Office 365 is bijna 2 jaar oud. Van de onderliggende producten Microsoft Office, Exchange, SharePoint en Lync is inmiddels een nieuwe versie uitgegeven (de 2013 versie). Tijd dus voor Microsoft om ook Office 365 aan te passen. Een overzicht van de nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten.
Office 365 is een combinatie van verschillende Microsoft Office Server producten plus Microsoft Office aangeboden door Microsoft als een dienst. Microsoft host dus de producten in haar eigen datacentra. Organisaties die Office 365 gebruiken hoeven geen software te implementeren, maar nemen de producten als cloud-dienst. Ze dragen de verantwoordelijkheid over aan Microsoft en betalen daarvoor een vast bedrag per gebruiker per maand. Daar krijgen ze de garantie voor terug dat de dienst minimaal 99,9% van de tijd beschikbaar is en dat Microsoft de software continue up-to-date houdt met de nieuwste versies van de onderliggende producten.
Altijd en overal werken
Drie thema’s voeren de boventoon bij de nieuwe Office 365. Altijd en overal kunnen werken; beter kunnen samenwerken; en vermindering van werkdruk voor de IT medewerker.
In de nieuwe Office 365 is veel aandacht besteed aan mobiliteit. De dienst is (zolang er de beschikking is over een internet verbinding) altijd beschikbaar. Ook zijn er nieuwe Apps gekomen voor mobiele apparaten. Voor Windows Phone en Windows RT tablets is dit de volledige Office suite. Voor iPhone en Android apparaten zijn dat op dit moment alleen de Lync en OneNote apps. Er zijn echter speculaties dat binnen afzienbare termijn ook echter een Office versie worden gelanceerd.
Gemakkelijker samenwerken
Gemakkelijker samenwerken is het tweede thema. Binnen alle producten die onderdeel zijn van Office 365 is veel aandacht besteed aan het op een gemakkelijke manier samenwerken met andere personen. Binnen de Microsoft Office 365 ProPlus applicaties kan bijvoorbeeld rechtstreeks documenten gedeeld worden met derden door deze op de SkyDrive Pro te plaatsen. Die personen worden er vervolgens op geattendeerd dat er een document klaar staat. Het rechtstreeks wegschrijven van documenten naar sociale media (zoals Windows Live SkyDrive en Facebook) is ook mogelijk. In SharePoint kan tot tienduizend externe personen toegang gegeven worden tot sites. Daarnaast worden de contactgegevens weergegeven van een persoon zodra er een naam in beeld staat. De kan dan die persoon direct bellen of een chatgesprek op te starten.
Verminderen van beheer
Verminderen van beheer is het derde thema. Hierbij wordt gedoeld op het verminderen van de werkdruk van IT-medewerkers. Office 365 wordt onderhouden en beheert door Microsoft. Het technisch beheer, de beveiliging en de installatie van nieuwe updates en patches vallen allemaal onder de verantwoordelijkheid van Microsoft. Ook de upgrade naar nieuwe versies zijn een onderdeel hiervan. Daarnaast werken IT-medewerkers met de middelen die ze al kennen. Om Exchange bijvoorbeeld te configureren kunnen IT beheerders nog steeds gebruik maken van de middelen die ze op dit moment ook gebruiken. De Exchange Management Console staat gewoon nog tot hun beschikking.
De verschillende producten (of zijn het nu diensten?)
Office 365 bestaat uit een combinatie van Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online, Yammer en Microsoft Office 365 ProPlus. Die laatste is eigenlijk geen cloud dienst maar zijn de Microsoft Office applicaties die iedereen al jaar en dag lokaal op computers installeert. Het grote verschil tussen de traditionele Office en de Office 365 ProPlus is dat de installatie vanuit de Microsoft cloud gebeurt. De software wordt wel gewoon op een computer geïnstalleerd en is dus bijvoorbeeld zonder internet verbinding te gebruiken. Naast Microsoft Office 365 ProPlus beschikking gebruikers ook over de Office Web Apps. Dit is een “light” versie van Microsoft Office waarmee in de browser bestanden kunnen worden bekeken, bewerkt en worden aangemaakt.
De andere producten zijn allemaal aangepast aan de nieuwste versie. Qua functionaliteit en uiterlijk zijn ze dus aangepast aan de 2013 versie van deze verschillende serverproducten.
Suites
Office 365 bestond altijd uit een tweetal suites (als je de speciale overheid en onderwijs versies niet zou meerekenen). Dat aantal is uitgebreid naar vier. Naast Office 365 voor zelfstandigen en kleinbedrijf en Office 365 Enterprise is er nu ook een Office 365 versie voor middelgrote bedrijven en een Office 365 versie voor consumenten gelanceerd.
Als je door de bomen het bos niet meer ziet hieronder een overzicht:
Snel aan de slag
Een belangrijk voordeel van Office 365 is dat organisaties binnen enkele minuten een Office 365 omgeving kunnen aanmaken. Afhankelijk van de omvang van een organisatie en complexiteit van inrichting is het vervolgens mogelijk binnen enkele uren al aan de slag te zijn. Grote bedrijven die ook nog eens delen van hun informatiesystemen naar Office 365 migreren zullen echter veel meer tijd nodig hebben en soms weken bezig zijn.
Wil je na het lezen van dit overzicht zelf aan de slag gaan dan kun je een gratis proefabonnement op Office 365 aanvragen. Daarmee kun je met maximaal 25 gebruikers gedurende dertig dagen de oplossing testen.
Ik hoor graag je mening
