Geen vervelende vergaderingen meer met Cisco’s baanbrekende vergaderruimte

Cisco wil een eind maken aan vervelende vergaderingen. Dat houdt in dat we af moeten van die talloze verloopstekkertjes, kabels en antieke hardware die we vandaag de dag in de meeste vergaderzalen aantreffen. We moeten ook een oplossing vinden voor de problemen die mensen ondervinden voor aanvang van de vergadering (waar is de agenda, wie heeft de meest recente presentatie?) en na afloop als ze de opvolging moeten doen (naar wie moet ik welke info sturen?).

Nóg een nieuw apparaat of alweer een nieuwe app maken geen eind aan die vervelende vergaderingen. Voor het uit de wereld helpen van die vergaderingen is baanbrekende hardware nodig die ontworpen en ontwikkeld is om samen te werken met nieuwe software uit de cloud. Het moet allemaal doodsimpel zijn om te gebruiken en alles wat nodig is kunnen bieden voor een betaalbare prijs, zodat meer mensen er gebruik van kunnen maken. Dat is precies wat Cisco doet met Cisco Spark Board en Cisco Spark Meetings.

Cisco Spark Board: nieuwe alles-in-één vergaderruimte

Terwijl we meer met elkaar verbonden zijn dan ooit, komen verrassend veel vergaderzalen niet verder dan een oude telefoon die op de speaker gezet kan worden. En als er dan wat meer technologie aanwezig is, werkt die vaak niet of is alleen met veel moeite aan de praat te krijgen. Overal lopen kabels en slingeren afstandsbedieningen rond. Geen wonder dat vergaderingen vaak ervaren worden als tijdverspilling. Cisco heeft de Spark Room ontwikkeld om de chaos in vergaderruimten op te ruimen en om fysieke kamers of zalen te verbinden met virtuele ruimten.

Maurice Veth, Collaboration Lead Cisco Nederland: “Voor collaboration-oplossingen is de vergaderbeleving een belangrijke focus. Naast chat, audio, videoconferencing en schermdeling, biedt Cisco Spark Board nu een werkelijk spectaculair whiteboard. Met dit Spark Board zorgen we voor een enorme uitbreiding en verdieping van deze ervaring, onafhankelijk van waar je je bevindt en welk device tot je beschikking staat. Innovatie kun je niet plannen, die volgt haar eigen agenda. Maar Cisco Spark – nu dus met het Spark Board – biedt alle tools om die magie te ondersteunen: eenduidig, simpel en toegankelijk.”

De Cisco Spark Board is een cloudgebaseerd, alles-in-één apparaat dat het volgende kan bieden:

1. Draadloos presentatieapparaat waar iedereen overal mee overweg kan

Ga naar een Cisco Spark Board waar ook ter wereld, van jezelf of van iemand anders, en met één klik kan je deelnemen. Dat is ongekend; Cisco creëert een wereldwijd netwerk van werkruimten die vanaf elke locatie toegankelijk zijn. Als je zo’n Board nadert wordt je automatisch herkend. Bluetooth, wifi of een speciale netwerkverbinding zijn niet nodig. Alles wordt vanaf een pc, Mac tablet of mobiele telefoon aangestuurd. Dit is delen van een scherm dat gewoon werkt. Dit is bereikt door een nauwe integratie met het Cisco Spark platform, plus een baanbrekende nieuwe koppelingstechnologie op basis van ultrasoon geluid. Afstandsbedieningen behoren tot het verleden.

2. Interactief digitaal whiteboard waar iedereen op kan werken

Op whiteboards kunnen de beste ideeën tot stand komen. Maar met traditionele whiteboards zijn er nogal wat problemen. Het is moeilijk om de inhoud te bewaren en te delen, tenzij je er een foto van maakt. Die foto heeft echter niet veel zin als er later nog iets verandert of er verder gewerkt wordt. In het verleden is geprobeerd met digitale whiteboards hier iets aan te doen. Maar de gebruiksbeleving is verschrikkelijk slecht en de acceptatie is daardoor niet best.

Cisco Spark Board legt de lat veel hoger en maakt het mogelijk dat de content veilig is en gedeeld en aangepast kan worden. De belangrijkste mogelijkheden zijn:

· Op afstand werken? Geen probleem. Iedereen kan in real-time iets toevoegen of aanpassen, zelfs vanaf een mobiele telefoon. Zolang iedereen een Cisco Spark app gebruikt, kunnen alle deelnemers tegelijk op het whiteboard werken.

