Onder de productnaam Office 365 biedt Microsoft een online dienst aan waar de Microsoft Office producten onder vallen en de daarbij behorende serversystemen Exchange, SharePoint en Lync. In plaats van deze producten aan te schaffen en zelf te installeren, nemen bedrijven een abonnement af en vertrouwen erop dat Microsoft het onderhoud en beheer voor haar rekening neemt. Er is veel onduidelijkheid over wat Office 365 nu precies is. Vandaar deze post.
Microsoft is altijd een bedrijf geweest dat software verkocht. Klanten kochten deze software en installeerden dat op werkplekken en servers in hun eigen organisatie. Naast deze software biedt Microsoft al jaren verschillende online diensten aan voor consumenten, zoals Hotmail, MSN en Xbox Live. Met Office 365, CRM Online en Windows Intune is Microsoft ook zogenaamde Software as a Service (SaaS) diensten gaan aanbieden aan bedrijven. In plaats van de aanschaf van een softwarepakket, abonneren bedrijven zich op een dienst. Voor de dienst Office 365 geeft dat de mogelijkheid om de functionaliteit van Exchange, SharePoint, Lync en Office WebApps direct vanuit een browser te gebruiken. Er zijn hiervoor dus ook geen servers benodigd in eigen datacenters van organisaties. Voor de optimale gebruikerservaring kan de Microsoft Office software vanuit de browser op werkplekken in hun eigen organisatie installeren. Microsoft zorgt ervoor dat deze dienst altijd blijft draaien, beveiligd is en nieuwe versies altijd beschikbaar zijn.
Het aanbieden van zakelijke software als een dienst legt Microsoft geen windeieren. In de afgelopen jaren zijn wereldwijd miljoenen organisaties overgestapt naar dit abonnementsmodel. Dit zijn hele kleine organisaties met enkele gebruikers, maar ook hele grote bedrijven zoals de Nederlandse Shell en Coca Cola. Hoewel Microsoft geen aantallen bekend maakt over de hoeveelheid bedrijven die van Office 365 gebruik maakt, staan in presentaties van meer dan een jaar geleden tientallen miljoenen gebruikers genoemd.
Altijd up-to-date
In plaats van een eenmalig bedrag plus een jaarlijks bedrag voor updates en nieuwe versies (Software Assurance) rekent Microsoft een maandelijks bedrag per gebruiker per maand voor de dienst. In dit bedrag is niet alleen de software inbegrepen, maar ook kosten voor het datacentrum waar de software is geïnstalleerd, de daadwerkelijke installatie, het technisch beheer en onderhoud van de software, de installatie van nieuwe patches, updates en hotfixes en de beveiliging. Daarnaast biedt Microsoft als onderdeel van de dienst 24×7 ondersteuning.
Volgende week zal Microsoft de nieuwe versie van haar Office producten lanceren. Dit is de 2013 versie. Alle Office 365 klanten zullen automatisch naar die nieuwe versie geüpgraded worden. Ook de onderliggende server producten (Exchange, Lync en SharePoint) worden automatisch naar de 2013 versie gemigreerd. Dit is een belangrijk voordeel voor veel organisaties aangezien ze hiermee altijd de mogelijkheid hebben om gebruik te mogen maken van de nieuwste versie zonder dat ze zelf daarvoor veel werk hoeven te doen.
Klanten die Office 365 afnemen krijgen een Service Level Agreement waarin de dienst beschreven wordt. Onderdeel van die dienst is dat Microsoft garandeert dat Office 365 in een maand 99,9% van de tijd beschikbaar is. Dat geeft Microsoft het recht om gedurende een maand maximaal 44 minuten ongeplande ‘downtime’ te hebben. Klanten van Office 365 kunnen dit beschikbaarheidspercentage volgen via hun beheeromgeving. Over de afgelopen jaren heeft Microsoft de 99,9% gehaald. De dienst is minder vaak offline geweest dan de 0,1% die is toegestaan. Wel zijn er enkele grote storingen geweest waarbij een deel van de klanten even uit de lucht zijn geweest.
Verschillende abonnementsvormen
Klanten die overwegen Office 365 aan te schaffen kunnen dit doen in verschillende combinaties. Zo is het mogelijk de individuele producten los als dienst af te nemen (dus alleen Exchange Online mailboxen, SharePoint Online, Lync Online of Microsoft Office), maar er kan ook gebruik worden gemaakt van verschillende combinaties. In een dergelijke combinatie zitten dan meerdere diensten die gezamenlijk goedkoper zijn dan de individuele producten.
Microsoft maakt onderscheid in zogenaamde kantoormedewerkers en medewerkers die slechts af en toe gebruik maken van de diensten. Kantoormedewerkers krijgen de volledige functionaliteit. Kiosk gebruikers, zoals de tweede groep wordt genoemd krijgen een beperkte set functionaliteiten tegen een veel lager maandelijks bedrag. Het Kiosk abonnement wordt primair ingezet voor bijvoorbeeld verplegend personeel in ziekenhuizen, ambulante medewerkers in de zorg, winkelpersoneel of distributiemedewerkers. Deze krijgen dan wel een eigen e-mail account en toegang tot een portal, maar hebben niet alle functionaliteiten die kantoormedewerkers wel hebben.
