Steeds meer mensen gebruiken het: handige apps om je hoofd leeg te maken, leeg te houden en niets te vergeten. Braintoss voor iPhone en Android en als je een Windows-phone gebruikt is Note2mail ideaal. Stuk voor stuk apps waarmee je met een druk op de knop snel gesproken tekst, een foto of getypte tekst kunt vastleggen om te onthouden. Doordat deze apps een bericht sturen naar een vooraf ingesteld e-mailadres hoef je nooit meer iets te vergeten. Maar hoe kun je dit soort apps handig te gebruiken? In deze blog geef ik je een paar tips.
Even terug naar het GTD-principe (Getting things done-principe) van David Allen. De eerste stap naar een leeg hoofd is het verzamelen van alle informatie die in je hoofd zit. Dus alles wat in je hoofd zit eruit halen en dit in een betrouwbaar systeem zetten. Op deze manier krijg je een leeg hoofd en houdt je toch overzicht over al je informatie en taken via een handig systeem. Een systeem dat je herinnert aan dat wat je nog moet doen. Verzamel altijd en overal.
Een goed voorbeeld van zo’n systeem is natuurlijk onze mailbox. Deze is erg betrouwbaar wanneer het gaat om verzamelen en iedereen kijkt meerdere keren per dag naar zijn mail. Toch? Hierin verzamelen is dus handig en gegarandeerd wordt je hoofd hierdoor leger.
Onze hersenen kunnen veel onthouden. Wat we niet goed kunnen, is zaken in ons hoofd ordenen. Zolang het niet in een betrouwbaar systeem vast ligt blijft het in je hoofd zitten. In feite doe je niets, behalve eraan denken.
Hieronder volgen een aantal handige wetenswaardigheden over handige apps met betrekking tot dit onderwerp. Natuurlijk kun je jezelf een mailtje sturen, zodat je het niet vergeet. Wie doet dat niet? Maar nog veel handiger is het als een app dit voor je doet en deze bovendien voorziet van aanvullende informatie. De genoemde apps zijn veel handiger dan jezelf een mail sturen. Het aantal handelingen voor het sturen van een mail naar jezelf is simpelweg te groot om blijvend vol te houden. Met een app lukt dat wel.
Op een dag verzamelen we veel informatie. Omdat het belangrijk is om deze informatie te ordenen, is het belangrijk om erbij stil te staan welke informatie je moet opslaan. Oude gewoonten slijten langzaam. Hierbij een aantal voorbeelden:
Het zit in je hoofd, en daar moet het uit. Dus denk je ergens aan? Zit er iets in je hoofd? Moet je iets onthouden? Gebruik dan een handige app.
Braintoss of Note2mail koppel je aan een mailadres. Zodra je iets vastlegt wordt het verstuurd naar je mailadres. Super simpel, maar erg effectief. De kracht zit in de snelheid waarmee je kunt verzamelen:
Ook in de auto, op de fiets en in de trein kun je erg handig verzamelen. Vervolgens komt het allemaal in je mailbox terecht. Het werkt super makkelijk en bovendien hebben apps als Braintoss extra handige functies. Gesproken tekst wordt ook omgezet in tekst en ook probeert de app afbeeldingen te herkennen. Maak je een foto van een auto, dan is de kans groot dat Braintoss hier automatisch het merk en type bij mee stuurt. Natuurlijk komt het in de praktijk weleens voor dat Braintoss dit niet lukt, maar dan heb je altijd nog de afbeelding of gesproken tekst.
Nog één handige tip: verzamel alles op één plek. Hoe meer systemen hoe meer je zelf moet onthouden. Alle losse eindjes op één plek geeft heel veel rust. Dus één mailbox en eventueel een aanvullende app die alles voor je doorstuurt.
De afgelopen 15 jaar is de ontwikkeling harder gegaan dan de 50 jaar daarvoor. Moderne technologie kan ons helpen om meer te ontspannen. Het mag alleen nooit een doel worden. Het blijft een middel. Bijna iedereen heeft een smartphone. Maak er optimaal gebruik van met bijvoorbeeld de apps Braintoss (iPhone), Remind2mail (Android) of Note2mail (windows).
Open je app store, download Braintoss of Remind2mail en ervaar zelf de voordelen hiervan. Kun je hem niet vinden in je app-store, kies dan een van de volgende links:
Stuk voor stuk handige apps om je hoofd elke dag weer leeg te krijgen.
Deze blogpost is geschreven door Arjan Bloemendaal, eigenaar van Het effectieve werken.
