Een volle mailbox waar maar geen einde aan lijkt te komen, onbeantwoorde mails, to-do lijsten en iedere keer die pop-up. Soms voelt het alsof je alleen nog maar bezig bent met je inbox. En denk je dat je de enige bent? Dat is zeker niet zo, want volgens onderzoek door Double Gemini heeft 70% van de mensen heeft meer dan 1.000 e-mails in hun inbox en driekwart maakt de mailbox nooit leeg.
We zijn slaaf van onze mails en daar moet maar eens een einde aan komen, vond Prasanth Nair, bedenker van de Stack Method (stapelmethode). “De gemiddelde persoon die onze techniek beheerst, krijgt daar meer dan 250 uur per jaar voor terug”, aldus Nair.
De Stack Method – Stapelmethode
Het systeem dat Nair bedacht heet de Stack Method (stapelmethode). De CEO van Double Gemini bedacht de methode zelf nadat hij verschillende manieren en systemen had uitgeprobeerd om het e-mailproces eenvoudiger te maken. Niets had het gewenste effect. Pas toen hij, na een productieve dag, bedacht dat e-mails eigenlijk acties zijn, besloot hij daar een systeem voor te ontwikkelen. Onze inbox is ingedeeld voor het verzamelen van berichten, goed prioriteiten stellen is lastig op basis van een ongeorganiseerde mailbox. Dat klopt wel, want wie naar zijn eigen inbox kijkt ziet al snel dat de meest recente mails bovenaan staan en dus steeds onze aandacht krijgen. Maar dat wil niet zeggen dat die bovenste mails ook de meeste urgente acties vragen. Met de stapelmethode van Nair ga je berichten ordenen op basis van het type actie.
Zo werkt het
Je hebt geen speciale software nodig, dus open die inbox en start meteen. Maak 3 tot 6 mappen aan en geef ze een naam, maak onderscheid in verschillende acties die je moet uitvoeren. Volgens de stapelmethode zijn dit voor de meeste mensen de 5 beste mappen:
- Beantwoorden: e-mails die een directe reactie nodig hebben;
- Doorsturen: acties die moeten worden gedelegeerd of overgezet naar andere systemen;
- Afspraken: een evenement of vergadering die moet worden gepland in je agenda;
- Review: nieuwsbrieven of e-mails waar je in de CC op staat;
- To Do: Taken die moeten worden gedaan (Nair e-mailt zichzelf soms een herinnering voor iets dat hij moet doen).
Klinkt simpel toch? Als een van deze mappen voor jou niet werkt dan maak je die niet aan. En misschien helpt een ander type actie jou wel, dan voeg je die map toe.
Prioriteiten stellen
Bedenker Nair begint zijn dag door zijn inbox te openen en e-mails naar de juiste mappen te verplaatsen met behulp van sneltoetsen. Dat is volgens hem binnen een paar minuten gebeurd. Daarna begint hij met zijn actiemappen, in volgorde van belangrijkheid. Dat betekent dat hij begint met de mails in de map Beantwoorden, vervolgens To Do, Afspraken, Doorsturen en Review.
Het klinkt inderdaad als een simpele methode. Doordat je de mails met vergelijkbare acties in een batch verwerkt, kun je veel efficiënter werken. Je hoeft niet steeds te schakelen tussen verschillende systemen en bijvoorbeeld het openen van je agenda.
Uiteraard kun je de methode van Nair nog beter onder de knie krijgen als je een cursus volgt, maar die worden vooralsnog niet in Nederland aangeboden. Het klinkt in ieder geval als een eenvoudige manier om meer overzicht te krijgen. Bekijk hier de video’s voor meer uitleg.