· Al het werk wordt automatisch opgeslagen in een ruimte waar het hele team gebruik van maakt. Even pauzeren en later weer verder gaan? Geen enkel probleem!

· Tijdens het werk aan het whiteboard met alle deelnemers een videoconversatie voeren is ook mogelijk.

· Dankzij de toonaangevende versleuteling van Cisco Spark, is alles veilig wat op het whiteboard wordt gezet.

3. Vergaderen met bioscoopkwaliteit

Zeg die oude telefoon met speaker maar vaarwel. Het Cisco Spark Board biedt audio en video van bioscoopkwaliteit voor een aantrekkelijke prijs. De 4K-camera zorgt voor een breed, helder beeld van de ruimte, zonder dat het opdringerig is. De opstelling van de microfoons en de VoiceTrack-technologie garandeert dat gesprekken kristalhelder doorkomen. Het Board hoeft alleen maar opgehangen en ingeplugd te worden, zo eenvoudig is de set-up. Voor de partners van Cisco betekent het dat de markt voor videoconferencing veel groter wordt. En klanten kunnen deze bijzondere technologie in elke ruimte krijgen.

Introductie van Cisco Spark Meetings

Een andere reden dat mensen een hekel hebben aan vergaderingen is al het werk dat er aan vooraf gaat en wat er na afloop nog allemaal moet gebeuren. Mensen komen onvoorbereid, hebben de agenda niet gekregen of niemand heeft de meest recente presentatie bij de hand.

De vergadering zelf is slechts één punt in een langere reeks interacties. We hebben behoefte aan een uitstekende gebruikservaring voor het gehele traject. Daarom heeft Cisco ‘Cisco Spark Meetings’ ontwikkeld. Door enkele van de populaire vergadermogelijkheden van Cisco WebEx toe te voegen, kan de vergadering in essentie worden uitgebreid met de tijd ervóór en erna. Hierdoor ontstaat een fundamenteel nieuwe manier van vergaderen. Dit is allemaal mogelijk dankzij een nauwe integratie van hardware, software, apps en de cloud. En doordat het wordt afgeleverd door het Cisco Spark-platform is de security en betrouwbaarheid op het niveau dat grote ondernemingen eisen.

Tot de belangrijkste mogelijkheden behoren:

· Cisco Spark Meeting is een Cisco Spark Board ‘op zak’. Er kan samen aan een whiteboard worden gewerkt zonder dat iemand een Cisco Spark Board hoeft te hebben. Die is namelijk ingebouwd in alle Cisco Spark apps.

· Plan een vergadering in de app en ontvang automatisch alles wat nodig is voor de voorbereiding. Er wordt voor het team een ruimte opgezet, er kan een agenda worden opgesteld voor alle deelnemers, er kan content worden uitgewisseld en er kan met de deelnemers gechat worden. De kans is groot dat de vergadering zelf hierdoor korter en beter wordt, misschien is de vergadering zelfs niet meer nodig.

· Het is zo ontworpen dat alles ongelooflijk simpel is: de vergadering is met één tik of klik te starten.

· De brainstorm tijdens de vergadering kan worden vastgelegd en opgeslagen worden in de Spark-ruimte.

· Commentaar, vervolgacties of notulen kunnen in dezelfde ruimte worden gepost. Alles wat nodig is voor blijvend samenwerken bevindt zich op één plaats.

Cisco heeft ook de manier veranderd waarop binnen de Cisco Spark app wordt genavigeerd. Hier is een tour te vinden van de nieuwe op activiteiten gebaseerde gebruikerservaring die het makkelijker maakt dan ooit om dingen voor elkaar te krijgen. De op activiteiten gebaseerde workflow is hetzelfde op alle apparaten: desktop pc’s, mobiele telefoons, Cisco Spark Boards. Wie er een kent, kent ze allemaal.

Prijzen en beschikbaarheid

Eind deze maand is de 55-inch versie van het Cisco Spark Board verkrijgbaar bij Cisco-partners, voor een adviesprijs van $4.990. Een maandabonnement zal $200 gaan kosten. Dit maandabonnement omvat de clouddienst, de helpdesk en de software-upgrades. Cisco Spark Board kan ook worden aangeschaft via het Cisco Spark Flex Plan. Een 70-inch versie zal later dit jaar beschikbaar komen voor een adviesprijs van $9.990.