was ik er bang voor dat het me virtueel niet zou lukken om écht met mijn team te praten, maar we zijn juist dieper gegaan dan voorheen. Er was meer focus en minder afleiding.”
“Sinds we allemaal thuiswerken doen alle teams een dagelijkse check-in met elkaar. Dit hoeft maar tien minuten te duren. Sommige teams doen dat ‘s ochtends en benoemen hun focus van die dag. Wij zijn geen ochtendmensen en sluiten de dag gezamenlijk af. Meestal vertellen we even kort hoe onze dag was: wat ging goed en wat kon beter? Het is absoluut geen salesmeeting; er worden geen cijfers besproken. Dat is belangrijk om te onthouden als manager: durf je team vrijheid te geven. Je kunt de check-ins daarom het best vergelijken met de informele momentjes die je normaal gesproken per toeval op kantoor hebt.”
“Een belangrijk moment binnen het salesteam is het einde van de maand, wanneer we de targets moeten halen. Op die dagen komt iedereen naar kantoor en werken we met het motto ‘één team één taak’. Collega’s zijn extra gedreven om deals te sluiten omdat ze zich onderdeel van een team voelen en willen bijdragen. De sfeer die er dan hangt was online moeilijk te evenaren. Ik merkte eind maart meteen dat de teamspirit wegzakte.”
“Het probleem was al gauw opgelost toen we mini wedstrijdjes in het leven riep om mijn team te motiveren. Bijvoorbeeld: wie plant de meeste afspraken in? Wie haalt de meeste klanten binnen? We starten op maandag en op vrijdag roep ik de winnaar uit. De kunst is om de wedstrijdjes gedurende de week levend te houden. Ik gaf iedere dag een update van de ranking. Zo bleef het team betrokken en gemotiveerd. Het effect van deze methode zag ik direct in de cijfers terug, die worden dus onderdeel van het nieuwe normaal!”
Dankzij de juiste tools en een doordachte communicatiestrategie weet Siel haar salesteam succesvol door de coronacrisis te loodsen. Dit kun jij ook! Om het je gemakkelijk te maken, hebben we een checklist gemaakt. Werk de to do’s een voor een af en binnen een week werkt jouw (sales)team nauw samen op veilige afstand. Download de checklist en take the lead.
Dit artikel betreft een samenwerking.
