​Je boekhouding uitbesteden of zelf doen?

Boekhouding, als ondernemer ontkom je er niet aan. Veel ondernemers zijn hier niet voor geschoold en vinden het lastig. Desalniettemin is het belangrijk om een nauwkeurige boekhouding bij te houden, zowel voor de Belastingdienst als voor jezelf.

Maar moet je jouw boekhouding uitbesteden of toch zelf doen? Welke opties zijn er, wat zijn de kosten van deze opties? En wanneer is welke optie nou het meest geschikt? Dat lees je in dit blog.

Hoe boekhouden?

Als je er een goede boekhouding op na wilt houden, moet je alle financiële gegevens en documenten overzichtelijk administreren. Maak daarvoor verschillende mappen aan waarin je desbetreffende documenten bewaard:

• Inkoop – inkomende facturen
• Verkoop – uitgaande facturen
• Bonnen – kassabonnen en bankafschriften
• Belasting/fiscale informatie – aanslagen en aangiftes
• Documenten – overige documenten, zoals offertes en contracten

Welke opties heb je voor het bijhouden van je boekhouding?

Zelf boekhouding doen

Hoewel het niet voor iedereen leuk is om zelf je boekhouding te doen, is dit zeker in de beginfase van je bedrijf aan te raden. Zeker als je goed met cijfers bent. Ten eerste hou je overzicht over je financiële zaken door dit zelf te doen. Daardoor kun je sneller handelen en besluiten maken die van invloed zijn op je financiën. Ten tweede bespaar je kosten op een boekhouder of accountant. Daarover later nog meer.

Zelf je boekhouding bijhouden kan op verschillende manieren en je kunt daarbij gebruik maken van verschillende tools en hulpmiddelen.

Zelf boekhouden in Excel

Een laagdrempelige oplossing voor het bijhouden van je boekhouding is Excel. Het voordeel is dat de aanschafkosten vaak laag of gratis zijn, omdat het meestal al op je desktop is geïnstalleerd. Maar om met Excel een nauwkeurige boekhouding bij te houden, moet je enige kennis hebben van het werken met formules.

Handmatig boekhouden in Excel geeft je misschien het gevoel van controle, maar het is een tijdrovende klus als je boekhouding complexer wordt. Die tijd besteed je uiteraard liever aan het onderhouden van klantrelaties en het uitvoeren van je core business.

Ga je zelf boekhouden? Hier vind je een handig stappenplan om zelf eenvoudig de boekhouding te doen!

Zelf boekhouden met een boekhoudprogramma

Een tweede optie is om te boekhouden met een boekhoudprogramma. Met name de online programma’s bieden veel mogelijkheden voor ondernemers. Je kunt diverse taken hiermee automatiseren zodat je tijd bespaart en efficiënter werkt.

Bovendien heb je altijd en overal toegang tot je administratie en je gegevens zijn veilig en centraal opgeslagen. Bij offline boekhoudprogramma’s loop je namelijk het risico dat je boekhouding weg is als je computer crasht.

Boekhouding uitbesteden

Als je ervan verzekerd wilt zijn dat jouw boekhouding in orde is, dan kun je de administratie het beste uitbesteden. Er zijn genoeg boekhouders die gespecialiseerd zijn in de administratie van zzp’ers of kleine ondernemingen.

De taken of werkzaamheden die je aan een boekhouder uitbesteed zijn helemaal aan jou; je kunt ervoor kiezen om alleen je belastingaangiftes door een boekhouder of accountant te laten doen, of je volledige administratie uit handen geven inclusief het verwerken van je facturen en bonnetjes. Uiteraard is deze laatste optie wel duurder.

Wat zijn de kosten?

Zelf boekhouding doen

Als je zelf je boekhouding wilt bijhouden heb je dus grofweg twee opties: met behulp van Excel of een boekhoudprogramma.

