De moderne tech stack: less is more of hoe meer hoe beter?

Tegenwoordig hebben organisaties toegang tot oneindig veel geavanceerde marketingtools. In 2024 telt het martech-landschap maar liefst 14.106 producten, wat neerkomt op een groei van 27,8% vergeleken met het jaar ervoor. Deze wildgroei aan tools weerspiegelt een bredere trend, waarbij bedrijven steeds meer nieuwe technologieën inzetten om concurrerend te blijven. Dit brengt naast kansen ook een nieuwe reeks uitdagingen die het concurrentievermogen snel kunnen aantasten.

Onder andere de coronapandemie heeft bijgedragen aan de hoeveelheid nieuwe tools: organisaties moesten zich noodgedwongen aanpassen aan werken op afstand, digitale transformatie en contactloze interacties. Waarbij ze vaak relatief ondoordachte marketingtools aan hun pakket toevoegden op basis van de snel benodigde functionaliteit. Deze snelle adoptie van tools werd vervolgens voortgezet in het tijdperk van hybride werken.

Bedrijven kampen dan wel niet met de uitdagingen van een gebrek aan functionaliteit, maar met problemen rond data-integratie, zichtbaarheid op verschillende platforms en een gebrek aan uniform inzicht. Dit is verre van een toekomstbestendige tech stack.

De ware kosten van losgekoppelde systemen

Gefragmenteerde software-oplossingen leiden tot datasilo’s, waarbij belangrijke informatie geïsoleerd blijft in verschillende afdelingen of systemen. Dit veroorzaakt niet alleen inefficiëntie binnen de organisatie, maar kan ook aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Data die niet effectief wordt gedeeld, leidt tot slechte klantervaringen omdat medewerkers geen volledig beeld hebben van klantbehoeften en -gedragingen.

Verder kunnen losgekoppelde systemen leiden tot verspilling van middelen. Informatiewerkers moeten handmatig gegevens verplaatsen of dubbel invoeren, wat de kans op fouten vergroot en de productiviteit vermindert. In een wereld waarin snelheid en precisie essentieel zijn, kunnen teams zich dit soort inefficiënties niet veroorloven.

Geen enkele tool kan alle bedrijfsbehoeften volledig dekken. Daarom is het vermijden van data-isolatie en het zorgen voor integratie tussen verschillende applicaties cruciaal voor schaalbaarheid en groei. Geïntegreerde systemen stellen bedrijven in staat om gegevens soepel te verplaatsen en te analyseren, wat leidt tot beter geïnformeerde beslissingen en efficiëntere processen.

De valkuilen van verouderde systemen

Om ervoor te zorgen dat verschillende tools effectief met elkaar kunnen communiceren, speelt ook de ‘leeftijd’ van deze technologieën een grote rol. Zo zijn verouderde systemen een van de grootste obstakels voor bedrijven die efficiënter en concurrerender willen worden. Oudere technologieën en handmatige processen vertragen niet alleen de uitvoering van taken, maar kosten ook vaak meer tijd en geld in onderhoud dan moderne alternatieven. Bedrijven die blijven vasthouden aan deze verouderde tools, lopen het risico te worden ingehaald door concurrenten die profiteren van de nieuwste technologieën zoals automatisering en AI.

Automatisering kan eenvoudige, repetitieve taken overnemen, waardoor werknemers meer tijd hebben om zich te concentreren op strategische initiatieven. AI biedt bovendien geavanceerde analysemogelijkheden, wat bedrijven in staat stelt om betere beslissingen te nemen op basis van data. Zonder deze moderne technologieën zullen bedrijven moeite hebben om relevant en concurrerend te blijven.

Data-integratie maakt bovendien end-to-end zichtbaarheid mogelijk, waardoor marketing-, communicatie- en klantenserviceteams effectiever kunnen samenwerken en hun activiteiten op elkaar afstemmen. Hierdoor kunnen bedrijven hun operationele efficiëntie verbeteren en sneller reageren op marktveranderingen. Dit is vooral belangrijk in een groeiende organisatie, waar verschillende afdelingen of regio’s mogelijk met uiteenlopende systemen werken. Integratie zorgt dan voor samenhang en consistentie, wat leidt tot betere prestaties en meer tevreden klanten.

