Productief zijn is al lastig genoeg. Om meer gedaan te krijgen in minder tijd zul je vermoedelijk een aantal van je gewoontes structureel moeten veranderen. Welke dat zijn zie je hieronder, waarbij geldt dat het allemaal relatief kleine dingen zijn, die bij elkaar echter een groot verschil kunnen maken. Zelfs als je op alle twaalf punten moet toegeven dat het roer om moet, vergeet dan niet dat het ook een voor een kan!
Lekker hè, nog even blijven liggen. De sluimer-knop helpt je wel om alsnog uit bed te komen, maar het is nog even te donker/koud/licht/druk/wat dan ook om je ogen open te doen en uit bed te komen. Het is echter niet goed voor je. Sorry.
De enige slaap die je brein helpt uit het mistige dal te trekken is REM-slaap, en drie keer tien minuten doen niks voor dat type slaap. Het moet aaneengesloten zijn, anders kun je net zo goed beter gewoon opstaan, hoe veel pijn het ook doet. De schok die je krijgt bij je eerste alarm vertelt je lichaam dat het tijd is voor actie en door te blijven liggen werk je dat proces alleen maar tegen.
Ah, of je nu zes of zeven uur slaapt, dat maakt niet zo veel uit, toch? Natuurlijk maakt het iets uit, want een goede nachtrust maakt het leven na het opstaan beter. Veel beter. Je prefrontale cortex, het gedeelte van je brein dat problemen kan oplossen, functioneert niet optimaal als er niet genoeg slaap getankt wordt.
Qua effectiviteit is de hele dag werken en nauwelijks slapen hetzelfde als dronken werken. Meer slapen dus, waarbij het belangrijk is om een plan te hebben voor wanneer dat gaat gebeuren. Heb je dat plan, hou je er dan ook aan en neem de tijd om tot rust te komen.
Dit is ook een oude bekende: het licht van je telefoon houdt je wakker. Of je nu Night Shift gebruikt of niet, het is uiteindelijk beter om geen LED-licht in je ogen te schijnen vlak voordat je wilt gaan slapen, want de kans bestaat dat je niet genoeg melatonine aanmaakt, het hormoon dat je lichaam nodig heeft om in slaap te vallen.
Melatonine-gebrek zou ook nog eens tot depressie kunnen leiden, dus sowieso beter om geen risico’s te nemen in dat opzicht.
Ja, we zitten nog steeds in “dit heb ik toch al tweehonderd keer eerder gehoord“-terrein. Luister dan! Het ontbijt is écht de belangrijkste maaltijd van de dag, want je hebt net (als je je aan de regels probeert te houden) een uurtje of acht tot tien niet gegeten, dus je lichaam heeft brandstof nodig.
Inderdaad, welke brandstof je er in gooit is vrij belangrijk. Je bloedsuikerspiegel moet omhoog, anders heb je slechte zin, ben je ongeduldig en prikkelbaar. Hoe meer vezels en fruit daar bij zitten, hoe beter, maar zorg dat je in elk geval iets binnenkrijgt. Twee sneetjes Marlboro en een kop koffie tellen trouwens niet.
Het is zo makkelijk om even iets op te zoeken. Was die film nou uit 2001 of 2002? Wie zong nou dat nummer dat je net hoorde op de radio? Hoe zat dat ook alweer met dat ene proces waar je collega het over had? Voor je het weet zit je vuistdiep in Wikipedia (of erger nog: IMDB) en ben je weer mijlenver verwijderd van waar je eigenlijk mee bezig was.
Experts raden aan om al die kleine dingetjes op te schrijven en later op te zoeken. Of je kunt het gewoon naast je neer leggen als zinloze informatie die je nu niet hoeft te weten, maar dat is een stuk lastiger.
Het was 2002, trouwens.