Speciaal voor kleine bedrijven tot 25 werknemers is een aparte versie gemaakt. Deze biedt minder functionaliteiten, maar is ook goedkoper in gebruik. Ook voor scholen is er een apart aanbod, want Office 365 wordt gratis aan leerlingen aangeboden.
Waarom is Office 365 nu zo interessant voor bedrijven?
Microsoft sluit in enorm tempo klanten aan op Office 365. Zelf ben ik als MVP Office 365 betrokken bij veel van die trajecten en klanten komen daarbij vaak met dezelfde argumenten waarom zij graag willen overstappen op de dienst.
De eerste reden die veel organisaties noemen is dat ze zelf niet de verantwoordelijkheid willen nemen voor het installeren, onderhouden, troubleshooten en vervolgens migreren naar de volgende versie van de gebruikte software. Door van Office 365 gebruik te maken hebben ze deze zorgen niet. Het geheel van onderhoud en beheer, maar ook migratie naar nieuwe versies, wordt uit handen genomen. Veel bedrijven die software bij Microsoft aanschaffen inclusief de rechten om deze software te mogen updaten doen dit zelf niet in het tempo dat ze graag zouden willen. Het gebruik van Office 365 garandeert dat ze van die nieuwe software gebruik kunnen maken.
Naast het altijd gebruik kunnen maken van de nieuwste versies van software worden kosten als een tweede reden om van Office 365 gebruik te maken genoemd. Hoewel het afnemen van een abonnement op bijvoorbeeld Exchange Online pur sang duurder is dan een licentie voor Exchange zelf, kunnen veel bedrijven voor de maandelijkse kosten die Microsoft in rekening brengt zelf niet dezelfde software inrichten en onderhouden. De wet van de grote getallen is hier belangrijk. Microsoft onderhoud in haar datacentra honderdduizenden servers tegenover de tientallen servers van veel bedrijven.
Dat Microsoft garandeert dat de dienst bijna continu beschikbaar is (99,9%) is een andere veel genoemde reden. Veel bedrijven redden het zelf niet om een beschikbaarheidspercentage van hun eigen omgeving van 99,9% te halen. Microsoft doet dit wel en beloofd het niet alleen, maar heeft ook een boeteclausule opgenomen in haar contracten als de 99,9% niet gehaald wordt.
Het snel werkend beschikbaar hebben van de omgeving wordt vooral als argument gebruikt door organisaties die voor bijvoorbeeld een specifieke afdeling, oplossing, project of dochter een ICT oplossing nodig hebben. Als organisaties zelf SharePoint, Exchange en Lync moeten implementeren kunnen daar weken overheen gaan. Nemen ze een abonnement op Office 365 dan zijn ze binnen enkele minuten klaar en kunnen ze beginnen met het in gebruik nemen van de dienst.
Niet voor iedereen
Hoewel er veel voordelen kleven aan Office 365 is de dienst niet voor iedereen geschikt. Dit heeft ermee te maken dat Microsoft de dienst aanbiedt als cloud-dienst. Iedere afnemer van Office 365 krijgt precies dezelfde omgeving met dezelfde functionaliteiten. Deze kunnen inhoudelijk wel naar eigen wens worden aangepast, maar de onderliggende functies zijn voor iedereen gelijk. Hebben organisaties hele specifieke wensen die de installatie van bijvoorbeeld maatwerksoftware op Exchange vereisen, dan is dit niet mogelijk.
Een andere reden om niet voor Office 365 te kiezen, is dat niet alle functionaliteiten die de zelf te installeren producten hebben, worden aangeboden. Zo is het niet mogelijk om Lync Online aan te sluiten op een telefooncentrale, zijn public folders niet beschikbaar in Exchange Online (dit verandert zeer binnenkort) en kan slechts beperkt maatwerktoepassingen op SharePoint worden geïnstalleerd.
Dat organisaties altijd automatisch de nieuwste versie van alle onderliggende producten krijgen in Office 365 is voor veel bedrijven een voordeel. Voor sommige bedrijven is dit echter een reden om geen gebruik te maken van Office 365. Indien een specifieke Office versie gebruikt moet worden voor een ouder bedrijfssysteem die daar koppelingen mee maakt, is het niet mogelijk zomaar naar de nieuwste versie te migreren. Ook dienen organisaties met de rest van hun software ‘bij te blijven’. Zo worden alleen Internet Explorer 8 en hoger en de nieuwere versies van Google Chrome en Firefox ondersteund.
Organisaties die aan hele specifieke juridische richtlijnen moeten voldoen kunnen ook niet altijd gebruik maken van Office 365. Zo moeten bijvoorbeeld Duitse bedrijven voor sommige gegevens garanderen dat ze binnen de Duitse landsmuren blijven.
Beginnen met Office 365
Zelf ben ik erg enthousiast over Office 365 en deze nieuwe manier van gebruik van software. Het helpt klanten met innoveren en haalt de focus weg van technisch beheer. Beheerders kunnen zich dus puur richten op het functionele gebruik. Het is mogelijk om Office 365 gedurende één maand gratis te testen. Hiervoor biedt Microsoft zogenaamde proefabonnementen aan. Gedurende die periode is het mogelijk om met 25 gebruikers de volledige functionaliteit van dienst te testen.
Volgende week zal Microsoft de nieuwe versie van Office 365 aankondigen. Hierover dan meer.
Voor alle duidelijkheid. Ik ben MVP (Microsoft Valuable Professional) voor Office 365.
