Vorig jaar was het groot nieuws. Tijdens een van de vele ongemakkelijke politieke momenten die onze premier in meer dan 11 jaar heeft moeten doorstaan bleek dat hij nog met een oude Nokia belde, app’te en sms’te. Die had volgens hem niet genoeg ruimte om alle berichten, zoals smsjes en ‘appjes’ te bewaren. Rutte bedacht daarom een workaround. Wat hij belangrijk achtte stuurde hij door en de rest, naar eigen zeggen louter onbelangrijke berichten die niets met het besturen van het land te maken hadden, gooide hij weg.
Of Rutte zijn ‘oude Nokia’ nu als een smoes gebruikte om bepaalde zaken (en herinneringen) te verdoezelen, dat is hier niet het onderwerp en laten we dus buiten beschouwing. Feit is wel dat het bewaren van berichten, ook sms’jes en appjes, vanwege de wet op openbaarheid van bestuur, wel verplicht is
Naar aanleiding van ‘Nokia app gate’ is het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding aan de slag gegaan om een oplossing voor dat probleem te bedenken. En, zoals dat bij de overheid gebruikelijk is, resulteert de zoektocht naar een oplossing voor een probleem altijd in een lijvig ‘adviesrapport’. Ook als het gaat om het bewaren van chatberichten, die doorgaans maar een paar regels, al dan niet met een foto of linkje erbij.
Welnu, dat adviesrapport, van meer dan 50 pagina’s, is er nu. De oplossing is ronduit geniaal: sla alle chatberichten (en sms’jes) van bewindslieden centraal op, en kies daarvor en door de overheid beheerd systeem. “Het Adviescollege vindt dat de overheid chatberichten van personen in sleutelfuncties op moet slaan in een beheersysteem van de organisatie. Het gaat dan om alle werkgerelateerde chatberichten van bewindslieden, bestuurders en de ambtelijke top”, aldus het persbericht.
Het advies is samen te vatten tot drie kernpunten:
1. Sla alle verstuurde en ontvangen werkgerelateerde chatberichten van personen in sleutelfuncties op in een beheersysteem van de organisatie. Het gaat dan om de chatberichten van bewindslieden, bestuurders en de ambtelijke top. Dit moet niet handmatig en per stuk gebeuren, maar structureel, als geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd.
2. Bewaar de aldus beheerde chatberichten van bewindslieden en bestuurders blijvend. Voor chatberichten van de ambtelijke top is het advies om deze tijdelijk te bewaren, bijvoorbeeld gedurende vijf tot tien jaar.
3. Voor chatberichten van alle overige overheidsmedewerkers zijn geen nadere maatregelen nodig. Dit betekent dat deze medewerkers chatberichten op hun telefoon kunnen laten staan en zelf hun chatgeschiedenis mogen opschonen.
En over dit advies met deze drie kernpunten zijn dan dus nog 50 pagina’s volgeschreven. Toegegeven, veel pagina’s beschrijven randzaken zoals het huidige beleid en de reden (wetgeving) voor de totstandkoming van het advies. Dat is verwoord in dertien pagina’s, plus twee pagina’s met aanbevelingen voor de uitvoering ervan. Knap!