Als je nu bij jezelf denkt “en of ik kan multitasken!” ben je 70 procent zeker een vrouw. Hoewel het waar is dat vrouwen beduidend meer dingen tegelijk in hun hoofd kunnen houden dan de mannelijke helft van de bevolking is de realiteit dat slechts 2 procent van de mensheid écht effectief kan multitasken en de rest vooral de aandacht heen en weer smijt.
Je gaat er niet beter van werken, dus misschien is het verstandig om het zo weinig mogelijk te ‘doen’. Het zorgt er voornamelijk voor dat onze toch al slinkende aandachtsspanne nog kleiner wordt en maakt ons minder productief. Als je gelooft dat je echt de uitzondering bent, doe dan maar even een test, ben je vermoedelijk ook genezen.
Ook een simpele optelsom. Elke keer als je kijkt wat er allemaal is binnengekomen onderbreek je waar je mee bezig bent. Dat kost je elke keer zo’n 25 minuten aan productiviteit en het maakt je op de langere termijn nog dommer ook. Alles uitzetten dus, vooral niet voor al je mailboxen notificaties aan laten staan en zorgen dat je alleen kijkt als je ook even ermee bezig kunt zijn.
De dag beginnen met de makkelijke klusjes geeft een snelle start, maar goed is het zeker niet. De kans is namelijk groot dat de lastigere zaken helemaal niet gedaan worden. De reden is simpel: je hebt maar een beperkt ‘emmertje’ met wilskracht en dat loopt naarmate de dag vordert leeg. De kans dat je dus nog genoeg over hebt aan het einde van de dag om dat vervelende gesprek of belangrijke offerte te doen is heel klein. Eerst het zuur, dan het zoet. Het werkt echt.
Nilofer Merchant, een business consultant en auteur van “The New How: Creating Business Solutions Through Collaborative Strategy Paperback,” zegt dat haar idee van wandelende vergaderingen (à la Steve Jobs) enorm veel bedrijven heeft geholpen om letterlijk en figuurlijk met frisse ideeën te komen.
Zelfs al hoef je niet te vergaderen, even een stukje lopen voor of na de lunch is geen overbodige luxe als je een kantoorbaan hebt. Zo niet, zorg in ieder geval dat er ergens in je dag beweging zit, voor het geval dat nog uitleg nodig had.
Als je veel doelen hebt, is de kans groter dat je er ook een aantal van kunt bereiken. Het is een logica die op het eerste gezicht tot meer succes zou moeten leiden, maar effectief betekent het vooral dat je primaire doelen vaak niet bereikt worden.
Tijd is het enige dat je niet kunt lenen, terugkrijgen of verkopen en is daarmee je kostbaarste bezit. Wordt er te veel aan je getrokken, maak keuzes. Zeg nee. Hou je schema leeg en doe de dingen die je belangrijk vindt, de rest komt daarna wel.
Als je het type bent die alles bijna tot op de minuut heeft gepland ben je bijna net zo erg als de mensen die zich halverwege de dag (of project) realiseren dat ze eigenlijk niet weten wat ze aan het doen zijn.
Ben je een planner: laat ruimte voor het onbekende, minstens 40 procent van je dag om precies te zijn. Ben je een ongeleid projectiel: probeer voordat je begint te denken aan waar je wilt uitkomen, dan kun je de weg daar naar toe alsnog wel uit de losse pols doen maar voorkom je dat je veel te laat nog moet bijsturen.
Ben je altijd bang om te falen? Om het verkeerd te doen? Hoe lang heb je nodig om daar overheen te komen? Om je te realiseren dat het nóg erger is om niks gedaan te hebben? Treuzelen is de ziekte van de perfectionist en dus zul je toch maar gewoon moeten beginnen, met het risico dat het niet goed is. Het kan helpen om net te doen alsof het helemaal niet belangrijk is en het dus niet uitmaakt dat het niet (meteen) goed is, dan ben je ten minste begonnen.
[Afbeeldingen © Sergey Nivens/Picture-Factory/Rido – Fotolia]
