Tedje van Gils
Tedje is blogger voor Stylecowboys, Dutchcowboys en Travelvalley. Verder is ze tekstschrijver bij Red Banana. Ze is film- en serieverslaafd en houdt van lekker eten, reizen en beauty.
Werknemers spenderen gemiddeld een kwart van hun werkweek aan het wegwerken van hun e-mail. Ondanks dat we zoveel e-mails versturen, zegt loopbaancoach Barbara Patcher dat we nog steeds niet weten hoe we nu op de juiste wijze e-mails moeten beantwoorden.
We tikken ontzettend veel e-mails en we kunnen het ons niet veroorloven dat daar fouten instaan die grote consequenties hebben. Daarom geven we je vijftien tips over hoe je het best een e-mail kunt opstellen en beantwoorden.
1. Onderwerp
Een onderwerp voor je mail bedenken blijkt soms nog best lastig. Het beste is om het onderwerp simpel, helder en kort te houden. Mensen beslissen vaak of ze een e-mail openen op basis van het onderwerp. Voorbeelden: Meeting datum is veranderd, snelle vraag over uw presentatie of suggesties voor het voorstel.
2. E-mail adres
Als je voor een bedrijf werkt, zou je je het e-mail adres van je bedrijf moeten gebruiken. Als je je persoonlijke account gebruikt, moet je uitkijken met het kiezen van dit adres. Je zou altijd je eigen naam in je adres moeten zetten, zodat de afzender dan weet van wie de mail komt. Als je een mailtje verstuurt onder de naam beerlover@… zal niemand je serieus nemen. Hoe erg je ook houdt van een biertje.
3. Reply all
Denk twee keer na voordat je op reply all drukt. Niemand wil e-mails lezen waar ze niks mee te maken hebben. En kijk natuurlijk ook uit met reply all als je het mailtje maar naar één persoon wil sturen in plaats van naar de hele afdeling. Vooral als het over een collega gaat, dat zou zuur zijn!
4. Handtekening
Voorzie je lezer van wat informatie over jezelf in de handtekening. Hierin moet in ieder geval het volgende staan: je volledige naam, je functie, naam van het bedrijf, contactgegevens met telefoonnummer. Eventueel kun je ook social media kanalen toevoegen. Gebruik hetzelfde lettertype, dezelfde lettergrootte en kleur als in de rest van de e-mail.
5. Aanhef
Gebruik geen relaxte, alledaagse uitdrukkingen zoals “hey guys” of “yo”. In plaats daarvan kun je beter “hi” of “hallo” gebruiken. Denk ook goed na over afkortingen van namen. Zeg bijvoorbeeld geen Mike als hij Michael heet.
6. Uitroeptekens
Denk na over het gebruik van uitroeptekens. Je hebt het waarschijnlijk niet eens door dat je veel zinnen afsluit met een uitroepteken. Het resultaat? Het kan te emotioneel en onvolwassen overkomen. Lees je mail nog een keer terug en vervang uitroeptekens door punten waar het kan. Uitroeptekens moeten met mate worden gebruikt.
7. Humor
Humor op papier is altijd lastig. Want: vat de persoon aan de andere kant goed op? Humor kan ook gauw sarcastisch overkomen. In professionele e-mails kun je humor het best weglaten, behalve als je de ontvanger goed kent. Iets wat jij grappig vindt, kan de ander namelijk helemaal niet grappig vinden. Als je twijfelt, kun je het er beter uitlaten.
8. Culturen
Miscommunicatie komt vaak voort uit het verschil in culturen en dan met name in de schriftelijke vorm als we elkaars lichaamstaal niet kunnen zien. Een goede tip om in het achterhoofd te houden: Japanse, Arabische of Chinese mensen willen je eerst beter leren kennen voordat ze zaken met je gaan doen via de mail. Nederlandse, Duitse, Amerikaanse en Scandinavische mensen willen juist snel to the point komen.
9. Beantwoord je e-mails
Het is moeilijk om op al je e-mails te reageren, maar je zou het wel moeten proberen. Ook bij mails die per ongeluk naar jou verzonden worden. Dan zou je bijvoorbeeld terug kunnen mailen: “Ik denk dat deze e-mail niet voor mij bedoeld was. Ik wilde u dit even laten weten, zodat u het aan de juiste persoon kunt sturen.” Zo laat je zien ook een goede kant van jezelf zien.
10. Teruglezen
Vertrouw niet op de spelling check in je e-mail programma. Lees alles terug voordat je op ‘verzend’ drukt. Lees het bij voorkeur hardop voor, zodat je ook goed kunt horen of zinnen goed lopen. Een (type)foutje sluipt er zo in!
11. E-mail adres toevoegen
Voeg het e-mail adres als laatste toe. Zo voorkom je dat je een mailtje per ongeluk eerder verstuurt. Zelfs als je reageert op een mailtje, is het verstandig om eerst het adres te verwijderen en later weer toe te voegen.
12. Correcte ontvanger?
Druk pas op verzenden als je zeker weet dat de e-mail bij de juiste persoon terecht gaat komen. Je wil natuurlijk niet dat een e-mail bij iemand verkeerds uitkomt. Een verkeerde naam aanklikken gebeurt soms en dat kan erg beschamend zijn.
13. Lettertype
Op paarse Comic Sans zit niemand te wachten. Hou je lettertype, kleur en grootte classic. Je e-mails moeten goed leesbaar zijn voor de ontvanger. Fijne fonts om te gebruiken zijn Arial, Calibri of Times New Roman en dan bij voorkeur in grootte 10 of 12. En de kleur? Zwart, dat is het meest veilig.
14. Let op je toon
Gezichtsuitdrukkingen zijn niet af te lezen in een e-mail. Let daarom op de toon die je gebruikt in je mails. Maak niet te korte zinnen, want dan kun je overkomen als boos en kortaf. Om misverstanden te voorkomen, is het raadzaam om, voordat je de mail gaat verzenden, je e-mail even hardop voor te lezen. Als het hard overkomt op jezelf, zal het ook hard overkomen op je ontvanger. Probeer ook negatieve woorden te vermijden, zoals mislukking, verkeerd, verwaarloosd.
15. Geen weg terug
Iedere elektronische boodschap laat een spoor achter. Let er dus op wat je zegt in je mails. Het staat zwart op wit en is niet uitwisbaar! Zodra je je mail hebt verzonden, is er geen weg meer terug!
Succes!
...