Samenwerking is de kern van het moderne bedrijfsleven, maar de manier waarop we samenwerken is niet altijd perfect. In deze wereld van nieuwe technologieën hebben we geen gebrek aan nieuwe tools – alles van het streamen van video’s naar collaboration software, tot instant messaging en sociale platformen houden ons up to date met één apparaat. De veelzijdigheid van tools, alle keuzes die we moeten maken en iedereen die daarnaast ook nog zijn eigen individuele voorkeuren heft; het wordt nog een keer een ‘collaborationknelpunt’. Tools kunnen een hulpmiddel zijn om samenwerken te bevorderen, maar hoe we met elkaar om gaan in de samenwerking en met wie, is des te belangrijker. Mindjet, producent van social collaboration-software voor bedrijven, geeft drie tips voor de moderne samenwerking
Managen van je mailbox en die van de ander
Gemiddeld kosten de onderbrekingen van werknemers om binnenkomende e-mails te lezen een uur.Dat betekent effectief een uur verloren tijd en dat elke dag. Een snelle check op het Mindjet kantoor gaf aan dat, afhankelijk van hoe mensen hun e-mail managen en de mate van verantwoordelijkheid van de werknemers, er tussen de 0 en 142 ongelezen e-mails in hun mailbox zaten. Sommige mensen beschouwen ongelezen berichten als een to-do list, voor anderen is het zaak dat ze strenger moeten prioriteren. Voor velen is het hebben van een zero inbox een enorme uitdaging. Wanneer je iemand dus een e-mail stuurt, is het maar de vraag of deze wel direct gelezen wordt. Tenzij je e-mail kort is, als urgent is gemarkeerd of wordt geleverd met een leesbevestiging, wordt deze waarschijnlijk niet gelezen.
Wanneer je e-mail om een onmiddellijke reactie vraagt, is het waarschijnlijk goed een ander kanaal te gebruiken om met de ander in contact te komen. Probeer de chatfunctie, social media of iets heel ouderwets: een telefoontje.
Gelijkwaardige samenwerking werkt
Het moeilijkste van samenwerken is om de participatie gelijkwaardig te krijgen/houden.
Wanneer een groep probeert samen te werken, waarbij de meeste teamleden dezelfde functie hebben en er één leider bij zit, is het veel te verleidelijk om vragen te stellen over de expertise van de leider. Daarnaast is de kans groot dat de resultaten van de samenwerking het meest in de richting gaan van wat de leider het meest waardeert. Mensen in dezelfde functie werken vaak veel beter met elkaar samen, omdat ze zich tot elkaar kunnen verhouden. De verplichtingen om taken uit te voeren, is meer persoonlijk gemotiveerd. Dus wanneer je als manager af en toe even langs komt bij het team is dat voldoende, ze laten zich wel horen wanneer ze je nodig hebben.
Stimuleer onverwachte samenwerkingen
Wanneer mensen elkaar al heel lang kennen, komen ze vaak op een punt dat een gesprek begint te draaien om herinneringen en de gebeurtenissen van anderen in hun omgeving. Gesprekken worden een beetje ‘afgezaagd’, ideeën worden gerecycled en er moet soms iets gebeuren in de relatie tussen de collega’s om er weer vaart in te krijgen. Hetzelfde kan gezegd worden over teams of collega’s die te lang samenwerken.
Als je denkt dat bijvoorbeeld de marketing afdeling niet op de proppen komt met iets nieuws of de briljante ideeën blijven uit, voeg dan eens een ontwikkelaar of iemand uit sales toe aan het team. Brian Uzzi, Kellogg Professor heeft hier over gezegd dat succes gedeeltelijk afhankelijk is van de relaties tussen mensen, tot welke expertise en mogelijkheden ze toegang krijgen, anders dan zichzelf. Nieuwe perspectieven zorgen voor innovatie en dit soort a-typische samenwerkingen inspireert het totaalbrein-denken; synchroniseren of combineren van het denken met de linker- en rechtercortex, dat wetenschappelijk gekoppeld is aan het natuurlijke patroon van het menselijk denken.
Er bestaan veel regels en tips voor moderne samenwerking en het is raadzaam ze te proberen en toe te passen. Samenwerkze!
Deze blogpost is geschreven door Jeroen van der Lugt, Channel Sales Manager bij Mindjet.
