Hoeveel nieuwe, vette apps en technologie er nu ook is, we blijven in het bedrijfsleven (en op een bruiloft voor het ABC’tje) gebruikmaken van PowerPoint. Of het nou een programma is dat je zelden gebruikt of elke dag, met deze tips en tricks maak jij PowerPoints die je boodschap duidelijk overbrengen.
Je kunt in PowerPoint een thema kiezen e n hierbij krijg je al meteen pagina’s in bepaalde kleuren en zie je ook goed welke kleuren bij elkaar passen. Niet iedereen is even goed in het bij elkaar vinden van kleuren en kleur is wel wat een PowerPoint nodig heeft: een zwart-witte-presentatie is immers erg saai, tenzij je voor Cruella DeVille werkt uiteraard. Onze wereld heeft kleur en waarom zou je daar niet een beetje hulp bij vragen? Kies voor een thema en een boel gedoe blijft je bespaard.
Sommige mensen vinden het ontzettend tacky, anderen vinden het juist ogen alsof je veel aandacht hebt besteed aan je presentatie. Je kunt leuke transities invoegen door bij de effecten te kijken en daar te kiezen voor de overgang die je mooi vindt. Op die manier wordt elke slide netjes geïntroduceerd. Het is wel aan te raden voor één of twee verschillende varianten te kiezen en er geen kermis van te maken, maar dat is natuurlijk aan jou.
Niet iedereen weet het, maar handige toetsenbordcombinaties die je in Word gebruikt, kun je ook in PowerPoint gebruiken. Zo kun je in de rij met slides die je al hebt gemaakt een slide aanklikken, control-C intoetsen en met control-V precies die slide nog een keer neerzetten. Handig als je een bepaalde opmaak wil herhalen.
Wil je een soort quiz maken in PowerPoint en bepaalde informatie wat later weggeven? Dat kan. Je kunt een bepaald element (een ‘object’) op je pagina een animatie meegeven. Je kunt ze bijvoorbeeld laten plaatsvinden als je klikt, of na een x aantal seconden.
Je kunt natuurlijk heel makkelijk een PowerPoint maken met jouw boodschap, maar hoe zorg je dat die boodschap overkomt? Denk niet te veel aan wat JIJ wil zeggen, maar denk aan wat je ontvanger wil horen. En vooral: hoe. Heb je een presentatie te geven aan jongeren, dan hoef je daar geen enorm lange uitlegslides voor te maken. Je kunt je zelfs afvragen of je niet beter een TikTok-achtige video kunt maken om je boodschap over te brengen.
Veel mensen die PowerPoints maken, vergeten dat ze niet gewoon gaan staan en alleen die PowerPoint het woord kunnen laten doen. Ze moeten zelf aan de bak. Het is om twee redenen niet slim om hele lappen tekst op je PowerPoint te zetten. Ten eerste blijft er dan nog weinig over om te vertellen en ten tweede kunnen mensen niet lezen en luisteren tegelijk, waardoor het een wat rommelige presentatie wordt.
Je kunt alle objecten op je slide wel zelf gaan rangschikken en neerzetten, maar er zitten gewoon knopjes in PowerPoint die alles evenredig kunnen verdelen. Je vindt het onder de noemer Arrange. Aligh to Slide is de functie die je moet hebben om te zorgen dat de informatie niet allemaal op een plek staat of juist veel te veel door elkaar.
Een presentatie ziet er pas echt professioneel uit, als je het font gebruikt waarvan je bedrijf bekend is. Denk aan de Bol.com-chocoladeletters: die herken je vrij snel. Je kunt je eigen font installeren op je computer en vervolgens gebruiken binnen PowerPoint.
In het verlengde daarvan -en als je geen eigen lettertype hebt- kun je een font kiezen binnen PowerPoint zelf. Hierbij kies je het liefst voor een duidelijk leesbaar lettertype. Ga desnoods een paar stappen naar achteren om te kijken of je het nog goed kunt lezen van ‘achterin de zaal’.
Op zich is het een heel goed idee om een presentatie op te leuken met wat audiovisuele ondersteuning, maar als je video’s niet goed test, dan kunnen ze juist stoorzenders zijn. Dan doet het geluid het niet, of is de video alleen maar aan het bufferen: dat komt niet goed over en leidt enorm af van de presentatie. Doe vooral video, maar test het goed.
