Maar een op de drie zakelijke e-mails is van waarde

Slechts een op de drie e-mails in een zakelijke inbox is van waarde. Zo blijkt uit een recent onderzoek gepubliceerd door Mimecast. Slechts 25% van de e-mails wordt als “onmisbaar” voor het werk bestempeld en een overige 14% is van “wezenlijk belang”.

De resultaten, vastgelegd in het rapport “The Shape of Email“, kwamen tot stand door onderzoek te doen bij IT-organisaties op het e-mailgebruik en de inhoud van de gemiddelde inbox van een werknemer. Zo werd een beeld verkregen van de huidige status en de waarde van zakelijke e-mail. Het onderzoek richtte zich op de veranderende aard van de inbox, toegang op afstand tot e-mail en het gebruik van social media, en zal regelmatig worden bijgewerkt om deze verandering in de tijd te volgen, inclusief een analyse van het daadwerkelijke zakelijke e-mailverkeer. Door de waarde van ontvangen zakelijke e-mails te onderzoeken kan het “e-mailprofiel” van de gemiddelde organisatie worden gevolgd en het e-mailgebruik visueel worden weergegeven.

De belangrijkste bevindingen zijn:

– De waarde van informatie in een inbox loopt sterk uiteen. Bijna twee op de drie ontvangen (61%) e-mails worden beschouwd als niet-essentieel. Gemiddeld 11% van de e-mails is persoonlijk, niet-werk gerelateerd. De resterende inhoud heeft op zijn hoogst functionele inhoud, en een geschatte 7 procent van de e-mails wordt beschouwd als spam of junkmail. Gemiddeld 63% van de e-mail bestaat uit interne onderlinge communicatie.

– Kwantiteit versus kwaliteit? Door de informatie in de inbox te onderzoeken en deze te classificeren van “junk” naar “bedrijfskritisch” kon een gemiddelde kwaliteitswaarde aan verschillende typen inboxen worden gegeven. Hogere kwaliteit inboxen zijn gemiddeld 10 procent kleiner dan die van lagere kwaliteit, (respectievelijk gemiddeld 2,53 GB en 2,81 GB). Zij bevatten veelal ook een groter deel aan interne e-mails. Het onderzoek toont tevens aan dat het aandeel essentiële of kritische e-mails veelal hoger is bij grotere bedrijven met kleinere inboxen.

– Het gebruik van social media op de werkplek is over het algemeen toegestaan. LinkedIn is de meest gebruikte (in 55% van de bedrijven), gevolgd door Facebook (47%). Echter, slechts een op de drie organisaties is van mening dat door het gebruik van sociale media op de werkplek daadwerkelijk de afhankelijkheid van e-mail is afgenomen. 59% van de respondenten is van mening dat het huidige gebruik van sociale media de kans op het lekken van informatie vergroot en 55% vindt dat het risico op beveiligingsinbreuken ook is toegenomen.

– De veranderende aard van het e-mailgebruik zal invloed hebben op de veiligheid van informatie. IT-organisaties zijn bezorgd over de gevolgen voor de beveiliging door mobiel e-mail en toegang op afstand tot e-mails. Respectievelijk 39% en 41% noemen het als een punt van zorg. Maar organisaties maken zich nog steeds meer zorgen over e-mail-gebaseerde virussen (55%) en e-mail-inbreuken op de beveiliging in zijn algemeen (55%).

“The ‘Shape of Email’ is een startpunt om ons te helpen inzicht te krijgen in de kwaliteit van de informatie in inboxen van organisaties over de hele wereld“, aldus Nathaniel Borenstein, Chief Scientist van Mimecast. “Duidelijk is dat de gemiddelde werknemer een belangrijke uitdaging heeft om inkomende informatie eenvoudig te verwerken en te identificeren welke berichten echt bedrijfskritisch zijn.“

Borenstein vervolgt, “e-mail zal nog vele jaren een fundamenteel zakelijk tool blijven. Het is de wereldwijde standaard, maar niet altijd de gouden standaard. Het is daarom van groot belang dat e-mailsystemen zich blijven ontwikkelen en aanpassen als de technologie en werkwijzen veranderen. Door het ‘Shape of Email’ onderzoek hopen wij de kennis van de huidige status van zakelijke inboxen te hebben vergroot en dit zal ons helpen te begrijpen waar e-mail naar toe gaat. We horen graag van iedereen die aanvullende inzichten heeft.“