Kanban: je hebt er misschien weleens van gehoord. Zeker in een corporate omgeving wordt er vaak met Kanban gewerkt. Maar vaak wordt het niet volop ingezet: het is namelijk op veel meer banen van toepassing dan mensen vaak denken. Dit is waarom een Kanban-training van toegevoegde waarde is, ook bij banen waarvan je dat misschien niet direct verwacht.
Kanban is een visueel systeem dat bedrijven gebruiken om werkprocessen te beheren. Het wordt zelfs door sommige gezinnen ingezet. Kanban komt van het Japanse woord voor visueel signaal en het is dan ook de bedoeling dat processen visueel worden. Kanban werkt met kaartjes: een taak is een kaartje en dat zet je in verschillende kolommen om snel overzicht te hebben van wat er in welke fase zit.
Bij een Kanban-training geven ervaren trainers je handvatten om Kanban goed toe te passen. Je visualiseert het werkproces en daarom is het fijn om zo’n training te volgen met je collega’s: je kunt dan tijdens de training al heel specifiek op jullie taken trainen. Kanban is namelijk meer dan alleen laten zien wat er moet gebeuren: je moet ook samen bepalen hoe je samenwerkt. Bovendien leer je tijdens deze training ook hoe je de flow beheert: hoe optimaliseer je dan die taken in het systeem, waar zitten de knelpunten?
Kanban kan een organisatie aanzienlijk efficiënter maken, maar ook maakt het het makkelijker voor bijvoorbeeld nieuwe mensen om helder te krijgen wat de afdeling doet en wat daarin hun rol is. Bedrijven zullen merken dat problemen letterlijk en figuurlijk sneller zichtbaar worden en zo kunnen ze sneller worden opgepakt en kan er een verantwoordelijke worden gelinkt aan de kaart, om zo voor iedereen helder te maken bij wie men terechtkan bij vragen.
Het helpt daarnaast enorm bij de communicatie tussen collega’s en die transparantie zorgt dat er minder snel communicatieve problemen ontstaan. En dat draagt bij aan een betere werksfeer. Je hoeft elkaar ook niet steeds te vragen hoe ver iets is, want dat is in het Kanban-bord te zien. Een bekende manier van Kanban toepassen is bijvoorbeeld Trello, een veelgebruikt samenwerkingsplatform.
We horen zelfs bij de grootste techbedrijven ter wereld dat er mensen worden ontslagen, het zijn economisch onzekere tijden en dan is het stroomlijnen van werkzaamheden heel verstandig. Zo efficiënt mogelijk werken helpt bij de productiviteit, maar ook bij het scheppen van duidelijkheid naar elkaar toe. Kanban is wat dat betreft een belangrijke vorm van communicatie. Kanban is een goede keuze voor nu en de toekomst, omdat het zorgt dat het aantal taken beperkt wordt om zo overzicht te houden. Ook stelt Kanban je in staat om een probleem in het proces snel te identificeren, waardoor er actie kan worden ondernomen om dit in het vervolg anders aan te pakken. Het biedt de mogelijkheid om continu te verbeteren: nu en straks.
Er zijn weinig banen die je helemaal alleen doet, vaak ben je toch met anderen bezig. Maar zelfs al zou je helemaal in je eentje werken: kanban is op heel veel situaties van toepassing. Van de bakker die het bakken van brood en het bijhouden van de winkel voor zichzelf helder wil maken, tot een marketingafdeling van 15 man die nieuwe campagnes opzetten en oude moeten evalueren en al deze werkzaamheden voor iedereen duidelijk willen maken. Je kunt het zelfs gebruiken in je persoonlijke leven, als je bijvoorbeeld een nieuwe keuken gaat bestellen om bij te houden wat er allemaal moet gebeuren om de oude keuken te slopen, de stroompunten om te leggen, enzovoort. Kanban is er om overzicht te scheppen en dat is zo multi-inzetbaar, dat het bijna moeilijk is om projecten te bedenken waarbij het niet handig zou zijn.
[Fotocredits – WrightStudio © Adobe Stock]
