Jaarafsluiting: de balans opmaken was nog nooit zo heerlijk feitelijk

Hoe is het je dit jaar vergaan? En hoe gaat het met je bedrijf? Het einde van het jaar nadert, en dat betekent dat het weer tijd is om de balans op te maken. Als moderne ondernemer kan je dit doen op een yogamatje onder het genot van Tibetaanse klankschalen, of starend naar de zonsondergang op een tropisch eiland, of gewoon met een biertje in je hand in je favoriete café. Maar of je nou het type bent dat hier binnen enkele minuten mee klaar is, of een dromer tot de zon weer opkomt: zonder controle over je financiën is elke minuut die je besteedt aan terugblikken of forecasten verspilde tijd.

Doet dit je schrikken? Eenvoudig een kloppende financiële jaarafsluiting maken is met behulp van de moderne techniek nu gelukkig voor iedere ondernemer weggelegd.

Financiële jaarafsluiting met boekhoudprogramma of boekhouder?

Met de moderne boekhoudprogramma’s kun je zelf al een snelle, slimme en kloppende boekhouding voeren. Veel leveranciers van boekhoudprogramma’s bieden uitgebreide online tutorials en diverse checks die ervoor zorgen dat je boekhouding in orde blijft. Daarvoor heb je steeds minder vaak een boekhouder nodig. Maar voor de jaarafsluiting zijn een extra paar ogen toch vaak handig. Uiteraard dien je goed af te wegen of alleen een online programma voor jou de beste optie is. Zo kan je voor jezelf kosteloos uitvinden of jij in de wieg bent gelegd om volledig zelf je boekhouding te voeren, of dat het inhuren van een boekhouder voor jou efficiënter is, zowel qua tijd als qua kosten.

Eenvoudige online boekhoudprogramma’s

Zelfs als je geen boekhouder bent kun je met moderne software eenvoudig je jaarafsluiting regelen. Als ondernemer kun je dit makkelijk doen met een online boekhoudprogramma. Zo lever je de jaarcijfers inzichtelijk aan bij je boekhouder, accountant en Belastingdienst.

Snel en slim financieel overzicht

Welke weg je ook kiest, zorg er in elk geval voor dat je boekhouding op orde is. Dit is namelijk de basis voor inzichtgevende financiële rapporten, zoals de jaarrekening. Erg belangrijk voor jou als ondernemer, ook wanneer je deze niet hoeft te deponeren bij de KvK. Want uit onderzoek blijkt dat in een klein bedrijf de financiële sterkte van de onderneming lijkt samenhangt met de aandacht die de ondernemer heeft voor de financiële rapporten. Kortom, regelmatige aandacht voor de financiële rapporten leidt tot een betere financiële situatie. Klinkt logisch, maar hoe maak je dit waar in de praktijk? Daarom hieronder een paar simpele stappen voor beginners om snel financieel inzicht te krijgen.

Boekhoudprogramma instellen en aflezen

Het instellen en aflezen van de rapportages in je boekhoudprogramma is eenvoudig te leren. Begin bijvoorbeeld eens met het verkrijgen van inzicht in je liquide middelen: wat is het saldo van je bankrekening, hoeveel geld moet je nog betalen en hoeveel geld moet je nog ontvangen?

Vervolgens kan je kijken naar je werkelijke omzet. Hoeveel geld heb je verdiend, wanneer je de gemaakte kosten ervan aftrekt? Deze gegevens zijn allemaal af te lezen van de rapportages in je boekhoudsysteem.

Debiteuren: geld te ontvangen

Vanuit het bankboek kunnen betaalde facturen worden afgevinkt. Vervolgens kan je in de balans onder de post debiteuren zien hoeveel geld jij nog betaald dient te krijgen. In het verkoopboek kan je inzien welke klanten er nog dienen te betalen en of ze de betaaltermijn hebben overschreden. Nu jij hier bovenop zit, kan jij tevens wanbetalers tijdig een herinnering sturen, zodat jouw cashflow optimaal blijft.

Crediteuren: geld te betalen

Zorg dat je inkoopfacturen automatisch in je boekhoudsysteem worden verwerkt, door ze bijvoorbeeld te laten doorsturen naar de inbox van het programma, vanuit jouw mailbox. Doe je wekelijkse betalingen door deze direct vanuit je boekhoudsysteem in te lezen bij de bank. Daarna kan je de actuele stand van je schulden aflezen in de balans onder de post crediteuren. Vergeet hierbij ook niet de vaak grote crediteur ‘Belastingdienst’ mee te nemen. Deze vind je onder de post omzetbelasting.

Omzet

Onder de knop ‘winst- en verliesrekening’ kan je je omzet en de hiervoor gemaakte kosten zien. Zo krijg je een indruk van je feitelijke winst. Een grote omzet is leuk, maar wanneer je hiervoor te veel kosten maakt is er wellicht een strategische heroverweging nodig.

Let op! Sturen op je gegevens kan alleen wanneer je je boekhouding goed bijhoudt. Boek bijvoorbeeld facturen waarvoor je geen betaling meer verwacht, direct af als oninbaar. Zo blijven jouw omzetgegevens zuiver.

Helemaal uit balans?

Vind je het nog steeds lastig de juiste gegevens uit je boekhouding te krijgen? Of weet je niet met welke gegevens je moet beginnen? Blijf je erg tegen je boekhouding opzien? Dan is je boekhouding uitbesteden aan een boekhouder wellicht voor jou de beste optie.

Slimme en praktische jaarrekening variant: Flash Report

Door tijdens het jaar steeds controle te hebben over je cijfers, kan je je bedrijf op tijd bijsturen. Geen overbodige luxe, want een schrikbarende 30% van de kleine bedrijven blijkt voortdurend geld te verliezen in plaats van te verdienen, en slechts 40% overleeft de eerste 4 jaar).

Om controle over je cijfers door het jaar heen te houden, kan je gebruik maken van een innovatief Flash Report. Dit is een slimme en praktische variant van de jaarrekening. Een Flash Report is maatwerk, maar eenvoudig in vier stappen op te zetten:

• Bedenk voor jezelf wat de belangrijkste getallen zijn voor jouw onderneming.

• Zorg dat je de programma’s hebt om deze getallen eenvoudig in kaart te brengen.

• Zorg dat je boekhouding zoveel mogelijk up-to-date is. Een online boekhoudprogramma kan veel boekingen automatisch uitvoeren, zoals het bijwerken van je bankboek. Plan wekelijks tijd in voor de handmatige puntjes op de i, of huur hier iemand voor in.

• Verzamel de gegevens in je Flash Report. Veel boekhoudsoftware beschikken over de mogelijkheid voor maatwerk rapportages, waarvoor je zelf de parameters kan instellen. Wanneer je je boekhouding hebt uitbesteed, vraag dan om toegang tot je boekhouding of laat je boekhouder een Flash Report opstellen, zodat je zelf ook grip houdt op je cijfers.

Voor kleine ondernemingen zal het vaak niet nodig zijn dagelijks een dergelijk overzicht te maken. Wekelijks is dan haalbaarder en geeft voldoende inzicht. Met een dergelijk inzicht hoef je nooit meer op te zien tegen het opmaken van de jaarafsluiting, want vanaf heden is dit voor jou een kwestie van feiten in plaats van fabels. Op naar een evenwichtig 2018!