De beste projectmanagement tool voor het MKB: bestaat deze?

Na uitvoerig onderzoek lijkt het antwoord: nee. Nog meer dan bij boekhoudtools of CRM-tools blijkt persoonlijke voorkeur voor een bepaald soort projectmanagement bepalend te zijn voor de mening over de projectmanagement tool.

Ook lijkt er een sfeer van geheimzinnigheid om projecttools heen te hangen: waar CEO’s er vaak geen enkele moeite mee hebben de naam van hun boekhoudtool te delen, lijkt dit bij de projectmanagement tools anders te liggen.

En dit is begrijpelijk: het is alsof je daarmee toch een stukje van het geheim van het succes van je organisatie weggeeft.

Daarnaast is de keuze in projectmanagement tools reuze, en ze beloven allemaal overzicht en organisatie. Het kan dan ook een uitdaging zijn de beste tool te kiezen voor jouw organisatie.

Deze blog helpt je op weg door enkele geheimen van grote succesvolle bedrijven te delen. En de tools te categoriseren, zodat de keuze makkelijker wordt.

Kijkje in de keuken van master projectmanagement

Het wiel opnieuw uitvinden kost veel meer tijd dan het ontwerp stelen. Neem daarom voordat je zelf tools gaat uitproberen eerst eens een kijkje in de keuken van het projectmanagement van succesvolle bedrijven.

Planio publiceerde een handige lijst waarin zij laten zien welke projectmanagement tools bedrijven als Dropbox en Uber gebruiken. Hiermee scheid je snel het kaf van het koren en met deze reeds door anderen beproefde tools heb je weinig risico op het aanschaffen van een kat in de zak.

Veel opties

Opvallend is wel dat deze lijst voornamelijk de complexere systemen voor projectmanagement bevat. Deze systemen bevatten uitgebreide planning-, uren-, ticket-, kennisbank en communicatie modules, bedoeld om overzicht te krijgen over de inhoud van je projecten.

Prachtig voor het opzetten van een masterplanning en als houvast over de projecten bij agile projectmanagement! De projectmanager heeft hiermee een heerlijke tool in handen om zijn projecten en de inhoud hiervan in deelstukken voor zich te zien.

Of te veel opties

Voor sommige CEO’s kunnen deze systemen echter te gedetailleerd zijn. Door alle opties is het makkelijk te verdwalen in je eigen planningstool en is de kans groter dat de tool niet juist is ingericht. Het bijhouden kost dan te veel tijd, terwijl het (te) weinig praktische stuurinformatie oplevert. Dan kunnen tools die deeloplossingen bieden, of dichter bij de cijfers blijven, uitkomst bieden.

Als voorbeeld van een deeloplossing noemt de lijst van Planio de tool Asana. Deze tool wordt veel gebruikt door bedrijven tot zo’n 10 medewerkers. De tool focust zich op het krijgen van overzicht over taken door toewijzing aan het team en monitoring van de status door het management.

Ideaal voor als projecten vooral bestaan uit steeds terugkerende taken en je voor incidentele taken snel wilt kunnen schakelen met je team, vanaf iedere gewenste locatie. Ook deadlines kunnen verwerkt worden in de tool. Zo houd je overzicht en controle over de taakuitvoering.

Overzicht over de stand van je budgetten krijg je er echter niet mee. Zeker als je op basis van uren factureert, kan dit een gemis zijn. Dit kan wel met de volgende type tools.

Projectmanagement tools met financiële basis

Zoek je als MKB’er bijvoorbeeld een tool die opgezet is vanuit de cijfers en een geheel vormen met de financiële administratie? Dan vind je hier een overzicht van MKB projectmanagement tools.

Bij deze tools werk je vanuit budgettering en urenregistratie en houd je zo controle over je projecten. Ook zit er vaak een CRM ingebouwd, zodat je alle projectinformatie overzichtelijk bij elkaar hebt. De projectmanagement modules zijn vaak wat eenvoudiger dan bij de complexere projectmanagement tools.

Combineren fysiek materiaal en online tools

Er wordt vaak gezien dat er voor het planningsbord vanuit het management een voorkeur is voor een fysiek planningsbord op locatie. Zodat je lekker fysiek bezig kan zijn met de planning door te schrijven, te krassen en te schuiven in de planning.

Dit hoeft niet te bijten met de aanschaf van een online projectmanagement tool. Werk jij bijvoorbeeld graag met een fysiek planningsbord opgehangen op locatie, maar heb je verder een moderne organisatie met bijvoorbeeld thuiswerkers en andere online tools?

Maak dan bijvoorbeeld elke ochtend en middag een foto van het bord voor degenen die op dat moment niet op kantoor zijn. Voeg deze foto toe aan je projectmanagement systeem. Zo combineer je je behoefte aan werken met tastbaar materiaal met het moderne online werken.

Wat is de beste projecttool voor jou?

Zoals je ziet is de beste projectmanagement tool voor jou geheel afhankelijk van je eigen planningsvoorkeur en organisatie. Wanneer je nog twijfelt tussen diverse tools vraag dan eens enkele proefabonnementen aan. Zo ontdek je snel en kosteloos welke tools echt voor jou werken.