Een sterke basis bouwen

Stap 1: In kaart brengen welke systemen er worden gebruikt

De eerste stap naar een toekomstbestendige tech stack is om een volledig overzicht te krijgen van alle systemen en tools die momenteel binnen de organisatie worden gebruikt. Dit houdt in:

• Inventarisatie: Maak een lijst van alle software die officieel in gebruik is.
• Stakeholdermanagement: Vraag input van verschillende teamleden om een volledig beeld te krijgen van welke andere tools zij gebruiken en hoe ze worden toegepast (om eventuele schaduw-IT zichtbaar te maken).
• Gebruik analyseren: Onderzoek hoe frequent elke tool wordt gebruikt, voor welke doeleinden en door wie. Dit helpt bij het identificeren van redundante of onderbenutte tools.
• Kosten en contracten evalueren: Bekijk de kosten van elke tool en de bijbehorende contracten. Dit kan helpen om te bepalen waar besparingen mogelijk zijn of waar upgrades nodig zijn.

Stap 2: Een goede fundering

Na het in kaart brengen van de huidige systemen, is de volgende stap om een sterke technologische basis te leggen waarbij je Customer Relationship Management (CRM) systeem van keuze doorgaans centraal staat. Volg deze stappen om een robuuste fundering te bouwen:

• Integratie met bestaande tools: Zorg ervoor dat het CRM eenvoudig kan integreren met andere belangrijke tools binnen de tech stack, zoals marketingautomatiseringstools, e-mailplatforms en analyseoplossingen.
• Training en ingebruikname: Richt adequate training en ondersteuningsprogramma’s op om ervoor te zorgen dat elke gebruiker het CRM-systeem effectief kan gebruiken. Hoge adoptiecijfers zijn cruciaal voor het succes van het CRM.
• Datamigratie: Migreer relevante klantdata naar het nieuwe CRM-systeem. Zorg ervoor dat dit proces grondig wordt geplanned en uitgevoerd met aandacht voor data-integriteit en beveiliging.

Stap 3: De toekomstbestendigheid bewaken

De laatste stap is cruciaal voor het lange termijnssucces van de tech stack en vereist continue monitoring en beleidshandhaving:

• Monitoren en rapporteren: Regelmatige controles en rapportages moeten worden ingesteld om te volgen hoe effectief de verschillende systemen werken en hoe goed ze integreren.
• Updates en upgrades: Houd de tech stack up-to-date door regelmatig upgrades en veiligheidsupdates door te voeren. Dit voorkomt dat systemen verouderen en helpt bij het invoeren van nieuwe functionaliteiten.
• Beleidsimplementatie: Stel duidelijke richtlijnen en standaardprocedures op voor het gebruik van de tech stack. Dit helpt om consistentie binnen de organisatie te waarborgen.
• Feedback loops: Stel kanalen in voor gebruikersfeedback, zodat problemen snel kunnen worden geïdentificeerd en opgelost. Regelmatige overlegmomenten met stakeholders kunnen helpen bij het prioriteren van verbeteringen.
• Doorlopende innovatie: Blijf proactief nieuwe technologieën evalueren die de bestaande tech stack kunnen verbeteren. Zorg ervoor dat elke nieuwe toevoeging zorgvuldig wordt getest en geïntegreerd om de consistentie en efficiëntie te waarborgen.

Een klantgerichte aanpak kan hierbij niet ontbreken. Door de focus te leggen op de behoeften en verwachtingen van de klant, kunnen bedrijven technologieën selecteren die de klantreis verbeteren en personaliseren. Dit verhoogt niet alleen de klanttevredenheid, maar creëert ook loyaliteit en verhoogt uiteindelijk de omzet!

Dit artikel is geschreven door Tjitse Plantenga, Senior Sales Manager Benelux bij HubSpot.