Excel is vaak gratis en al op je desktop geïnstalleerd. De prijzen voor boekhoudsoftware lopen daarentegen enorm uiteen. De prijs is afhankelijk van de functies die je wilt of nodig hebt, maar ook van de aangeboden service.

Verschil online en offline boekhoudprogramma’s

Daarnaast is er een verschil tussen offline en online boekhoudsoftware. Voor de offline boekhoudprogramma’s betaal je eenmalig aanschafkosten, dit varieert van een paar honderd euro voor een basispakket tot een paar duizend euro voor een compleet en gespecialiseerd pakket.

Ook voor de online boekhoudsoftware geldt dat de prijs afhankelijk is van de functionaliteiten en mogelijkheden van het programma dat je kiest. Maar in tegenstelling tot offline software, ben je hierbij gebonden aan een vast bedrag per maand, variërend van tien tot zo’n honderd euro per maand.

Zo’n hoge maandprijs is voor de meeste kleine ondernemers niet noodzakelijk, maar het geeft een goede indruk van de breedte van de kosten en mogelijkheden.

Er zijn overigens aanbieders waarbij starters gratis het programma kunnen gebruiken. Meestal geldt dit voor een jaar. Na dit eerste jaar als ondernemer betaal je de normale maandelijkse kosten.

Kosten boekhouder of accountant

Ook de kosten voor een boekhouder of accountant lopen flink uiteen. Dit is afhankelijk van de service die je kiest, maar ook de werkervaring van degene die je inhuurt.

Boekhouder

Sommige ondernemers kunnen heel goed zelf hun maandelijkse boekhouding bijhouden, maar hebben de hulp van een boekhouder nodig voor het doen van belastingaangifte. Wil je jouw volledige administratie uitbesteden? Dan zijn daar uiteraard hogere kosten aan verbonden.

Een boekhouder kost gemiddeld ongeveer 80 euro per maand. De kosten kunnen aardig uiteenlopen tussen verschillende boekhouders (ongeacht wat je wil laten doen). Dit varieert van ongeveer 40 euro tot 120 euro per uur:

• beginnende boekhouder: 40 – 60 euro per uur
• boekhouder met 2-5 jaar ervaring: 60 – 80 euro per uur
• ervaren boekhouder: 80 – 120 euro per uur

Accountant

Een accountant inhuren is voor zzp’ers vaak een grote uitgave, maar het levert je ook een belastingvoordeel op. Je bespaart niet alleen tijd, accountants zijn een kei in het toepassen van Belastingregels. Word je boekhouding complex en ga je grote investeringen doen? Dan kan een accountant je goed helpen.

Een indicatie van de kosten voor een accountant (afhankelijk van de werkervaring):

• beginnende accountant: 60 – 75 euro per uur
• accountant met 2-5 jaar ervaring: 70 – 120 euro per uur
• ervaren boekhouder: 120 – 200 euro per uur

Wanneer moet je welke optie kiezen?

Als je maar een paar klanten per jaar of een hele simpele administratie hebt, kun je goed uit de voeten met Excel. De boekhouding uitbesteden aan een accountant of de aanschaf van offline boekhoudprogramma’s is voor kleine ondernemingen vaak een grote investering.

Daarentegen kun je online boekhoudprogramma’s gebruiken vanaf een paar euro per maand of soms zelfs helemaal gratis (als starter). Als je een complexe administratie hebt is dit wel de meest praktische, en vaak ook meest efficiënte oplossing. Online boekhouden biedt meer flexibiliteit en mogelijkheden voor automatisering. Meer weten? Hier vind je alle voordelen op een rij.

Wat het beste past bij jou en jouw bedrijf, is afhankelijk jouw budget en wensen. Bedenk wat jouw behoeftes zijn op het gebied van functies en mogelijkheden. Wees daarbij realistisch over jouw capaciteiten en kritisch op je wensen. Want over het algemeen geldt: hoe minder je zelf doet en hoe meer je wil kunnen doen, des te hoger de kosten.

Photo by rawpixel.com from Pexels