Je ziet het wel eens in een cartoon: een personage dat overal een checklist voor heeft. Handig als je een enorm chaotisch hoofd hebt en toch dingen gedaan wil krijgen. Het is echter niet alleen maar positief om checklists bij te houden. Vandaag op de Dag van de Checklists staan we stil bij de voors en tegens van to do-lijstjes.
Het voordeel aan een checklist is dat je even alle drukte uit je hoofd in een lijstje kunt zetten, waarbij alles op basis van belangrijkheid op een rijtje kan worden gezet. Je ruimt door zo’n lijstje te maken je brein op, al moet je wel opletten dat je het lijstje dan niet vergeet. Alle radertjes in je brein die steeds moeten draaien, kunnen dat even wat rustiger aan gaan doen wanneer een gedeelte gewoon lekker in een handig lijstje bij elkaar staat.
Eén van de dingen die veel succesvolle CEO’s zeggen is dat ze geen to do-lists bijhouden in lijstvorm, maar dat ze liever hun agenda gebruiken. Daar zit wel wat in: soms zijn bepaalde activiteiten op een to-do-lijst enorm groot, terwijl anderen juist heel klein zijn. Daardoor zit er niet zo’n goede balans in, maar vooral zegt het lijstje niks over de tijd die het kost om al die dingen te doen. Daardoor kun je terechtkomen in een situatie waarin je een soort oneindige to-do-list creëert waarbij je je nooit echt voldaan kunt voelen, omdat je er heel lang mee bezig bent voor je weer een vunkje mag zetten.
Todoist, TickTick, Things 3, OmniFocus, Habitica: er zijn heel veel leuke, handige apps om je te helpen met je to-do-lijstjes. Todoist is de beroemdste, maar Habatica is wat ons betreft de leukste. Dat maakt er namelijk een soort game van. Elke keer dat je weer iets afvinkt, krijgt je personage er weer punten bij en je kunt het helemaal uitdossen en zelfs van een Mount voorzien naar smaak. Er is veel keuze in apps om je bij je lijstjes te helpen en zo vind je er altijd wel een die bij je past.
We hebben hem allemaal gezien, die aflevering van Friends waarin Ross een lijstje besluit te maken over de voor- en nadelen van Rachel. Als je het op papier doet, maar ook als je het op je telefoon doet en je partner heeft je wachtwoord, dan kan je lijstje natuurlijk gevonden worden. De kans is groot dat iemand zich er dan mee gaat bemoeien, of in het geval van Ross en Rachel, dat je relatie zelfs voorbij is.
Een to-do-lijstje bijhouden werkt motiverend. Althans, niet zozeer het maken van de lijst, maar wel het kunnen afstrepen van taken die je hebt uitgevoerd. Dat voelt goed. Elke keer dat je weer een vinkje of een streep kunt zetten, krijg je net als wanneer je games speelt en wint een shotje beloningshormoon en dat motiveert je weer om verder te gaan met het afstrepen (en natuurlijk eerst doen) van alles op je lijst.
Jij denkt dat je een bepaalde dag met een bepaalde taak aan de slag gaat, maar dan blijkt een collega dat project in Asana helemaal anders te hebben ingedeeld, zonder het met jou te overleggen. Heb je ineens een gat in je dag dat je misschien niet direct kunt verklaren. Asana is een handige app om lijstjes in bij te houden, maar ook weer niet: anderen kunnen het beïnvloeden. Plus, als je in een bedrijf werkt waarbij de een er wel gebruik van maakt en de ander niet, kun je bepaalde dingen die je moet doen missen.
Het voordeel van een app is dat je je to-do-lijstjes kunt laten synchroniseren op meerdere apparaten. Op die manier heb je je lijstjes altijd bij de hand. Met een papieren lijstje is dat niet het geval, die moet je altijd meenemen. Zo heb je altijd in één blik overzicht en kun je eventueel op je werk nog even een aanpassing doen in bijvoorbeeld je inpaklijstje voor je vakantie thuis: typisch iets wat je bij de koffieautomaat bedenkt en anders vergeet.
Hoe handig al die apps ook zijn: ze kosten wel geld. Tenminste, sommigen zijn gratis te gebruiken, veel ervan zijn grotendeels gratis te gebruiken. In ieder geval ben je er wel wat geld aan kwijt als je er echt alles uit wil halen, en daar moet je wel zin in hebben en natuurlijk budget voor. Dat laatste kan zeker op de werkvloer een uitdaging zijn, wanneer je het niet uit eigen zak betaalt maar moet verantwoorden.
